PFPシステムの導入について

このページでは、無料公共冷蔵庫システムの初期設定について説明します。
このシステムでできる事は以下になります。
①利用者の管理（申し込み、更新、アカウントの管理）
②食品寄付提供者の管理（申し込み、アカウントの管理）
③公共冷蔵庫のカギの管理
④食品寄付の在庫管理（単品管理、カテゴリー管理）
⑤メールの一斉送信、申込時のメール自動返信
⑥ペイフォワードのカウンター、ウィッシュリストの共有

準備するもの

• ホームページ（フェイスブック、インスタでも可）

• メールアドレス（お問い合わせ用）

• 電子ロック

• 倉庫

• 棚

• 利用者の範囲の決定

利用者の範囲の決定

利用者の範囲は、各団体で決めることが可能です。PFPパントリーで決められている範囲は、食品寄付提供との合意書の中で決めています。その範囲を超える際は、独自で、寄付提供者との間で提供する範囲の合意書を作成してください。

【FC管理】の設定から

まず、公共冷蔵庫を管理するスタッフの登録をします。
FCアルバイト
FC社員
FC管理者に分かれます。
アルバイトは、商品登録、在庫管理、通達はできますが、利用者、提供者の情報を扱うことはできません。
社員は、アルバイトの管理できる範囲と、利用者、提供者の情報を管理できますが、新規の利用申請、提供者の利用申請の最終のOKをだすことができません。
管理者は、すべての機能を使うことができ、スタッフの追加、権限の付与ができます。
ボランティアスタッフは、アルバイト、運営スタッフは社員、責任者を管理者とすることを推奨しています。

範囲

解錠管理

公共冷蔵庫の電子ロックで設定した番号を登録します。ナンバーでの表示、QRコードでの表示を選択することができます。

お知らせ情報管理

利用者の方が、マイページを開いた際に、常に表示されるメッセージになります。状況に応じてご利用ください。
例：〇月〇日よりオープンします。等

メールテンプレート管理

利用者の方や、提供者の方へ、登録を承認した際、非承認とした場合に自動返信するメッセージを設定します。
登録承認のメッセージには、ログイン画面のURLを貼ることをお勧めしています。
登録非承認のメッセージには、再度問い合わせするメールアドレスの貼り付け（写真が不鮮明な時などに使用）、公共冷蔵庫の利用対象にならなかったときでも、他の困窮者向けのサポートサービスの情報を貼ることをお勧めしています。
提供者の登録時のメッセージは、寄付食品の受付の場所、受付の時間帯を載せることをお勧めしています。

商品マスタ管理

最初に、在庫管理の方法を決めることが必要です。
PFPシステムでは、バーコードを使った単品管理とカテゴリー管理を選択できます。

バーコードを使った単品管理では、商品の在庫も正確に把握ができる事がメリットです。個別の商品名、商品重量の登録が必要となります。

カテゴリー管理は、単品ごとに登録の手間を省くことができます。
コミュニティフリッジ草加では、カテゴリー管理を採用しており、
食品（食品300g）
菓子（菓子200g）
飲料（大2000g・小500g）
米（1㎏1000ｇ、2kg2000ｇ、3㎏3000ｇ、5㎏5000ｇ）
日用品（日用品300ｇ）
その他（その他300ｇ）
上記の項目と、目安のｇ数で設定しています。

商品登録、商品の出庫処理、定期棚卸

食品が寄付され、公共冷蔵庫に並べる際に商品登録をします。提供者の情報が必須となります。利用者の方が、正確な出庫処理をしないと在庫がずれるため、公共冷蔵庫内の在庫と、表示される在庫が一致しているか定期的に棚卸が必要となります。（商品在庫数は、利用者からみることができます）

利用者、提供者の募集

団体のHP（フェイスブック、インスタ等）に、申込フォームのURLを貼り付けてください。利用者、提供者の方はこちらから申し込んでいただきます。管理者側から、利用者登録、提供者登録をすることも可能ですが、合意書にチェックを入れてもらう必要があるので、基本、登録して頂く形をお勧めしています。

【利用者管理】【提供者管理】（個人、団体）から、申込の状況を確認します。申し込み情報を確認し、チェックをして、承認、非承認を選択してください。

通達

利用者、提供者へ一斉メール、対象者を選択したメールを送ることができます。こちらは送信専用のメールアドレスとなります。返信が必要な内容の場合は、返信用のメールアドレスを載せてください。

メールの対象者として表示されるのは、メールの受け取りを許可した方、アカウント登録が登録済みの方だけです。退会済みのかた、申請中の方は対象となりません。

利用者の管理

利用者管理の情報管理から、情報を変更できます。アカウント状態の管理（有効、無効）を設定することができます。

ウィッシュリスト管理

利用者の方から、こんなものが欲しいというリクエストが届きます。提供者の方に伝えるのに適切であると判断したものは承認すると、提供者の方も、ウィッシュリストを見れるようになります。

以上が、PFPシステムの使い方になります。

こちらのシステムは、無料で提供しています。
（困窮者支援活動団体のみ利用できます。ご利用には審査があります）

お問い合わせ
一般社団法人　日本フードリカバリー協会
contact@foodrecovery.jp