経理担当者必見！「Scalebase」を使って経理業務を1人でまわす方法

こんにちは！アルプでコーポレート部門の担当をしております堀です。

当社はサブスクリプションビジネスを行う企業向けに、今まで手作業（主にExcelやスプレットシート管理）や自社開発がスタンダードだった契約や請求管理を SaaS として提供する「Scalebase」というプロダクトを開発しています。
今回は、私たちが「Scalebase」をどのように経理業務に活用しているかをお話しします。
限られた人員で経理業務を行うためには、業務の自動化と効率化が必須です。
このNoteが経理業務に携わられている方やこれから経理業務を社内で構築される方の参考になればと思います！

1.請求発行業務編

アルプでは、請求発行業務を行うために営業部門と経理部門が連携して、正確で遅滞なく請求書を発行できるオペレーションを構築しています。その内容を月中・月末・月初の順にお話します。

　1-1.月中業務

営業担当者が、申込書をもとにScalebaseに契約情報を入力。その後、経理担当者が入力内容をチェックします。

　1-2.月末業務

営業担当者と経理担当者が、翌月初の請求発行を遅滞なく正確にに行えるように月中に登録した契約情報について情報共有を行います。
この情報共有を通してイレギュラーな取引の有無や、発行すべき請求書の枚数について相互に確認でき、翌月に控える請求書発行業務の正確性や網羅性を担保することができます。

　1-3.翌月初業務

経理担当者は、Scalebaseで自動生成された請求データの「請求保留」を解除することで、請求書発行システムに請求書を自動で作成します。
次に、予定している請求書の枚数と請求書発行システムから発行する請求書の枚数が一致していることを確認し、お客様へ請求書を発行します。

月末までに必要な情報をしっかりとScalebaseに登録しておくことで、忙しくなりがちな月初の請求発行業務をスムーズに行うことを実現しています。

2.会計記帳業務編

アルプでは、売上高に関する会計記帳は、全て自動生成されたデータをもとに行っています。請求発行時、収益認識時、入金確認時に分けて、どのように会計記帳しているか説明します。

　2-1.請求発行時

請求発行業務編の作業が終わると請求書発行システムから会計システムに請求発行に関する以下の仕訳が自動で連携されます。

（借方）売掛金　×××　　　　　　　（貸方）前受収益（契約負債）×××

経理担当者は、仕訳内容を確認し、登録ボタンを押すだけで請求発行に関する仕訳を計上します。

　2-2.収益認識時

Scalebase「会計機能」では、履行義務を充足した取引を自動で集計し、1.請求発行時に計上した前受収益（契約負債）を取り崩す振替伝票（仕訳）データをエクスポートすることが可能です。このデータを会計システムにインポートすることで以下の仕訳を計上します。

（借方）前受収益（契約負債）×××　（貸方）売上高　×××

スプレッドシートで将来の売上高をスケジュール管理することなく、売上高の仕訳を計上することができるため、大幅に作業負荷を低減してくれます。

　2-3.入金確認時

銀行口座を会計システムに連携することで、入金情報を基に売掛金の消込仕訳を登録します。

（借方）現預金　×××　　　　　　　（貸方）売掛金　×××

このようにシステム間の連携やScalebase「会計機能」をうまく連携させることで、会計記帳業務内での手作業を極力省いたオペレーションを構築しました。これにより仕訳データ作成に係る工数の削減やミスの低減を実現しています。

3.経営管理業務編

上述の月次経理業務が終わると、次に経営管理業務として社内外向けの主要経営指標のデータ集計を行うことがあります。やっとひと段落したのに…。
Scalebaseでは、これまでスプレッドシートで行っていたMRRやチャーンレート等の経営管理指標を「分析機能」により可視化するサービスを提供しています。
私もこの「分析機能」を利用する前は、スプレッドシートでMRR、チャーンレート、NRR等の経営管理指標を計算することに丸一日を費やしていました。しかし、「分析機能」をリリースしたことで追加のデータ集計作業や加工作業をすることなく、マネジメントメンバーに適時に経営管理指標の共有を行っています。

4.最後に

Scalebaseは複雑になりがちな様々な契約情報を正しく管理し、すべての継続収益ビジネスの成長を支える販売・請求管理システムです。

こちらの記事をお読みいただき、少しでもご興味もっていただけるポイントがあればお気軽にお問い合わせください。
お客様ごとに最適なオペレーションもあわせてご提案させていただきます。

また、私の管轄するコーポレート部門では、事業の成長を一緒に支えてくださる経理、法務のメンバーを募集しています。
今回の記事を見て、アルプのコーポレートにチャレンジしてみたい、と思ってくださった方は、採用ページからご応募ください。カジュアルに私がお話することも可能です！お待ちしております。
最後までのお読みいただき、ありがとうございました。