三島市教育委員会と取り組む学校の働き方改革②〜アイティエスとの協業：水道検針のシステム化〜

こちらの記事の続きです。

このプロジェクトでは、サイボウズだけではなく、サイボウズの公式パートナーでもある株式会社アイティエスも一緒に伴走してくれています。

三島市教育委員会でも、kintoneを触り、自分たちで少しずつ構築していますが、
効果的なもので難易度が高い業務については、サイボウズやアイティエスがベースを作り、その後一緒にブラッシュアップしていくという進め方で始まりました。

アイティエスによる水道検針業務のkintone化

業務棚卸会で、取り組みやすく効果が高そうな業務として、水道検針をピックアップしました。
水道検針業務は、学校にある水栓のメーター指針をエクセルファイルに毎週記録する業務です。
学校にはいくつか水栓があり、漏水がないかを確認するために、前年度の同時期の値と比較をしています。

エクセルファイルはこんな感じ↓です。水栓ごとにファイルがあり、年度ごとにワークシートが分かれています。

現行の運用方法

【教育委員会】年度ごとにワークシートを作り、学校ごとに入力するファイルをあらかじめ準備し、学校にメールで送付する。
↓
【学校】各校3つくらいある水栓の使用量の情報を、1つの水栓で1つのファイルに入力し、教育委員会にメールで送付する。
　↓
【教育委員会】全21校からくる60以上のエクセルファイルを保持し、漏水などがないか確認し、あれば点検・修理をする。

前年度比で大きく値が変わった場合には備考に理由を記載する。

水栓ごとに1ファイル。各年の同時期の値を記入していく。

kintone化した後の運用方法

帳票に出力する要件や、点検日の一括設定をするため、エクセルも併用しますが、主にkintoneを使って使用量を管理しています。
点検日のリマインド通知は、kintone化による追加機能です。

学校で入力したものをリアルタイムで教育委員会も確認できます。
データを入力すると、１人・日当たりの使用量が前年同時期の使用量より多くなっていると黄色になり、その差が大きいとピンクにセルが表示される設定になっています。

これはデモの画面です。

システム化による効果

効果は主にこちらです。

• 大量のエクセルファイルの管理・保管や、メールでのやり取りの煩雑さから解放され、リアルタイムで情報が共有され、運用が楽になった。

• 前年度測定値からの変化が見やすくなった。

• 点検日のリマインダー💡がついた。

この後も

先日の業務棚卸会で出た、取り組みたい業務はまだまだたくさんあるので、 kintone化していきます！
それと同時に、三島市教育委員会のkintone化スキルを高めるべく、サポートもしていきます💪