【Tableau】メール通知の設定方法

Tableau導入プロジェクトで躓いた点や発見をTipsとしてまとめます。
導入時の参考にしてみてください!

背景

Tableau導入が初めてのクライアントから「Tableau利活用を定着させたい。そのための打ち手として何かなにか」と要望いただき実行時期ごとに打ち手を整理しました。
そのうちメール通知機能(サブスクリプション機能)は即実践できてTableau導入初期の打ち手として大変有用だなと思ったので、ふり返りも含めて取り纏めます。

対応

そもそもサブスクリプション機能とは何ぞやですが、ダッシュボードやビューの最新スナップショットを定期的にメールで受け取ることを可能する機能と定義されています。
この機能は特に、重要なデータの変更を追跡したいユーザーや、定期的なレポートが必要なビジネスユーザー(Viewer)に役立ちます。
以下、サブスクリプション機能の主な特徴を整理します。

  • 定期的な更新の受信:特定のダッシュボードやビューの最新スナップショットをメールで定期的に受け取れます。

  • カスタマイズ可能なスケジュール:サブスクリプションの頻度は、日次、週次、月次など、ユーザーのニーズに合わせて設定可能です。

  • PDFまたはイメージ形式の送信:サブスクリプションされたコンテンツは、PDF形式またはイメージ形式でメールに添付されます。

  • 特定のユーザーグループへの共有:管理者は、特定のグループのユーザーに対してサブスクリプションを設定し、情報を効率的に共有することができます。

  • フィルターされたビューの送信:ユーザー/グループごとに、カスタムフィルターが適用されたビューのサブスクリプションを設定することが可能です。

  • アラート機能との統合:データが特定の条件を満たした場合に通知を受け取るために、サブスクリプション機能とデータアラート機能を組み合わせることができます。

要するに、ユーザーごとにカスタマイズしたダッシュボードやビューを好きなタイミング(データソース更新時など)で定期配信できる大変素晴らしい機能となります。

検証

以下、サブスクリプション機能を検証したので設定手順を記載します。
なお、サブスクリプション機能は、Tableau ServerやCloud特有の機能のため、(インストール版)Desktopでは使用できません。
また、配信対象はViewer以上のTableauライセンス保有者のみとなりますので注意が必要です。

  1. サブスクリプションを設定したいダッシュボードまたはビューを開く

  2. サブスクリプションオプションを選択する

  3. サブスクリプションの詳細を設定する

  4. メールで受信確認する

1.サブスクリプション対象のダッシュボード/ビューを開く

Tableau ServerまたはCloudにログインし、サブスクリプションを設定したいダッシュボードやビューを開きます(ServerまたはCloud上で開きましょう)。
今回も、お馴染みの「サンプル-スーパーストア.xlsx」で各カテゴリの「売上」を「地域」軸でビュー表示したものを使います。

Cloud上で開いた検証用ワークブック(ビュー)

2.サブスクリプションオプションを選択する

ダッシュボードまたはビューの上部にある「サブスクリプション」ボタン(通常はメールアイコンの形をしています)をクリックします。

目アイコン選択でサブスクリプションボタンが表示

3.サブスクリプションの詳細を設定する

サブスクリプションの名前、受信頻度(日次、週次、月次など)、配信時間などの詳細を設定します。
また、(今回は扱いませんが)必要に応じて、特定のフィルターやビューの設定を適用します。

サブスクリプション詳細設定画面①
サブスクリプション詳細設定画面②

今回は、ビューの配信としていますが、もちろんダッシュボードの配信設定もできます。
また、配信はPDFイメージのどちらか、または両方の配信ができます(イメージはワークブックのURLが貼付されており、押下するとビューまたはダッシュボードが開きます)。
配信スケジュールは、データ更新時または選択されたスケジュールのいずれかを設定できます(添付画像は、選択されたスケジュールを選んだ場合の詳細設定画面)。

4.メールで受信確認する

設定したスケジュールに基づいて、指定されたメールアドレスにダッシュボードまたはビューのスナップショットが送信されます。

メール配信に成功!

おわりに

このサブスクリプション機能は大変有用で、例えば、データ更新が週や月間隔でされる場合のユーザ通知の手間や、Tableauツールをわざわざ開いてデータを確認するといった手間を大幅に下げることができるため、Tableau利活用定着の打ち手として即時効果が見込めます。
現にクライアントに説明した時は大変喜ばれ、実際に運用定着の軸になっています。
皆さんも似たようなケースに対応する場合は参考にしてみてください。


参考リンク


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