Zoomとmiroでリモートでの会議を可視化してみた

会議やワークショップで使われることの多いKJ法をリモートでできるかをファシリテーター仲間で試してみました。

Zoomを使ってのリモート勉強会を実施しましたが、アジェンダはGoogle Spread Sheetで共有しました。試したみたのはmiroとSpread Sheetの２つで、miroはKJ法でよく使われる「付箋」がオンライン場で活きることを実感しました。Spread Sheetの方では、KJ法の持つ「活かしたい要素」を工夫によって得られることを感じました。

最初に会の趣旨を説明した後に、期待値の確認として参加者を3人ぐらいに分けてZoomのブレイクアウトルームで軽く話してもらいました。各ルームには仲間のファシリテーターをそれぞれテーブルファシリテーターとして担当してもらいました。そうしてファシリテーター自身が参加者の期待を話しながら知ることで、勉強会を進めていく中で期待に応えた展開を意識できます。

期待を確認したところでオンラインでkj法をする前に、そもそものkj法について、どういう時に使うものなのか、どういう良さをファシリテーターとして感じているのかを私と千葉さんでiPadで書き留めながらディスカッションをして、その後、簡潔にkj法の研修を千葉さんからしていただき、リモートで試してみる前にイメージを再確認しました。

そして、まずは複数人で同時書き込み可能なオンラインホワイトボードのmiroを利用して、ファシリテーター4人でKJ法を行い、参加者は見学としてZoomの画面共有でその様子を見ていてもらいました。

まずは導入として、私からmiroでの付箋の書き方について説明をしました。そして、各自に練習として付箋に自分の名前を書いて、付箋を動かしてもらいました。ここではあくまで「付箋の書き方」として説明していて、miroの説明にはせずに、付箋として使うものをコピーしやすい用に用意して置くことで、「付箋の書き方」だけを説明できました。ファシリテーションのポイントとしては、ツールを使う場合は、ついツールの良さや操作方法を説明しがちですが、ツールそのものの説明はしないように心がけました。オフラインでも「付箋」そのものの利点をについては説明せずに「どう使うか」を説明していると思うので、そこは同じ様にしました。

以降は千葉さんにファシリテートをお任せして、自分も参加者として実践しました。実際にやってみると「付箋」という状態で再現されていると、直感的な操作ができて、ほぼオフラインと同じ感じで進められて、なおかつオンラインならではのこととして以下のことがわかりました。
・同時に書き込みが見えて、雑談しながらワイワイとできる。
・貼ったり、動かしたりも各自が勝手に同時できる。
・ファシリテーターは存在感を示すことなく、参加者と同じレベルで
　ファシリテートできる。（ここでは「くくり」に注目されることなく、
　書き込むことができていました。）
（下の画像は雑談しながら書き出している様子）

進め方は、書き出した後は、一旦中央を空けて、1人1枚ずつ自分の書いたものを中央に置いて、近い内容のものを持っている人がそのそばに置いていき、ある程のまとまりになった時に、ファシリテーターがくくりとしての言葉を書いていくという流れで行いました。

実際にやっていた時のそのままに動画にしましたので、どういう感じで進んだのかを見たい方は見てください。

勉強会的にはこの後、GoogleのSpread Sheetをエクセル方眼紙的にして、同じ様にkj法ができないかを検証しましたが、そちらはまたの機会に。

そして、最後にこちらは終わった後に自分用にまとめたものです。
今後もリモートでのファシリテーションに関することを発信していきたいと思いますので、よろしくお願いします！