掛け算仕事術　-単純作業を効率よくやろう-

生命保険会社から年末調整用の保険料に関する支払い証明書が届く時期になりましたね。総務などの職場ではそろそろ、社員向けの年末調整資料の作成の準備に入る会社などもあるのではないでしょうか？

この手の資料は生命保険料控除、住宅の取得の控除、扶養控除などの用紙と書き方の例を資料としてつけて、場合によっては何千部という形で作成したりします。こんなときは「掛け算仕事術」で乗り切りましょう！

例：年末調整用資料５千人分作成

・説明資料
・控除書類（フォーマット）を４種類それぞれ印刷するものとする

合計　5枚を1セットでまとめる

１　100部ずつ印刷してみましょう！

職場のプリンターで時間はどのくらいで印刷できますか？スマートフォンのストップウォッチ機能で計測します。職場にプリンターは何台ありますか？３台有っても全部使えるわけではありません。また、プリンターが常に他の人に使われているわけではないので、100部で何分かかるか？は基礎情報になります。

例えば、100部の印刷に6分かかるとします。印刷中に他の人が使いたい時などには、どうしたらいいでしょうか？

「すみません。あと、2分で印刷が終わるので、このプリンターは空けますね！」
「あ、となりのプリンターは、あと、1分で印刷が終わります！そちらを空けます！」

このように伝えると、職場の方の都合もつけやすいです。事前に上長に年末調整でプリンターを使うことが多くなるので協力願いますと、朝礼などを利用してアナウンスをしてもらうといいでしょう。

２　10セット作るのにどのくらいかかる？

資料を10セット作成するのにどのくらい時間がかかりますか？計ってみましょう。出来るだけ広い作業スペースを確保して、書類を順番に並べて、出来上がったものをまとめるようにします。100部作るごとに一つのトレーを使うとか、付箋で100部ごとにマーキングするとかの工夫をします。10セット作って保管するまで5分とします。

３　いよいよ「掛け算式仕事術」の見積もりをしよう！

印刷は100部で6分。各種類を200部くらい印刷しておくまで、印刷を優先させます。この数字は職場の状況やプリンターの印刷速度などで変わるので、適宜変更します。

6分（100部）×５（種類）×2＝60分

10セットで5分ですから100セットで50分です。印刷の時間と作業時間が出ているのでここからはひたすら作業をするだけ。

プリンターを効率よく動かしていると、作業速度がある程度連動していれば、1日の見積もりができませんか？

100セットも出来ると、今度は①印刷②まとめ・作成の交互に作業をしていきます。100部印刷して10セット作成の流れで、10セット出来たら、プリンターに出向く。大体、もうすぐ印刷が終わる頃にプリンターに行くタイミングになります。

1日8時間で800セットですが、かかりきりになれる場合と、他の業務と掛け持ちになると状況は違ってきますが、見積もりは出せます。逐一、責任者や上司の人に報告すればOK。

５日で作業は終わります。今日は○○部終了しました。

進捗を綺麗にメモなどにしておけば、聞かれた時その場で進捗状況を回答できますし、他業務の関係で、あなたが作業できない時には、代わりの人に引き継ぎも可能です。

いかがでしょう。この「掛け算仕事術」はパターン化されている仕事、どんな作業にも応用ができますよ。単調な作業は楽しくないものです。でも、こうした取り組み方をしていると、作業にリズムができて、楽しく取り組むこともできます。