タスク管理のコツ8選：デキるやり方も図解
日常生活でも、お仕事でも、なんでもしっかりこなせるデキる人は、一体どんな工夫をしているのでしょうか？
私は、どちらかというと、物事をしっかりこなせる方なのですが、それでもやるべきことが増えてくると、どうしてもミスをしがちなのは皆さんと何も変わりません。
ですから、しっかりやるべきことをこなせるように工夫を心がけてきました。
その工夫はとてもシンプルなもので、すぐに真似をしていただけます。
今回は、お仕事でも生活でも、どんな場面にも役に立つタスク管理のポイントをすべてお伝えいたします。
ポイント１
一つ目のポイントは、やらなきゃいけないこと＝タスクは、必ず書き出すということ。
そう、記憶で管理しようと思うからミスをしてしまうのです。
記憶ではなく、記録を。
後半でも説明しますが、ToDoリストなどを活用すると良いでしょう。
お馴染みのGoogleカレンダーに反映させられますので、操作なども後半で図解しますね！
ポイント２
二つ目のポイントは、書き出したタスクを優先順位で整理すること。
物事を達成させやすい人というのは、この優先順位の整理がうまいんです。
優先順位の整理は次のルールを参考にしてください。
重要度が高く、期限もある（最優先）
重要度が高く、期限はない（優先）
重要度が低く、期限がある（依頼または延期）
重要度が低く、期限もない（あとまわし）
まちがえやすいのは、２と３です。１と４については、読んだだけでわかりますよね。
最優先タスクの次に優先するべきなのは、「重要度は高いんだけど、期限がないもの」です。
理由としては、その下に来る「一応期限はあるんだけど、重要じゃないタスク」というのは、誰かにお願いをしたり、延期する連絡をすれば済む可能性が高いから。
だって、重要じゃないから。
例えば、お仕事で使う資料を差し替えたいとしましょう。これは業務上の期限はないのですが、あなたはその資料を差し替えることで、商談の成功率が変わるのではないか？と思っています。
一方、「昼までに、これをコピーしておいて」というお願いをされました。
この二つのタスクのうち、会社にとって重要なのは、先に書いた資料の手直しの方でしょう。
しかし、期限があるのは後に書いた「コピーの雑務」です。
この場合、コピーを依頼してきた人に、
「すみません、実はこういう理由で、商談の成功率が変わるかもしれないと思い、資料の差し替えをしたいのです。コピーの件ですが、もし私でなくても構わなければ、別の人にお願いをしておきますので、それでもよろしいでしょうか？」
などと相談してみれば解決できる話かもしれませんよね。
大切なことは、誰かに代わりを依頼するときには、必要な人たちにきちんと連絡や報告をしておくこと。
これさえできれば、あなたは優先度の高いタスクから、こなしていくことができます。
ポイント３
三つ目のポイントは、一つずつのタスクを細かくすることです。
私の場合は、一つのタスクが2時間を超えないように工夫しています。
たとえば、「レポートを40ページ仕上げる」というのは5時間かかるとしましょう。
この場合、
構成を作る
1つ目のブロックを書き上げる
2つ目のブロックを書き上げる
3つ目のブロックを書き上げる
4つ目のブロックを書き上げる
5つ目のブロックを書き上げる
などと、そのタスクを細かい工程に分けて整理しなおすことで、一つずつのタスクは30分〜1時間で完了できるかもしれません。
このように、タスクやスケジュールは、細かくしてみることがポイント。
細かいタスクであれば、細かいスキマ時間に収まることも多いですからね。
それに、タスクが細かい方が、より具体的な進捗についても見通しやすいです。
ただ、例えば「誰かとの打ち合わせ」などのように、どうしても分割できないタスクもあるでしょう。
私の場合は、2時間以内でこなせるように分割したタスクを「サクサクタスク」、2時間以上どうしてもかかるタスクを「ガッツリタスク」と呼んでいます。
というのも、Googleカレンダーで、この二種類のタスクを色分けして管理しているのです。
そこでここからは、物事を達成させるために、さらに重要なポイントと、それを記録するGoogleカレンダー&ToDoリストの活用法や操作方法についても説明していきます。
このタスク管理の方法は、私も、私のクライアントさんも、みんな上手くいっていて、おすすめできる方法ですよ！
最後には、タスク管理の力で未来が見えて、安心して前に進めるという話もします！
ここから先は
よろしければサポートお願いします！ いただいたサポートはクリエイターとしての活動費に使わせていただきます！