付箋と紙で1週間簡単タスク管理

2020年10月17日 22:54

コロナで在宅勤務しています。在宅勤務しているといつまでも働いてしまっていつ区切りをつけていいのかわからないことがあります。やろうと思えばできることいっぱいあるし・・・。ほんとはそのあたりをちゃんとセーブできるのがほんとのできる人なんだと思います。が、私はできなくて困っていました。

付箋使ったタスク管理

付箋を使って今日やることを管理する！というやり方をやってみました。よくやるやつですね。形から入るタイプなので、まずは付箋を購入。こちら安いですが、Amazonだとあわせ買い対象商品なので、2000円程度のものを買うときに購入。

今日やること。を書き出すタスク管理

朝、始業前に10分ほどで今日やることを付箋に書き出してディスプレイの下の辺に貼り付けます。よしよし。というわけで仕事開始。

会議が多いのですが、その中でまたToDoが出てきます。すると付箋に書く。ここで気になるのが、これっていつやるやつだっけ・・・。今日・・・いや明日でもいい気がする。が、貼るところは「今日やるタスク」が並んでるディスプレイ。まぁしょうがない。とりあず並べて貼るか。ということで、今日やるタスクの横に、明日やるタスクが並び始めます。タスク管理破綻の始まり。なんか今日だけのタスクを管理するのではうまくいかなくなってきた。

ということでちょっと考えました。

いつ着手するか。一週間のタスクを管理する

仕事の管理は週次でやるのが基本的だと考えます。なのでタスクも当週、つまりは月〜金までのタスクを見えるようにするのがいいと思います。今週やらないやつは「来週以降いつかやる」くらいでいい気がします。

というわけで、５枚の紙にそれぞれその日に着手する予定のタスクを張り出すことに。こんな感じです。紙はA5。付箋はさっきのサイズ。だいたい12枚ほど付箋が貼れます。日付を書いた細い付箋を上に貼って、その日に着手する予定のタスクを四角い付箋に貼って書きます。「MTG調整」とか「〇〇資料作成」「〇〇さんに△△の件をメールで確認」とか。これでその日に発生したタスクはもちろんのこと、今週やろうと思っているタスクを分散して管理できます。

今日やらないといけないことやできる仕事量が見えてくる

このやり方ですが、いろんなメリットが見えてきてかなり良いです。

①ほんとに今日やらないといけないことが見えてくる
仕事なんてやらないといけないことは山程あります。品質あげようと思えばどれだけでも時間かけれます。一方で、今日はもう疲れたなぁ〜っていうときは、今日やらないといけないことを明日に先送りして、上がってしまうこともあります。特に週の前半は多い。が、別に明日でよければそれでいいのですが、週の後半でもやらないといけないことがたくさんある場合もあります。そんなとこは先送りすると週末大変なことに。下手すると、土日返上で働かないといけないことも。そもそも締切に遅れたりして他の人に迷惑をかけてしまいます。

が、このやり方をすると、金曜日までにやらないといけないことが可視化できています。なので、月曜日に溢れた仕事をどこに回せばやりきれるかが一目瞭然です。スケジュール調整も超簡単。木曜日に付箋があまりなければ、そこに移せばいいし、締切がそれより以前なら、玉突きで他のタスクを後ろにずらせば良い。Excelや他のツールでタスク管理するより圧倒的に早いし確実。

つまりは作業のリスケがめちゃくちゃ簡単です。仕事なんて割り込みとかいっぱいあって、だいたい遅れますから。

②自分のできる量が物理的にわかる
A5の紙に付箋を貼ってるのですが、だいたい1枚の紙に貼れる付箋は12枚程度。余裕を持って貼ると9枚ほどです。タスクの粒度にもよりますが、私は10枚位を超えるとその日にタスクが終わりません。だいたい次の日に持ち越すか、残業してリカバリします。というわけで、自分のこなせるタスクの量を紙のサイズで調整できます。A3の紙とか買っておいて、折りたたんで使っても良いかなと思いますが、個人的にはA5がベストな気がします。