事務所へ届いたFAXをメール添付してみた

皆さんこんにちは。テレワークしてますか？

私の勤めている会社は建築業で、現場仕事が中心です。なのでテレワーク出来てません。だけど、事務所に居ないとできない仕事を、現場でやりたいと思うことはしょっちゅうです。

スマホやノートPCを持っていれば、少しは仕事になりますね。時代は変わりました。だけど事務所に届くFAXを確認しなければいけない時もあります。メールで送ってくれれば確認できるのに、FAXでやってくる。事務所に誰かがいれば、スキャンしてメール添付してもらえる。

だけど零細企業では事務所に誰もいない時もあります。

そこで外出先でFAXを確認できるようにする方法を考えました。

複合機の機能でメール送信する

まず思いついたのはFAX複合機にあるメール送信機能の利用。

複合機のマニュアルを読んでメールアカウントの設定とか、送信アドレスの設定をやってみました。ところがうまくいかない。何度やっても送信している形跡はあるがどこかで止まっているような感じ。

複合機メーカーのサービスマンにも見てもらって、設定してもらったが同じ状態。メールアカウントに問題があるのかと、複数のアカウントで試してもらったがどれもダメ。

OneDrive はどうだ

メール送信がだめならPCの OneDrive フォルダに保存してみたらどうか？

常時電源を入れているデスクトップPCのOneDriveフォルダを共有して、そこに受信したFAXデータを送る。これはすんなりできた。もちろん事務所に居る時はすぐに確認できるようプリントアウトもする設定で。

これで外出先でもOneDriveを確認すれば、受信したFAXデータが見られるようになった。だが、当初想定していたようにFAXが届いたタイミングで確認したい。そうでなければしょっちゅうOneDriveを見ておかなくてはならないでしょ。

Microsoft Power Automate で大成功

OneDriveのブラウザ画面を眺めていて、画面左上の隅っこにある点々の集まり（アプリ起動ツール）をクリックしたら、Microsoftで提供されているExcelOnlineなどのアプリが表示されます。「すべてのアプリ→」ってあるぞ、なんだろう。というわけでさらにクリックすると、ほかにもアプリが出てきます。

その中に Power Automate という何やらやってくれそうなアプリの名前を見つけたので、早速クリック。

IFTTTを以前使ったことがあるので、ピピッと来ました。これだね。これを使ってみよう、と。

Power Automate は様々なアプリを連携して、自動で処理を行ってくれるもの。IFTTTも同じですが、対応しているアプリが異なります。今回はこれでOneDriveにFAXデータが入ったらメールで知らせてくれるようにしたい。

まずOneDriveのフォルダに新しいファイルが作成されるというトリガーを設定する。そしてアクションにOutlookでメール送信を選ぶ。送信先は自由に設定できるので、私の場合はGmail宛。

この設定で動作確認しました。ちゃんとFAXが届くたびに、数分遅れるけれどメールが届きます。そしてOneDriveを確認すれば届いたFAXが見られるという状態に。

ただ、会社に届くFAXなので、私宛のものばかりではなく、いやむしろ私以外に届くもののほうが多いわけです。その都度OneDriveを確認しても、関係ないとちょっと残念なような、無駄なような気がしました。

流石に私宛のものだけを通知させることは出来そうにないので、OneDriveを開かなくても、メールだけで確認できるようFAXデータを添付できるかやってみました。

メール送信のアクション設定で、「詳細オプション」というのがあり、「添付ファイルコンテンツ」にOneDriveのファイルコンテンツを指定することで可能でした。これはなかなか便利ですよ。

今回は会社で使っているFAX複合機での方法でした。こういうことは管理者、あるいは管理者の許可がないと実現できませんが、コロナ禍でテレワークが推進されている今、無料でできる方法として検討しても良いのではありませんか？

個人のお宅や小規模の事務所では下記の方法もいかがでしょうか。