意識高い系でなくてもOK!　仕事手帳の効果的な使い方

ビジネス手帳と聞くとどんなイメージがありますか？

手帳活用とは、目標を掲げてタスクに落とし込み、PDCAを回してめでたく目標達成すること！

そんな「意識高い系」手帳の使い方が浮かんできます。

でもそんな高い意識を持たなくても、手帳を使えば効率良く仕事が進むようになります。

その理由を、手帳をどう書いてどう見直すかという流れで書きたいと思います。

まず仕事に使う手帳に必要なのは、予定とタスク管理。
予定を書くのは当然ですよね。
わかった時点で忘れないうちにすぐ書きましょう。

タスクは大まかに2種類あって、前日までにやっておこうと決めておいたことと、その日になって突然やらなければならないとわかったこと。
あっという間に終わる作業は書かなくてもいいですが、後回しにする場合は忘れないように書いておきます。
その日にやらなくてもいいこと、明日以降に回すのならやる日を決めて書いておきましょう。
他の人にやってもらう場合、メモで渡したりスマホなど使って連絡するのを忘れずに。

ここまでは当たり前のことを書いていますね。

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ここからは紙の手帳ならではの効果的な使い方を書いていきます。

予定ができた時点でタスクを書いてやる日を決める

予定があれば当然その準備とか必要なタスクが生まれるはずです。
そのタスクを手帳本体でもいいし付箋でもいいので書き出して、さらに行う日を決めておきます。
予定の前日や当日になってから「これやらなきゃ！」と焦るようでは紙の手帳を使う意味などありません。
突発的なタスクはいつ生まれるかわからないので、決まっているタスクは早め早めにやっておくべきです。

1週間、1ヶ月、1年のスパンで振り返る

仕事の内容によっては振り返りの期間が違うかもしれませんが、手帳を使って仕事をしていると、ある期間で同じ事の繰り返しなのに気づきます。

例えば、
土日祝日は業者が休みなので、必要な発注や問い合わせは平日のうちにしておく。
月末は締め日なので準備をしておく。
年間行事や長期の休みがある場合その準備をする。

仕事1年目で具体的にすることがわからなければ、実行したことを全部手帳に書いておきます。
そうすれば1週間後、1ヶ月後、1年後に同じ事をするときに手帳は有用なマニュアルになるのです。

同じ事を繰り返していても、もし反省点や改善点があれば書き記しておいて、また見直してその反省を活かすようにします。

そのような手帳の使い方をすれば、仕事をスムーズに進められるようになるでしょう。
そこに「高い意識」など必要ありません。

効果的な仕事用手帳の使い方とは、人の高い意識ややる気に頼るのではなく、手帳の持つ機能を利用することなのです。