【Tableau】メール通知の設定方法
Tableau導入プロジェクトで躓いた点や発見をTipsとしてまとめます。
導入時の参考にしてみてください！
背景
Tableau導入が初めてのクライアントから「Tableau利活用を定着させたい。そのための打ち手として何かなにか」と要望いただき実行時期ごとに打ち手を整理しました。
そのうちメール通知機能（サブスクリプション機能）は即実践できてTableau導入初期の打ち手として大変有用だなと思ったので、ふり返りも含めて取り纏めます。
対応
そもそもサブスクリプション機能とは何ぞやですが、ダッシュボードやビューの最新スナップショットを定期的にメールで受け取ることを可能する機能と定義されています。
この機能は特に、重要なデータの変更を追跡したいユーザーや、定期的なレポートが必要なビジネスユーザー（Viewer）に役立ちます。
以下、サブスクリプション機能の主な特徴を整理します。
定期的な更新の受信：特定のダッシュボードやビューの最新スナップショットをメールで定期的に受け取れます。
カスタマイズ可能なスケジュール：サブスクリプションの頻度は、日次、週次、月次など、ユーザーのニーズに合わせて設定可能です。
PDFまたはイメージ形式の送信：サブスクリプションされたコンテンツは、PDF形式またはイメージ形式でメールに添付されます。
特定のユーザーグループへの共有：管理者は、特定のグループのユーザーに対してサブスクリプションを設定し、情報を効率的に共有することができます。
フィルターされたビューの送信：ユーザー/グループごとに、カスタムフィルターが適用されたビューのサブスクリプションを設定することが可能です。
アラート機能との統合：データが特定の条件を満たした場合に通知を受け取るために、サブスクリプション機能とデータアラート機能を組み合わせることができます。
要するに、ユーザーごとにカスタマイズしたダッシュボードやビューを好きなタイミング（データソース更新時など）で定期配信できる大変素晴らしい機能となります。
検証
以下、サブスクリプション機能を検証したので設定手順を記載します。
なお、サブスクリプション機能は、Tableau ServerやCloud特有の機能のため、（インストール版）Desktopでは使用できません。
また、配信対象はViewer以上のTableauライセンス保有者のみとなりますので注意が必要です。
サブスクリプションを設定したいダッシュボードまたはビューを開く
サブスクリプションオプションを選択する
サブスクリプションの詳細を設定する
メールで受信確認する
１．サブスクリプション対象のダッシュボード/ビューを開く
Tableau ServerまたはCloudにログインし、サブスクリプションを設定したいダッシュボードやビューを開きます（ServerまたはCloud上で開きましょう）。
今回も、お馴染みの「サンプル-スーパーストア.xlsx」で各カテゴリの「売上」を「地域」軸でビュー表示したものを使います。
２．サブスクリプションオプションを選択する
ダッシュボードまたはビューの上部にある「サブスクリプション」ボタン（通常はメールアイコンの形をしています）をクリックします。
３．サブスクリプションの詳細を設定する
サブスクリプションの名前、受信頻度（日次、週次、月次など）、配信時間などの詳細を設定します。
また、（今回は扱いませんが）必要に応じて、特定のフィルターやビューの設定を適用します。
今回は、ビューの配信としていますが、もちろんダッシュボードの配信設定もできます。
また、配信はPDFとイメージのどちらか、または両方の配信ができます（イメージはワークブックのURLが貼付されており、押下するとビューまたはダッシュボードが開きます）。
配信スケジュールは、データ更新時または選択されたスケジュールのいずれかを設定できます（添付画像は、選択されたスケジュールを選んだ場合の詳細設定画面）。
４．メールで受信確認する
設定したスケジュールに基づいて、指定されたメールアドレスにダッシュボードまたはビューのスナップショットが送信されます。
おわりに
このサブスクリプション機能は大変有用で、例えば、データ更新が週や月間隔でされる場合のユーザ通知の手間や、Tableauツールをわざわざ開いてデータを確認するといった手間を大幅に下げることができるため、Tableau利活用定着の打ち手として即時効果が見込めます。
現にクライアントに説明した時は大変喜ばれ、実際に運用定着の軸になっています。
皆さんも似たようなケースに対応する場合は参考にしてみてください。
参考リンク
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