Gmailでのタスク管理にしたら、PMとして必要なことまで学べた話

先日、私がPM(プロジェクトマネージャー)を務める案件の社員たちを集めて、タスク管理勉強会を開催しました。

スプレッドシートで行っていたタスク管理を、Gmailで管理する方法に変更したためです。

ただ説明するだけではつまらないと思い、タスク管理に定評のある社員を講師にして、管理方法に加えて上手に管理するコツなどを話してもらうことにしました。

なぜ、Gmailでのタスク管理に変更したのか

スプレッドシートで管理している時は、進捗状況の更新漏れや更新ミスがありました。

社内の通信速度が重いときは、正常に読み込めていない状態で更新してしまい、読み込み完了してから確認すると以前更新したものが消えてしまった、ということもありました。

1つのタスクに対し担当者が10人以上いる場合もあるので、全員が漏れやミスなくタスクを完了しているか確認するのに時間を要していました。

ツールを導入するか迷っていたところ、ある社員(男性)がメールでのタスク管理にしてみてはどうかと提案してくれたのです。
彼は、納期に遅れたこともなければ更新漏れをしたこともなく、周りからも頼られる存在だったので、即決すると共に勉強会の講師もお願いすることにしました。

なぜGmailを使用するのかというのは、社内で推奨されていたメーラーがGmailだったという単純なものです。

Gmailでのタスク管理のメリット

私は、彼とタスクメールのフォーマットやルールについて軽く打ち合わせをしただけで、勉強会の内容は全て彼に任せました。
当日、彼は想像以上のクオリティで大成功を収めたのです。

タスク管理とはというところから始まり、メリットや注意すべき点などを実体験に基づきながら話してくれました。

①ラベル機能を使ってタスク漏れを防ぐ
メールにタグを付けて整理できるのがラベル機能です。
案件毎にラベルを付け、完了タスクは既読にし、未完了タスクは未読にするという方法がおすすめとのことです。
完了ラベルと未完了ラベルを作成して管理している人もいるみたいです。

②スレッド機能で履歴を追う
Gmailには、同じ件名でやり取りしているメールを一つにまとめられる、スレッド機能というものがあります。
この機能を使い、まだ未完了なのは誰なのかを確認できたり、タスクの変更履歴を追うことができたりします。

③アプリと連携してさらに効率よく
Gmailと連携できるタスク管理アプリ「Google ToDo リスト」を使えば、タスクが複数あっても漏れなく管理できます。
「Google ToDo リスト」はGmailをドラッグするだけで簡単にタスク登録できますし、業務毎にリストを作成することもできて便利です。

驚いたのは、ラベル機能を使いこなせていない社員や、スレッド機能をオフにしていた社員が意外にも多くいたということです。
社員とのコミュニケーション量が足りていなかったなと反省しました。

社員の変化

今回の勉強会で学んだことは、タスク管理やGmailの使い方だけではありませんでした。

終了後、講師をした社員が「講師を務めることで自分の自信にも繋がった」と話していました。
受講した社員からは「今度は〇〇さんからシステムについて勉強会を開きたい」といった提案がくるようになりました。

PMとして社員を引っ張ってきたつもりでしたが、私自身で何でもやりすぎていたのかもしれません。
できる人に仕事を任せる能力もリーダーとして必要なのかと実感しました。

もっと社員一人ひとりとコミュニケーションを取り、それぞれの良いところを活かせるような職場にしていきます。