【e-sign導入事例】株式会社C-mind 電子契約で入社手続きを効率化！

e-signは2020年5月にサービスを開始しましたが、日本国内において電子契約は未だ普及の過渡期。電子契約が社会においてどのような役割を果たしているのか、はっきりとイメージができないという方は少なくないかもしれません。

そこで、e-sign公式noteでは既にe-signを導入している企業様にお話を伺い、各社での同サービスの利用実態を導入事例として発信することといたしました。

e-sign導入事例の第一弾として、株式会社C-mind（シーマインド）にて労務を担当されている須貝さんにお話を伺いました。e-signは同社の中でどのように活用されているのでしょうか？今回は「入社手続きでの電子契約」に焦点を当てて、その実態に迫ります。

ーまず、株式会社C-mindがどんな会社なのかを教えてください。

C-mindはコスト削減を目的としたBtoC及びBtoBサービスの提供を行っているベンチャー企業です。社員数はグループ全体で約250人ほどで、主な事業内容としては定額制レンタルプリンター「スリホ」、リクルートスーツの無料レンタル「カリクル」、SESサービス、人材紹介事業などが挙げられます。

ー須貝さんはどのような業務に携わっていますか？

現在はC-mindで労務を担当しています。主な業務は勤怠管理や給与計算、各種保険手続き、安全衛生管理などです。その他にも産休・育休を含む休職の管理、社内規則の作成・整備、福利厚生施設の運用などにも従事しています。
e-signの導入にあたっては、サービスを自社で運用する際の現場への落し込み、フローの定着に向けた取り組みを実施しました。

ーe-signをどんな契約で使っていますか？

主に社内での入社手続きにe-signを利用しています。具体的には雇用契約書、秘密保持契約書、入社にあたっての同意書、誓約書などです。

現時点では社内での運用に留まっていますが、将来的には年金や健康保険といった市区町村への届出事務にも使いたいですね。現状電子申請を導入している行政サービスはいくつかありますが、それぞれに別のサービスやアカウントを使用しなければいけないので、e-signで入り口がすべて統一されれば業務効率のアップに繋がると思っています。

ーe-signの導入により、業務フローのどの部分が効率化されましたか？

まず雇用契約や提携先企業とのNDA、その他契約書や同意書を締結する際に対面する必要がなくなり、諸契約にかかる所要時間を大幅に削減できました。コロナ禍において対面による感染リスクを回避しながらも、停滞することなく契約に関わる業務を進められていることも恩恵の1つとして挙げられますね。

また、電子契約の導入により、紙面契約に伴う物理的制約から解放されたことも恩恵として非常に大きいです。資料の原本を保管する手間が削減された他、遠方地への移動費や書類の輸送費を削減することができました。

ー業務効率化以外に得られた何か得られた恩恵はありますか？

今までは入社時に回収する書類のほぼ全てに氏名や住所を記入してもらっていましたが、電子契約に移行したことでそういった情報を「書く」手間を大きく削減できましたね。

また、契約書類を全てe-signダッシュボードからダウンロードし、PC内に保管することができるので、書類を紛失するリスクが低下しました。

特に入社手続きで電子契約を使う局面が多いのですが、最新のサービスを取り入れているということで新入社員の方からの反応も良いです。会社に入る一番最初の契約ですので、今後C-mindで働く上でのモチベーションにつながっているのかもしれません。

ーe-signの導入にあたってどのような障壁・コストがありましたか？

まず挙げられるのは、社員間のITリテラシーのギャップです。従来のメールアドレスやパスワードを登録してアカウントを作るようなサービスとは違って、デジタルIDが必要であるという点で社員の理解を得るのが難しいという場面が少なからずありました。これについては、社員にe-signを導入してもらう際に動画などを多く使って、躓きやすそうな所に対しての説明を重点的に行なっています。

中にはネット上で契約が締結されることに漠然とした不安を感じる入社者もいるので、採用を行なっている人事担当にコミュニケーションを多く取ってもらうことで対応しています。

ー最後に一言

e-signの導入が従来の無駄が多かった業務フローを見直すきっかけになりました。また、個人的には入社手続きに割いていた時間が削減され、自分のスキルアップに時間を使えるようになりました。

このサービスは「契約」というものが発生するありとあらゆる業種・職種で適用できるものです。特に、昨今のコロナ禍においても対面で行う業務を少しでも減らすことができ、安心して働ける環境づくりに大きく貢献していくことになると思います。

以上、株式会社C-mindにおけるe-signの利用実態についてお話を伺いました。自社の入社手続きの効率化に課題を感じている、という方は是非e-signの導入を検討してみてはいかがでしょうか？また、本導入事例をきっかけに、「この業務を電子契約で効率化できないか？」と言った疑問が出た場合は是非e-signカスタマーサポートまでお問い合わせください。

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