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オンラインカンファレンスのブースで成果を出すための2つのポイント

こんにちは、AgileTechEXPO(あじゃてく)オーガナイザーのせき@fullvirtueです。この記事は、あじゃてくアドベントカレンダー2日目です。昨日の記事は、あやなるさんの「あじゃてくアドベントカレンダーはじまるよ!」でした。

昨今のコロナ禍の影響で、2020年10月03日(土)開催の「Agile Tech EXPO - New Normal Agile Episode 0 -」は完全オンライン開催で実施しました。運営メンバーの打ち合わせも完全オンラインで、実は対面での打ち合わせを1度もすることなく開催日を迎えました。昨年では考えられなかった状況です。

カンファレンス開催が完全オンラインということは、参加者との交流もオンライン、協賛社との交流もオンラインとなるわけで、必然的に協賛社がカンファレンスに出すブースもオンラインとなりました。

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これまでリアルの場で開催されてきたカンファレンスにおけるブースとは、参加者と協賛社が直接対話しながら交流ができる数少ない貴重な機会でもありました。交流の目的は、製品やサービスを知ってもらう、自社に興味を持ってもらう、といったファーストコンタクトの側面もあれば、既存顧客に対してプラスアルファの価値を届ける、という側面もありました。

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完全オンラインで開催されるカンファレンスでは、当然ブースもオンラインになるわけですが、リアルの場と違って、たくさんの参加者の方に協賛社がアプローチするのは、ツール上の制約や心理的な障壁もあいまって、非常に難しいと感じています。

なぜオンラインブースは成果を出しにくいのか

なぜ難しいと感じるのでしょうか。カンファレンスのブースのエリア付近をイメージしてほしいのですが、リアルの場では、アプローチの初動をとることができるのは、参加者側と協賛社側の両者でした。しかし、オンラインだと、アプローチの初動をとることができるのは参加者側だけです。

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言い換えると、参加者が、自らオンラインブースのページや仕組み、仕掛けなどにアクセスしないと、参加者と協賛社のマッチングが始まらないのです。リアルの場では、休憩しながらブースの前を歩いている参加者に対して協賛社が声をかけるということができました。たとえその参加者が、その協賛社に興味をなかったとしても、声をかけ、内容を紹介すると興味を持つかもしれません。その機会があることが、協賛社にとって重要でした。

オンラインブースで成果を出すには

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それでは、オンラインブースで成果を出すにはどう工夫すればよいのでしょうか。ここでは、協賛社にできることと、カンファレンス主催・運営側にできること、の2つについて考えてみたいと思います。

協賛社にできること、それは
● 「参加者がたまたまアクセスしてくれたその一瞬を最大限に活用する」ことを目的に、自社の協賛目的にあわせた目を引くコンテンツを用意。
● 「オンラインネットワーキング」のような、参加者同士がオンライン上で交流できる機会に参加者として合流し、その機会を最大限に活用。
という2つの項目がありそうです。

カンファレンス主催・運営側にできること、それは
● 「参加者と協賛社が任意のタイミングで個別に交流できる仕掛け」の用意を許可することで、参加者と協賛社が個別に対話可能にする。
● 「協賛社のオンラインブース」を参加者に強制的に見てもらう仕掛けを用意し、参加者が協賛社に興味を持つきっかけを提供。
という2つの項目がありそうです。

あじゃてくがオンラインブース運用で工夫したこと

あじゃてくでは、参加者と協賛社が交流する場を実現するツールとして、Discordを採用しています。SlackやTeamsといったツールと異なり、いろいろな制約はあるものの、オンラインでのコミュニケーションがしやすい、という特徴があるツールです。あじゃてく以外でも、Discordを採用しているカンファレンスやコミュニティは、ここ半年でずいぶん増えています。

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あじゃてくが2021年01月23日(土)に開催する「Agile Tech EXPO - New Normal Agile Episode 1 -」では、上記を考慮した「スポンサー様向けDiscordテキストチャンネル(オンラインブース)お願い事項・活用ガイド」というものを作成し、協賛社の皆さまにお配りしています。

この活用ガイドでは、過去に開催してきたオンラインブースの活用実績の中で、成果がある程度出せている活用の仕方として、以下をご紹介させていただいています。
● 製品情報・サービス情報・採用情報を掲載し、リンクを貼る。
● アンケートフォームを別途用意し、リンクを貼る。
● 休憩時間中を狙ったミニセミナーや相談会を開催(ZoomなどのURLは貴社が用意)し、リンクを貼る。
● DM(ダイレクトメッセージ)担当の自己紹介をする。
● 事前に告知する。
● 定期的に再投稿する。
● 関連する投稿で連続していないものは、返信を使ってわかりやすくする(間に別の方の質問などが差し込まれた時など)。

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こちらは、協賛社の活用を促すために用意したものです。ただ、協賛社側の立場で考えると「オンラインブースでどこまで自由にやってよいのか?」という点がクリアになっている方が設計しやすいですよね。そこであじゃてくでは、Discordテキストチャンネル(オンラインブース)における制限事項として、以下を明記することにしました。
● @everyone や @here は使用できません。ご了承ください。Slackの同機能とは異なり、Agile Tech EXPO Discord サーバーに登録しているすべてのユーザー(@everyone)、またはすべてのオンラインのユーザー(@here)宛に通知が行ってしまいます。運営メンバーのみが使用できるよう設定変更しております。
● セッション時間と同じ時間帯のミニセミナーや相談会の開催はご遠慮ください。ただし、休憩時間中に終わったミニセミナーの後のQAや個別のやりとりが次のセッションの時間に被りそうな場合は、参加者の同意を得た上で、引き続きやりとりをしていただくことは可能です。

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あじゃてくがオンラインブース紹介で工夫したこと

あじゃてくでは、参加者が協賛社に興味を持つきっかけを、運営が提供することが必要だとではないか、と考えています。しかし、カンファレンス当日は、セッションがたくさんあり、参加者もセッションの内容に集中したいと考えるものです。その参加者の気持ちを大切にしたいと考えました。

あじゃてくが2021年01月23日(土)に開催する「Agile Tech EXPO - New Normal Agile Episode 1 -」では、前日の2021年01月22日(金)に開催する「前夜祭」で「協賛社のオンラインブース」めぐりと称して、協賛社の皆さまが参加者にオンラインブースの紹介をする機会を提供し、参加者が協賛社に興味を持っていただけるようにしています。

前夜祭でオンラインブースを紹介することで、カンファレンス当日の朝早くから発生する「参加者のさまざまなスキマ時間」を、参加者がより有効に活用できる機会にしていただけたらと考えています。

それ以外の工夫としては、
● 協賛社のオンラインブースをお申込み後準備ができ次第、参加者が参加済みのDiscordに即開設。オンラインブースに参加者が訪れる機会を最大限活用できるように。
● 開催日までの長い期間の間にミニイベントを開催、オンラインブースをミニイベントでも紹介。
といったことをしています。

成果を実際に見てみませんか?

今回は「オンラインブースで成果を出すための2つのポイント」というテーマで、協賛社ができる工夫と、主催者ができる工夫をそれぞれご紹介いたしました。

この工夫が、結果としてどうなるのか興味がある!という方は、あじゃてくが2021年01月23日(土)に開催する「Agile Tech EXPO - New Normal Agile Episode 1 -」に参加申込をして、是非その眼で成果を確認してみていただけたら嬉しいです。参加費は無料です。皆さまのご参加を、心よりお待ちしております。

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また、本イベントにご協賛いただけるスポンサー企業様を引き続き募集しております。「スポンサー様向け資料」をご確認いただき、協賛したいな!とお考えになられましたら「スポンサーお申し込み」よりご連絡いただけたら大変うれしいです!

あじゃてくアドベントカレンダー引き続き募集中!

あじゃてくではあじゃてくアドベントカレンダーを実施しています!
あじゃてくを応援してくれる方ならどなたでも大歓迎ですので、気軽にご参加いただけたら嬉しいです。

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明日は、「Agile Tech EXPO - New Normal Agile Episode 1 -」にもご登壇いただく予定の 小田中育生さん で「何がIT勉強会を救ったか」です。

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グロース・アーキテクチャ&チームス株式会社 プロダクトオーナー支援スペシャリスト