事務のミスはなぜ起きるのか、どうしたら防げるのか

私は十数年、事務職で働いています。恥ずかしながらミスをしたことも多々あります。ここでは、事務のミスはなぜ起きるのか、どうしたら防げるのかを書いていきたいと思います。
前提として、私は国立大学で働いていますので、一般企業では通用しないこともあるかもしれません。
また、後日、加筆する可能性があります。

事務のミスはなぜ起きるのか

今までの経験から、事務上のミスが起こる原因は大きく４つあると考えています。

• 知識不足

• 忘れ

• 注意不足

• 思い込み

です。
それぞれについて内容と防止策を書きます。

知識不足

言うまでもなく、初めて行う業務ではその業務の手順、注意すべき事柄についての知識がありません。
落としてはいけないポイントを理解しておらず、トラブルになる可能性があります。
国立大学では、業務は規則に則って行われていますので、まず、規程を確認することが大事です。
また、私の陥りがちな思考として、初めての業務に緊張してしまい、キャパシティが足りなくなり、うまく仕事ができなくなる、というものがあります。
落ち着いて前任のマニュアルを確認し、わからないことは前任に確認するのが一番ですが、第一に「わたしはできる、大丈夫」と思う心の余裕が大事です。

忘れ

これもありがちなミスです。やらなければならない仕事を忘れていた、というものです。
これを防ぐ方法は２つ。
まず、認識した時点で”すぐに”ToDoリストに書いて、こまめに見返すこと。
二つ目に「〇時に行う」という業務の場合は、時計のアラームをセットしておくことです。
これでほぼ防げるでしょう。

注意不足

特に事務書類の内容作成、チェックでありがちなミスです。
これを防ぐ方法は、まず、できるだけ疲れていない、フレッシュな頭で事務書類を作成すること。そして、作成したら２回、”時間を空けて”、さらに”印刷して”チェックすることです。
パソコンの画面上でチェックしても、なぜか見落としが多々あります。かならず印刷してチェックすることが重要です。
また、たとえチェックしても、すぐにチェックするとあっている前提で見てしまうため、見落としがちになります。
１回目のチェックはすぐに行ったとしても、２回目のチェックは他の仕事を挟むなど、時間を空けて、切り替わった頭でチェックすることが大事です。

思い込み

これは「忘れ」「注意不足」と関係していますが、「きっとこうだろう」「きっと〇時からだろう」という誤った思い込みにより、仕事を失敗してしまうことがあります。
これを防ぐ方法は、現実を見るということです。
ToDoリストの確認や書類のダブルチェックなどで、実際にはどうなのか、確認することが大事です。

一番大事なこと

一番大事なことは「私はうっかりしている」「私は忘れっぽい」という自意識をもって仕事に当たることです。
間違えそうなことはすぐにメモしておく、約束の時間の３０分前には必ずアラームをかけるなど、自分がうっかりしていることを前提に対処するようにすることが大事です。