17 オペレーションズに異動して大変だった半年間と未来のメンバーへ伝えたいこと

はじめに（チームより）　

フローレンスは、親子を取り巻く社会課題の解決を目指しているNPOで、現在、約数百名が所属しています。
課題解決のためには「イノベーション」が必要。そのための時間を作り出すために「オペレーション業務」を支えているのが、法務・総務業務を主に担っている通称「オペレーションズ」です。
メンバーは、フルタイム勤務・時短勤務・特別支援学校を卒業して入社したスタッフなど、世代もバックボーンも色とりどり。

バックオフィスの仕事現場やその思いを、個性的なメンバーがリレー形式で紡ぐ言葉から感じ取っていただければうれしいです。

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ごあいさつ

本記事に興味をお持ちいただきありがとうございます。
働き方革命事業部オペレーションズの天野です。

オペレーションズに異動してきて早いもので半年が経ちました。
新しいスキルを覚え、新しい仕事の仕方に慣れ、新しい仲間も増えて、なんとかかんとかやっています◎

振り返ってみると、２種類の大変な事がありました。

１つは過去の記事や上記に書いたような、パソコンスキルなど未経験の業務を学んだり、複数の業務を細切れな時間の中で対応していく仕事に呼吸を合わせたり、自身の成長や変化が求められたこと。

２つ目は、チームが大切にしている価値観と行動指針を読み取ることです。
※チームが大切にしている価値観は前の記事で紹介されています

チームが目指す目的は初日に上司から説明されました。
業務マニュアルもキチンと整備されていました。

では何が大変だったのか、
スタートしてから気づきましたが走り始めたコースは『見えない』障害物だらけだったのです。

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障害物が見えない？？

新しいチームでもがんばるぞ！と走り始めた途端に転びました。
何事かと足元を見ると、そこには『見えない』網が絡まっています。

めげずに立ち上がり、気を取り直して走り始めてしばらくすると、、
何かに思い切りぶつかりました。
そこには『見えない』跳び箱が立ちふさがっています・・。

チームのみんなはスイスイと走り抜けていきます。
どうやらみんなには見えているけど、
自分には『見えない』何かがこのコースにはあるみたいだ。

それでも走らないとチームのみんなにおいていかれる！
そう思い勇気を出して１歩踏み出したとたんに仲間から怒られました。
なんで怒られたのか分からなかったけど、
言われるがまま足の裏を見てみると『見えない』マシュマロがつぶれていました。

もっと慎重にならないと、注意すれば自分にも見えるかもしれない。
そう思いコースをにらみつけていると、
またすぐに別の仲間からイラだった声がとんできました。

『どうしてなんにもないところで立ち止まっているんだ！』

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今なら私にも『見えない』何かが見えるようになりました。

障害物に例えてしまいましたが、
それは私たちオペレーションズが大切にしている『行動指針』でした。
網も、跳び箱も、マシュマロも、ゴールを目指すために、
試行錯誤しながらこれまでのメンバーが置いてきたものです。

この記事はオペレーションズ語録の紹介という形で、
チームが大切にしている『行動指針』を見やすく置いておきます。

もうすぐ新年度が始まります。
まだ見ぬ仲間たちのために、この記事を書き始めます。
そしていつか私がチームを離れたあとも、
時代や環境に合わせて更新されていくことを願っています。

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まずはオペレーションズのチームビジョンの紹介

ビジョンそのものが行動指針になっています。
それらの行動は全て『時間をつくる』事に繋がっていて、
これこそがチームで大切にしている価値観です。

＜仕事を楽しくデザイン＞
時間の量だけでなく、質も意識します。
関わった人がちょっぴり幸せになるような仕掛け、
楽しくってあっという間に過ぎる時間◎　
仕事はたくさんできたけど長い1日だった、今日1回も笑ってないかも、、
そんなツラいことばかりな仕事の時間はサヨナラです。

＜仕事を美しくデザイン＞
オペレーションズのパソコンのデスクトップはいつもキレイです。
デスクトップやフォルダ、メールやチャットボックスが散らかっていて、
仕事を始めようにも資料を見つけるのに一苦労、
そんな散らかって無駄な時間ダダ漏れな仕事ともサヨナラしましょう。

＜仕事をシンプルにデザイン＞
シンプルになれば判断する時間が短くなります。
シンプルであれば間違って時間を無駄にすることも少なくなります。
複雑で毎回悩んだり、気をつけないとやり直しになる、
そんな時間を奪う仕事とはサヨナラしましょう。

全てが時間を生み出すこと、
それも楽しい時間を組織に作り出すことに繋がっています。
これらを踏まえて、５つのオペレーションズ語録の紹介をさせてください。

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オペレーションズ語録その１

チームでやろう！

誰か一人だけしか分からない作業というのは無くしています。

チーム内の業務はシートに一覧化されていて、
プロジェクト業務の進捗はアプリで管理、
ルーチン業務はマニュアル化しています。

社内から総務への問い合わせも基本フォームから、
社外向けのやり取りも共有メールアドレスで行います。

こうすることで、情報共有の時間を短くし、
メンバーが休んだり入れ替わっていったとしてもスピードは落ちづらくなります。
むしろ、引き継がれていく中でよりシンプルで分かりやすい業務へと改善されていきます◎

自分の仕事だからといって自分ひとりでなんとかしようとするのはやめましょう。

そしてメンバーのあなたもチームの一部です、
もし体調や仕事に不調があったら是非チームに共有しましょう、
メンバーのコンディションに応じて仕事を進めるのもチームの役割です。

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オペレーションズ語録その２

スピード命！

これは分かりやすく時間に直結します。

ただどの程度のスピードかというと、
たとえ納期が2週間先だとしても、それが3日間で終わる仕事なら3日間で、
半日でできるなら半日で、終わらせるくらいのイメージです。
もし5分でできる事なら今すぐ5分で終わらせましょう。

総務オペレーションズにとっては、納期から納品日を引いた差が利益です。
そしてその利益（生まれた時間）を業務の効率化だったり、
楽しい仕事の創出だったりに投資します。

クオリティを上げるのはスキルや経験が必要ですが、
スピードを上げるのは意識を変えるだけですぐにできます。
そして仕事はテストじゃないので一人で100点を目指さなくていいんです。

50点でも30点でもいいからまず提出しましょう。
チームメンバーのスキルやフィードバックを利用して点を積み重ねていけばいいんです。

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オペレーションズ語録その３

辞書登録もショートカットキーも使わないのは罪

PCスキルは時間を生み出すテクニックとして大事ですが問題なのは意識です。

オペレーションズは常に時間を生み出す工夫や仕組みを考えています。
そして良い手があったらチームで共有します。

自分のメールアドレスを毎回手入力したり、
パソコンのページ切り替えをマウスでしてるうちによく迷子になる、、
慣れないうちはしょうがないとしても、毎日繰り返してしまうようなら残念ながら罪です。

まだ更生のチャンスはあります、
無意識にやっている事の中にも改善の余地がないか意識してみましょう。

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オペレーションズ語録その４

落ちてるゴミを拾うのに許可はいらない

「疑う余地もなく正しい！」と思うことはやっちゃいましょう。
同僚や上司に確認する必要もありません。

誰かに聞こうとして何日か経ってしまった、、
そんな事になるくらいなら自分で判断して勝手に進めましょう。

大丈夫です。
ここまでこの記事を読んだあなたならチームの目標も行動指針も理解できています。
大きく間違うことはないでしょう。

間違えたとしてもチームで認識を合わせるキッカケになりますし、
間違えたとしてもチームでなんとかすればいいんです◎

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パソコンばかり見てないで周りを見よう

オペレーションズメンバーは業務上オフィスに出勤してる事が多いです。
パソコンで自分の業務を進めたりチャットでやり取りする事もありますが、
常に周囲の状況を気にかけています。

困っている人がいないか見渡して、もしいたら声をかけているのです。

設備の使い方が分からなかったり、書類をどこに提出すればいいか分からなかったり、オフィスには色んな困っている人がいます。
そんな人をいち早く見つけては声をかけて解決しているのです。

そこから雑談がはじまり、新しい課題が見つかり、改善提案に繋がる事もあります。
オペレーションズ語録その１からその４で生み出した時間を、
困っている誰かを助けたり、普段は話さないあの人に声を掛けたり、
組織をより良くする楽しい時間を作り出すことに使いましょう◎

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未来のオペレーションズメンバーのあなたへ

あなたがこの記事を読んでいる今現在、
私がオペレーションズにいるかは分かりません。

いたとしてもいなかったとしても、
お願いを4つさせてください。

お願い①
見えない障害物にぶつかったら、チームメンバーに教えてください。
見ようと頑張ったり、見えないことを不安がったりしなくて大丈夫です。
『見えない』というのはチームであなたしか気づけない貴重な情報です。
語録その１でお伝えした通りチームメンバーで共有しましょう◎

お願い②
私がこのようにnote記事にしたように、見えなかったら見える化までしてください。
記事にしなくても、マニュアルを作ったり、
業務フォルダの中に簡単でいいので運用を説明するシートやドキュメントを入れておいてください。

お願い③
チームが置かれた環境や組織の方針によって行動指針も変わっていきます。
外から入ってみてチームに違和感や疑問を感じた時も、やっぱりチームに共有してください。

お願い④
チームが変わる必要にあるとき、変化の推進は新メンバーのあなたに進めてほしいです。
私もまだまだチームの中では新メンバーです。
オペレーションズが組織と社会に貢献できるチームであり続ける事を目指してます。
一緒にがんばりましょう！！

以上です。

最後までお読みくださりありがとうございます。

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