大量のメールとの向き合い
内容
このnoteでは、Gmail・Yahoo!メールの便利なサービスを用いて大量のメールをさばく例を示します。どのメールが好きなどは人それぞれなので、「メールは絶対にこれ」という派閥がある人はこの記事を見ないほうが良いと思います。
背景：大量に届くメールの変遷
様々なサービスに登録すると、毎日非常に多くのメールが届きます。2010年頃は迷惑メールが多かったが、最近（2020年）では迷惑メール判定の精度があがり迷惑メール対策の心配は少なくなった気がします。それよりも、多くのサービスにメールアドレスを登録したことにより届くメールの量が非常に多く大変です。メルマガでは「配信なし」の希望が出来ることが多いが、クーポンがメルマガで配布されるなら登録するしかない。そうなると、メールを受け取る時にいかに上手に処理して、必要なメールを逃さないようにするかが大事になります。
各種サービスの使っている機能
・Gmail（ラベル・フィルタ・エイリアス）
・Yahoo!メール（セーフティアドレス）
登録するメールアドレスの仕分け
まずはメインとして使うメールサービスを決めます。私の場合はGmailを選びました。具体的な仕分け方は以下のようにしました。
・お金が関わる→Gmail
・メールの内容を見たい（クーポン等）→Gmail
・メール通知は見なくても良い→Yahoo!メール
まず、重要度の高いメールはメインのメールサービスに送る。基本的に通知は見なくても問題無いメールは、メインでは無い方へ送ることにしました。この様に選択した理由は、サービスごとに示します。
Gmail（ラベル・フィルタ）
大方のメールサービスにはフィルタ処理があり、Gmailにもフィルタ処理があります。その中でもGmailが良いのはラベルです。メールの管理がボックスだと、1つのメールは1つのボックスにしか所属できません。しかし、ラベルだと1つのメールに複数のラベルをつけることが出来るため、後からメールが探しやすくなります。
メールを絞ったとはいえ、確認したいメールは多いです。それをフィルタで処理していくのですが、簡単にフィルタを設定するならば「メールの自動振り分け設定」を行えば良いでしょう。しかし、1つのサイトから複数のメールアドレスで来ることが多く、フィルタの個数が非常に多くなってしまうことが多いです。そこで使うのがGmailの検索演算子です。
設定するフィルタの例
1. from:{abc@hoge.co.jp 012@hoge.co.jp} お知らせ -キャンペーン
2. from:{@sale.hoge.co.jp @maga.hoge.co.jp} クーポン
3. from:{@amazon.co.jp} 領収書
これを使うことによりフィルタ数を少なくでき、後からフィルタの整理がしやすくなります。
Gmail（エイリアス）
Gmailのメールを分けやすくさせる方法のひとつにエイリアスがあります。
今使っているメールアドレスの「@gmail.com」の直前に「+○○○」としても自分にメールが届きます。「to:hoge+〇〇@gmail.com」とフィルタで設定すると、メールを振り分けることが容易になります。
具体的な使用例としては、上記のサイトの様に広告用アドレスであったり、教育・就活サイトなど他の企業へメールアドレスが渡される場合のアドレスの追跡用などが挙げられます。複数の就活サイトに登録していると、どこからどの企業にメールアドレスが渡されてお知らせメールが来たのか分からなくなることがよくあります。名刺の裏に出会ったときのことを記述するように、エイリアスでどこのサイトに登録したものか区別できるようにすることで、いつどのタイミングでお世話になった企業なのかが分かる様になります。
大量のメールを振り分ける時には、サイトに登録するアドレスにエイリアスも活用するのがよいでしょう。
Yahoo!メール（セーフティーアドレス）
Yahoo!メールのセーフティーアドレスをご存知でしょうか？この機能は、メインのアドレスとは別に、サブアドレスを作ることが出来るというものです。
このサービスを用いれば、セーフティーアドレスに大量に迷惑メールが届くようになったとしてもアドレスを削除することが出来ます。（ただし、ベースの削除は2回まで）この機能は非常にありがたいです。どうしても少し不安なサービスに登録しなければならない時にセーフティーアドレスを登録すれば、仮にメールアドレスが漏洩したとしてもアドレスを削除することが出来ます。メインに使用しているアドレスを変えること無く対処できるのは非常に便利です。（Gmailのエイリアスでは自分のメールアドレスが入っているのでアドレスの削除では解決できない）
これがYahoo!メールに通知を見なくても良いメールを振り分けた理由です。Yahoo!メールのメインアドレスには普段から通知を見なくてもよいサイト、サブアドレスには少し不安なサイトを登録することによって、時々メールを見て迷惑メールが来てないか確認して問題があればアドレス削除というざっくりとした管理が可能になります。
終わりに
多くのサイトに登録すると多くのメールが届きます。それらの通知を全てオンにしていては、ひっきりなしに通知が来ます。メールの通知に時間を取られて自分のやりたいことが出来る時間がなくなってはもったいないです。
大量のメールが来て困る人・メールは全て無視するようにしている人は、ぜひメールを受け取る処理の計画を立てて見てください。必要なメールだけ逃さないようにすれば、大量のメールが来ても困らないはずです。
☆☆☆これらは全て個人的な意見です☆☆☆
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