請求書を封筒に入れる際のビジネスマナー

ビジネスシーンで請求書を封筒に入れる際には注意するべき点があります。
今回はその点について解説します。


請求書に必ず記載するもの
①まず、請求書や見積書には「請求書在中」「見積書在中」とスタンプを押すか書いておくことが重要です。
これにより、誤って処分されるのを防ぎ、経理担当者の手元にスムーズに届きます。
横長の封筒の場合は右下、縦長の場合は左下に記載します。

②次に、宛名には担当者名を記載することが推奨されます。
特に大企業宛の場合、経理担当者名を書くことで確実に手元に届きます。
請求書を受け取った際、内容が不明確な場合は請求者に確認をしましょう。

送付期日は早めにする
請求書や見積書は早めに送付することも重要です。
会社ごとに請求書の扱いが異なるため、期日までに支払いを受けたい場合は余裕を持って送付します。

請求書を封筒に入れる際の折り方
一般的な横書きの請求書は、丁寧に3つ折りにします。
A4サイズは長形3号、B5サイズは長形4号の封筒に、それぞれ均一な長さで3つ折りします。
下から折り、次に上を折ることで、開封時にすぐ請求書と分かるようにします。
送付状を同封する場合は、請求書の上に重ねて3つ折りにし、開封時に送付状の拝啓が見えるようにします。

請求書の入れ方
封筒に入れる際は、宛名と請求書の宛先が一致しているか確認します。
封筒を裏返し、3つ折りにした請求書の重ねた部分が右側になるように裏から差し込みます。
これにより、開封時に請求書とすぐに分かります。

まとめ
請求書には法律で定められた形式やフォーマットがないため、取引先のルールを共有し、ビジネスマナーとして最低限の配慮を押さえ、スムーズに支払いをしてもらえるようにしましょう。