周年パーティー　予算の決め方

会社設立、創立の節目に当たる5周年、10周年、100周年など
のタイミングで開催される周年パーティー。

社員、社員の家族、取引先、パートナーなど、会社にかかわる
ステークホルダーの方に感謝を伝え、
会社のこの先のビジョンや目標を伝えるために
開催されます。

今回は周年パーティーを実施するにあたって、
●どのように予算設定をすれば良いのか
について、考え方をご紹介します。

まずは人数を決める

予算を設定するにあたって、最初に考えたほうがいいのは、参加人数です。

参加人数が100名なのか、1000名なのかによってパーティーの規模や
会場の広さ、用意しなければならない料理やお土産の数などが決まってくるため、最初に人数を設定します。

人数を設定するにあたっては、参加対象を誰にするかを決めることで
想定人数を割り出すことが可能です。参加対象としては、
①社員
②社員の家族
③株主
④クライアント
⑤取引先
に大きく分かれると思います。社員や社員の家族だけに限定した社内向けの
パーティーもあれば、クライアントや取引先を対象にしたパーティーを別で開催するなど、目的によっても開催方法や回数が変わってくるので、
●パーティーの対象が誰なのか
●対象となる人数がそれぞれ何人になるか
を考えるとパーティーの参加人数が算出できると思います。

目安として1名当たりの予算をいくらに設定するかによって、パーティーの予算設定が見えてきます。
1名あたり3万円に設定し、100名参加であれば予算は300万となります。
1名あたりの予算設定についてはまた後述します。

食事をどうするかを決める

人数が決まったら、次に食事の内容をどうするかを考えるとパーティーの
おおよその方向性やコンセプトが見えてくると思います。
①円卓でフレンチや中華などのフルコースを提供したい
②食事は軽めでフィンガーフードを中心に立食形式で良い
上記のようにどのようなスタイルで料理を提供したいかどうかで、
参加者をどのようにおもてなししたいのかが見えてくると思います。

①であれば料理を中心に考えることになるので、ホテルや結婚式場のような
会場が適していると思いますし、
②であれば料理はケータリングでもよいので、イベントホールやはたまた
屋外のイベントスペースなど会場の自由度がひろがってきます。

①であれば高級ホテルだと1名あたり1万5千円から2万円ほど、
②であればケータリングで1名あたり8千円ほど見ておくと、
イメージに合った料理と飲み物が提供することができます。

会場をどうするかを決める

料理のイメージが決まれば自ずと会場候補が決まってきます。
会場費としては、ホテルであれば食事にお金をかけた分、会場費は安く済む傾向にあるので、料理代の10～20％ほどの予算を見ておけば大丈夫だと思います。

ホテル以外であれば、会場の種類や広さによって金額は様々で幅広いため、
事前にある程度、会場候補をリストアップし、金額を確認したほうが安全です。目安としては1名あたり1万円ほど見ておくとよいと思います。
80名なら80万、100名なら100万、など。

当日のプログラムや演出を決める

パーティーで実現したいプログラムや演出を考えましょう
●会場全体を会社のカラーやブランドに合わせて装飾したい
●コンセプトや世界観にあわせた会場を作りたい
●メジャーな芸能人やアーティストを呼びたい
●社員表彰などレッドカーペットで華やかな表彰式を行いたい
など、パーティーの目的によって実施したいプログラムや演出が
変わってくると思います。
その実現したい内容によって、大きく予算が変動してきます。
そして、プログラムや演出を華やかに、壮大に実施しようとすると
どうしても自分たちだけでは実現が難しくなるため、
自分たちだけでは実施が難しい、という内容であればイベント会社に
相談することでプランや金額の提案をしてくれるので、
問い合わせてみてください。

その他にかかってくる費用について

これ以外にかかってくる費用についてもあらかじめ予算に入れておくことで、想定していなかった費用が発生してしまった、ということが防げるので実施前に確認しておきましょう。

交通費、宿泊費

対象者が全国にいて、1か所で実施する場合は遠方から来る方の交通費や宿泊費を抑えておく必要があります。

お土産や記念品

参加者に周年パーティーを記念した記念品などのお土産を渡す場合、こちらも内容によって費用が変わってくるので事前に検討が必要です。

周年動画や周年サイト

パーティーの際に放映することもできる会社の軌跡や未来のビジョンを示した周年動画、周年にまつわる情報をまとめた周年サイトなど、周年パーティー以外の周年事業をどのように行っていくのか、全体の俯瞰、設計が必要になります。

案内状などの印刷物

周年パーティーへの参加者向けの案内状なども印刷費やデザイン費が発生します。

周年パーティーの1名あたりの予算目安について

最後に、周年パーティーを実施するにあたって、どの程度の予算をかけるのが良いのかを考える際の参考金額について記載します。

1名当たりの予算が10万円以上

1名あたり10万円だと、100名参加で1000万円の費用が掛かります。
この予算設定であれば、いわゆる上場企業や大企業がかける予算設定に
なってくるので、自分たちの実現したい周年パーティーをある程度余裕を
持って実施することができると思います。

1名あたりの予算が5万円以上

1名あたり5万円だと、100名参加で500万円の費用が掛かります。
この予算設定であれば、ここだけはしっかりとお金をかけて作りこみをしたい、というポイントにしっかりと予算を投下して実施をすることができると思います。

1名あたりの予算が3万円以下

1名あたり3万円だと、100名参加で300万円の費用が掛かります。
1名あたり3万円以下の予算であれば、食事と会場費で予算の半分以上を
消化することになるため、イベント会社には依頼せず、ホテルや会場に
一括して依頼するなどの工夫が必要になってくると思います。

周年パーティーの予算設定のまとめ

以上のように、周年パーティーに予算をいくらかけるかどうかについて紹介をしました。
ポイントは、
●参加人数が何名なのか
●1名あたりの予算設定をどうするか
の2点です。
その2点が決まるとおおよその料理メニューや会場の種類、イベント会社への依頼有無などが見えてくるので参考にしていただければと思います。