なんでPFD（Process Flow Diagram）を使い続けているだろうかとふと思ったので書き出してみた

2024年5月3日 10:11

最近、タスクの洗い出しや現状整理でPFDを使っているときに、「そういや、ずっと使ってるな」と思い、なんで好んで使っているのかを自分なりに整理してみました。

PFD（Process Flow Diagram）とは

プロセス設計手法の1つで、「人が行う作業と成果物」を記述するためにDFD（Data Flow Diagram）から派生したものです。
名前にフローが入っているので、時系列っぽく(いつやるのか)聞こえますが、どちらかというとプロセスと成果物の関係性を表しています。

PFDについて知りたいよ～って方は参考資料を見ていただければと思います。

社会人2年目の時に、タスクの抜け漏れが多かったので上司にどんな感じで洗い出しているのかを聞いたときに教えてもらいました。
その時に、良い感触があったので使い続けています。

ちなみに教えていただいた当本人は使っていませんでした。（なんでやねん）
あとあと聞くと、マインドマップでテスト設計しているのを見て、もしかしたら合うのではと勧めたとのことでした。
もしかしたら、マインドマップ好きの人は相性が良いかもしれませんね。

私は主にダイアグラムを作成しています。
プロセス定義書（※1）や成果物定義書（※2）は、認識を合わせる必要があるときや詳細を確認したい場合に作成していますが、基本的にダイアグラムにメモ程度で記載しています。

作成時は、基本的に紙と消えるボールペンで書いたり消したりしてます。
チームの人に共有するときはPowerPoint、Excelやmiroを使います。

使うタイミングとしては、タスクの洗い出しがほとんどですが、現状整理でも使います。
とくに以下の場合はPFDを使っています。（※3）

PFDを使用する範囲は、狭い範囲（個人のタスク）で使うことが多いです。
狭い範囲で試した結果、いつの間にか広くなることはあるかもしれません。

（※1）プロセスの詳細を記載するものです。入出力の成果物、プロセスの実施条件、必要なスキル、担当者、作業内容、プロセス終了判定を記載します。

（※2）成果物の目的や構成を記載するものです。

（※3）その中でも最終成果物だけ定義して、「意外とできそうだな」と思いダイアログを作成しないときもあります。

この理由が一番大きいです。
PFDのやり方として、まず最終成果物を定義し、そこから逆算してプロセスや入力情報を洗い出します。

もともとゴールから逆算する癖がついていなかった私にとってとても助かりました。
おかげで「このプロセス/成果物は必要なんだっけ」と不要なタスクやプロセスを見つけるきっかけになったり、早い段階で不明点の認識合わせ（※4）ができたりしています。

（※4）最終成果物の目的やターゲットなど

ダイアグラムで用いる記号は大体4つで作成できます。

そのため、紙とペンがあれば直ぐに書けますし、ダイアグラムもシンプルなので見直し（検証）もすぐにできます。
この手軽さはめんどくさがりの私に取ってとてもありがたいです。

PFDを使い始めたきっかけでも記載しましたが、テスト観点の洗い出しやユースケースを考える時にマインドマップを使っていました。
マインドマップも線と枠ができていて、何でも書き出せるためよく使っています。

PFDもマインドマップと同じように線と枠でできているため、それで使っているかもしれません。
（RDRAモデルも最近使いますがあれも線と枠ですね。。）

個人的に、文章より図の方が頭に入ってきやすいのでそれで使っているかもしれません。

PFD以外のタスク洗い出しと言えば、WBSぐらいしか出てこないのでずっと使い続けているのかも。。。
他にいいやり方があれば、教えていただきたいぐらいです。。

とりあえず書き出してみました。

何でもかんでもPFDが使えるとは思っていないですが、PFDはタスク洗い出しにはとても有効な手法だと思います。

PFDに関しては、マスターしている方がいろいろいらっしゃるのでその方の記事を見るのも良いかもしれません。
私もいろんな資料や事例を聞いて、もっとPFDを活用したいと思います。

PFD(Process Flow Diagram)の書き方第3版
※PFD発案者清水さんの資料です。

※表紙イラスト
仕事・業務のタスクを考えるイラスト by Loose Drawing
https://loosedrawing.com/illust/745/

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