人の振り見て我が振り直そう

#21
2024.3.14.

年度末の忙しい時期である。
常に60%くらいの出力で頑張っているつもりだが、この時期は出力80%くらいになる。全力を出さないのは緊急案件に備えるためのバッファだ。
帰宅時刻も決めている。

「ちょっと打ち合わせさせてください」の悪

昨日、こんなことを言われた。
忙しい時に限ってこういう話が多い。
コレは良くない。
相手の時間や都合を考えるべきだ。

①時間設定をする
②相手の都合を聞く
③用件を伝えておく

「人の振り見て我が振り直せ」ということわざにあるように、自分自身がそうならないために記録を残しておく。

段取りの手順

①時間設定をする
「◯分お時間よろしいですか？」
相手に対する気遣いだ。
５分で終わるなら話を聞いてしまおう。
20分かかるなら明日にしてもらおう。
この時間設定は必ず守る。
自分の都合で相手の時間を借りるという意識をもちたい。
大抵の場合、「どうした？」「重要なこと？」というふうに内容を聞いてもらえる。

②相手の都合を聞く
「メンバーが集まったらミーティングさせてください。」
と急に言われても暇ではない。
こちらは一日のスケジュールを考えているのだ。
・今日は何時なら空いているか
・明日の都合はどうか
・緊急だから今話せるか
バッファは残していても埋まっていくのがこの仕事だ。都合は聞いて欲しい。
私の場合、家事をする必要があるので遅くまで残れない。
仕事だから、役割だから残るのが当たり前でしょという空気を変えないといけないと思う。
仕事だし役割だからやります。でも今じゃない。

③用件を伝えておく
その場で用件を伝えてその場で判断することもあるだろう。ただ私の経験上、ミーティングの議題をその場で考えると時間がかかる。
考えてきていないから煮詰まらない。
目的がぶれて話がそれる。
それを防ぐのは簡単で前もって用件と目的を伝えておくことだ。そうすることでトイレでもお風呂でも歩きながらでも考えられる。

緊急案件の重要度にもよるが、最重要であっても①②はマナーとして残しておきたい。
大抵の場合は①②③のセットで動く。

まとめ

年齢を重ねるに連れ、役職が重くなるに連れ、人にお願いしたり、人から相談されたりすることが多くなってきた。

自分自身がお願いする時には、
①時間設定をする
②相手の都合を聞く
③用件を伝えておく
を意識する。
また若手にはそうするものだと教える。

今回の件は、自分自身、横柄になっていないか、相手のことを思いやっているか考えるよい機会となった。
若手も中堅もベテランも等しく24時間を工夫して使っている。
年齢や役職で人の時間や都合を奪っていいことにはならない。