効果的にオンラインミーティングをするために画面共有のススメ
Zoom / Google Meet / Microsoft Teams あるいは、Slack の動画通話などで、オンラインミーティングをすることも当たり前の時代になりました。オンラインミーティングでは、オフラインのミーティングとは異なる幾つかのコツがあります。
画面共有をしよう
画面共有は、動画通話で是非とも活用すべき機能です。
ここでは Google Meet の画面共有の簡単な説明だけしておきます。詳しい解説は検索してみてください。
Meet に入っていると画面下に、マイクオン・オフ、画面オン・オフ、通話オフなどのボタンが並んでいますが、その真ん中に画面共有のボタンがあります。他のソフトの場合でも大体似たような操作になります。
アプリ、OS やブラウザによって違うかもしれませんが、基本的には画面をアプリで撮影できる権限を許可する必要があります。
画面共有で映し出すべきものは、ミーティングの種類によりますが、共同編集のできるドキュメントシステム（Confluence や HackMD や esa や DocBase など）か、オンラインホワイトボード（Miro や Mural）などをお薦めしておきます。
このスクショでは HackMD を共有しています。画面共有をする場合、ウィンドウ・全画面・タブなどを共有できますが、そこらへんの使い分けはマルチディスプレイじゃなかったら、ウィンドウかタブ、マルチディスプレイ（とうにノートパソコンなら）全画面を選ぶと良いでしょう。
さて、前述のツールの特徴は参加者全員で同時編集ができることです。同時編集できるならわざわざ画面共有しなくてもいいのでは？という考え方もありますが、帯域が厳しいなどの事情がなければ画面共有するのが望ましいです。全員がそのときに注目するべき場所が分かりやすいです。
ドキュメントシステムは文字が中心ですが、表などを記述することもできますし、画像の貼り付けなんかも可能です。論点の整理・議事録などに効果を発揮します。
オンラインホワイトボードは付箋が中心ですが、ペン機能とかを使ってフリーハンドで絵を描いたり、さまざまな機能を駆使して図を書くことも可能です。様々な図も描けるので、図が必要な高度な議論、振り返りなどに効果を発揮します。
なぜ画面共有をするのか？
逆を考えてみましょう。画面共有なしのミーティング（オフラインのミーティングであれば、会議室に人が集まってホワイトボードを使っていないようなミーティング）を想定します。
各自の発言は各自の頭の中にあるものを口に出したものです。発言者・参加者が全員同じものを認識できていれば良いですが、たいていのケースでは認識のズレが生じます。「自分の知る情報」「自分が知っていると思い込んでいるだけかもしれない議題」「自分が知っていると思い込んでいるだけかもしれない他者の情報」などが頭の中だけで展開されることが多いです。
このような認識のズレはよく空中戦と呼ばれる、議論の発散を招いてしまいます。
３ 文書や資料の提供がなく、発言のみで議論がなされること。 また、発言のやりとりが続くばかりで、結論の出ない会議のこと。
画面共有があれば、そういった認識のズレを最小限に抑えられます。もちろん画面共有があってもずれてしまうことはありますが、それでも完全に何もない状況よりは絶対にマシです。
また、ドキュメントシステムやオンラインホワイトボードを使えば、アジェンダ（その日話し合うべきこと）を事前に共有しておくこともできますし、ミーティングの間も確認できます。
次に詳しく説明しますが、議事録をリアルタイムに書くというのもオンラインミーティングの強みです。
議事録をリアルタイムに書ける
みなさんのところでは議事録をどのようにとっていますか？
もちろんその議事録が何に使われるか次第であり、たとえば証跡としての側面が強い場合、一言一句を速記する、みたいなスタイルもあるでしょう。たとえば国会答弁だったり、他社との契約にまつわるような会議だったりです。ただし、このようなケースは今回の話のスコープからは除外します。
オンラインミーティングの議事録は、今話してる内容の確認と、後で読み返す、参加していない人が確認する、などの目的があるはずです。
アジェンダ
前提条件や背景
現状がどうなっているかの確認
決まったこと
今後すべきアクション
などが明確になっている議事録には価値があります。一言一句を捉えるのではなく、議題や内容を明確に捉えて要約されているべきです。
オンラインミーティングでは、もう一つ役割が追加されます。それはファシリテーションです。オフラインミーティングでホワイトボードを使うケースと同じです。
議事録を取る人間は誰でも構いません。そのプロジェクト・プロダクトに入ってまもない人が、理解を深めるために議事録をとってもいいでしょうし、上述のようにファシリテーションの一環でもいいでしょう。
誰が書いても構わないため、誰でも情報の不備を補足できます。内容が誤っていても簡単に修正や補足できるので、気軽に議事録がとれるのです。これはオフラインミーティングではなかなか難しいです。
URLがあること
オンラインドキュメントシステムやオンラインホワイトボードでは大体それぞれの詳細に対するURLを発行できます。URL経由で議論を参照できるというのはとても便利です。リンク集を作れますし、たびたび参照されるページであれば、Slack のチャンネル上部に貼り付けたり、ピン留めすることもできます。
聴覚だけではなく視覚も利用していること
今話し合っている内容について音だけではなくて視覚情報として補えるという効果もあります。人によっては音を声として認識し、脳内で処理するというのが苦手なこともありますが、両方をカバーできれば、認識精度は上がるでしょう。
まとめ
筆者は最近では出社したときでもほぼ必ずこういうやり方でミーティングをしています。会議室を取っている場合でも、会議室にある大型ディスプレイにドキュメントシステムやオンラインホワイトボードを映しています。
よほどのことが無ければ、もはやフルアナログな会議には戻りたくありません。
ドキュメントシステムやオンラインホワイトボードと、画面共有を活用すれば、ミーティングの効率・質を大幅に向上できます。リモートワークなら絶対活用すべきですし、リモートワークじゃなくても活用すべきです。
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？