効果的な管理者の条件 (What Makes an Effective Executive)

効果的な管理者は、必ずしもリーダーである必要性がありません。

ハリー・トルーマン(アメリカ33代大統領)は、カリスマ性のかけらもありませんでしたが、アメリカ史上最も効果的な最高経営者の一人でした。
彼らが効果的であったのは、8つの方法に従って、やり遂げるからです。

* 「何をすべきか」を問う。
* 「企業にとって何が正しいか」を問う。
* 行動計画を立つ。
* 意思決定に責任を持つ。
* コミュニケーションに責任を持つ。
* 問題ではなく、機会に焦点を当てる。
* 生産性の高い会議を運営する。
* 「私」ではなく、「私たち」と考え、発言する。

必要な知識を得る

「何をすべきか」の問は、「何をしたいか」ではないことを注意してください。
何をしなければいけないのかを問い、真剣に向き合うことが管理者として成功するために重要です。

「何をすべきか」の答えはほとんどの場合1つ以上の緊急課題を含んでいます。
可能な限り1つに集中し、優先順位を決め、それを守り抜くことです。

「企業にとって何が正しいのか」と問うても、正しい判断が下されるとは限りません。
どんなに優秀な管理者であっても、人間である以上、間違いや偏見はつきものである。
しかし、この質問をしないと、事実上、間違った決定が下されることになる。

行動計画を立つ

行動を開始する前に、望ましい結果、可能性のある制約、将来の改定、どのように時間を使うべきかを考えます。

行動計画はコミットメントではなく、意図の表明であり、拘束力のあるものになってはいけません。
成功は新しい機会を生み出し、失敗も同様です。書かれた計画は柔軟性が必要です。

行動計画は、期待値を評価可能にすべきです。
通常、計画期間の半分と最終段階で評価します。

行動計画は、時間管理の基礎にすべきです。
時間の使い方を決めることができなければ意味がありません。

行動

計画を行動に移す際に、管理者が特に注意しなければならないのは、
「意思決定」「コミュニケーション」「（問題ではなく）機会」「会議」です。

意思決定に責任を持つ

人は以下のことを知るまで決定はされません。

* その決定を実行する責任者の名前
* 期限
* その決定の影響を受け、決定について知り、理解し、承認する人の名前
* 直接な影響を受けないが、決定について知らさなければならない人の名前

慎重に決定を下すことと同様に、事前に合意した時期に定期的に見直しを行うことも重要です。
そうすれば、間違った決定が実際にダメージを受ける前に修正することができます。

コミュニケーションに責任を持つ

効果的な管理者は、行動計画と必要情報の両方が理解されていることを確認します。
上司、部下、同僚など、すべての同僚と行動計画を共有し、コメントを求めます。
同時に、自分が仕事をするために必要な情報を関係者に伝えます。

チェスター・バーナードが1938年に発表した名著「The Functions of the Executive」によると、
組織は所有権や命令によってではなく、情報によって維持されています。
しかし多くの管理者は、必要のない膨大な量のデータを入手し利用することができず、必要な情報はほとんど得られない問題があります。
この問題を解決する最善の方法は、各管理者が自分に必要な情報を特定し、それを求め、手に入れるまで努力を続けることです。

機会に焦点を当てる

問題は解決しなければならないし、放置してはなりません。
しかし、問題解決が必要であっても、それは結果を生み出すものではありません。それはダメージを防ぐことです。
機会を生かすことが、結果を生み出します。

問題が機会を圧倒しないようにします。
最高の人材を問題ではなく機会に投入します。

生産性の高い会議を運営する

効果的な会議を行うためには、その会議がどのようなものであるかを事前に決めておくことが重要である。
会議の種類によって、必要な準備や結果は異なります。

* 声明、発表、プレスリリース：メンバーの誰かが事前に原稿を作成しておく必要があります。会議終了時には、事前に任命されたメンバーが責任を持って最終的な文章を広めます。
* 組織変更などの発表：、発表とそれに関する議論に限定されるべきです。
* メンバーの一人が報告を行う会議：報告以外は何も議論してはなりません。
* 数人または全員が報告する会議：議論は全く行わないか、議論は説明のための質問に限定すべきです。あるいは、各報告について、参加者全員が質問できるような短いディスカッションを行うこともできます。このような形式の場合、報告書は会議のかなり前に参加者全員に配布されるべきです。この種の会議では、各報告はあらかじめ設定された時間（例えば15分）に制限されるべきです。
* 経営者に情報を提供する会議：幹部は話を聞き、質問します。幹部はまとめをするが、発表はしません。
* 参加者が重役の前に出ることだけを目的とした会議：朝食会や夕食会はこの種のものでした。このような会議を生産的にする方法はありません。上級管理職は、このような会議が自分の仕事の邪魔にならないようにできる範囲で効果を発揮します。

生産性の高い会議を行うには、かなりの自己管理が必要です。どのような会議が適切であるかを判断し、その形式を守ることが必要です。
また、目的が達成されたら、すぐに会議を終了する必要があります。優れた管理者は、関係ないディスカッションに発展させません。総括して会議を終了させます。

優れたフォローアップは、会議と同様に重要です。

「私たち」と考え、発言する

有能な管理者は、自分には最終的な責任があり、それは共有も委任もできないことを知っています。
しかし、彼らが権限を持つのは、組織の信頼を得ているからに他なりません。
つまり、自分自身のニーズや機会を考える前に、組織のニーズや機会を考えるのです。

最後にもう一つの実践方法を紹介します：Listen first, speak last.

原文

https://learning.oreilly.com/library/view/hbrs-10-must/9781422172025/Text/06_What_Mak.html