PDFでまとめる必要がない資料をPDFにまとめるな【キンコン西野】

このnoteは2023年9月18日のvoicyの音源、『CHIMNEY TOWN 公式BLOG』の内容をもとに作成したものです。

　
　

仕事の基本は「相手の問題を取り除いてあげる行為」

　
今日は、義務教育のカリキュラムに入れて欲しいレベルで、全ビジネスパーソンに必要なビジネススキル(超初級編)を皆さんに共有したいと思います。
　
是非、皆さんの会社の若手スタッフさんに今日の放送をシェアしてください。
　
昔からよく言っていることですが、たとえば被災地に「千羽鶴」を送っちゃう人って、「相手が置かれている状況を想像できない人」じゃないですか？
　
仕事って、基本的には「相手の問題を取り除いてあげる行為」だから、「相手が置かている状況を想像できない人」というのは、言われた仕事はできるかもしれないけれど、「仕事を創る」ことは絶対にできません。
　
なので将来、「仕事を創る人」になりたい子が、「被災地に千羽鶴を贈ろう！」を学校単位でやってしまっている学校から学ぶことはあまり無さそうです。
　
唯一学べることといえば、「大人になっても、相手のことを考えられない人っているんだな」ということぐらい。
　
とにかく、相手が置かれている状況を考える練習は常日頃からしておいた方が良さそうです。
　
その上で、いくつか「これは、やめようね」案件の共有なんですけども、仕事のLINEのやりとりで、資料とかをPDF(ファイル)で送っちゃう人いるじゃないですか？
　
そういう方に言わせていただくと、資料をPDFで送るのは構いませんが、「PDFにまとめる必要がない資料」をPDFでまとめて送るのはやめましょう。
　
たとえば。
　
「デザインの確認お願いします！」とか言って、PDFが送られてきたりするんですけども、時間をかけてファイルを開いてみたら「確認しなきゃいけない画像が3枚だけ」とか。　
　
この場合は画像を直接送ってください。
わざわざファイルでまとめないでください。ファイルを開くのが面倒だから。
送られた側の手間が増えるじゃない？
　
自分がやられたら嫌でしょ？
洪水で自分の家が水没して、家族総出で土砂をかき出している時に大量の千羽鶴が贈られてきたら嫌でしょ？
　
それと同じ。
自分がやられたら嫌なことは、人にやっちゃダメです。
　
　

LINEで「リンク」と「パスワード」を一つの文章で送らないで

　
んでもって、ここからが本題(というか、ほとんどの新人が踏んでくる地雷)なのですが、仕事相手に送るLINEで、「リンク」と「パスワード」を送る場合あるじゃない？
　
たとえば、「ZOOMのリンク」と、入場時の「パスワード(パスコード)」など。
場合によっちゃ、そこに「ミーティングID」や「メールアドレス」なども一緒に送る場合があるでしょ？
　
ああいうものを送る時に、「パスワード」や「ミーティングID」や「メールアドレス」を一つの文章の中にまとめて、同時に送らないでください。
　
そのLINEをパソコンで受け取る人は、その部分(パスワードだけ)をコピーして、ZOOMのログイン画面に貼り付けることができるのですが、スマホの場合だと、一つの文章を丸々コピーするしかできなかったりもするので（文章の中の１箇所だけをコピーするのが難しい）、その時、「パスワード」をイチイチ打ちこまなきゃいけないんです。
　
また、パスワードって大文字とか小文字とか入っちゃってるから、スマホで打つのがメチャクチャ面倒くさい。
　
「ミーティングID」を打つのもそこそこ面倒くさい。
　
　
なので、そういう場合は相手に送るLINEの文章を‥
　
① 「本日のZOOMのリンクです。(※リンクを貼る)」
　
② 「パスコードはコチラ↓」。
　
③ 「(パスコード)」
#このコメントに文章を載せダメ
　
の三つに分けてください。
　
繰り返しますが、仕事の基本は「相手の問題を取り除いてあげる行為」であって、「問題を増やすこと」じゃないんです。
　
たったLINEを分けて送るだけで、相手の手間を減らせるのであれば、減らした方がイイ。
　
…みたいな話は以前、Voicyでもお話させていただいたので、ここからもう少し踏み込んだ話をさせてください。
　
　

「スマホで情報を受け取る人の視点」も大切

　
これは「パソコンで仕事をしている人あるある」なんですけども、パソコンで仕事をしている人は、相手から送られてきた資料や動画や画像をパソコンで受け取っているから、「スマホで情報を受けとる人の視点」が抜け落ちていることが結構あります。
　
さっきのLINEのコピペ問題しかり。
　
「パソコンだとOK」だけど、「スマホだとNG」ということは当たり前のようにあって、動画編集とかでチョコチョコ見られるのが、「テロップの文字のサイズがパソコン仕様」というのがある。
　
パソコン画面で収まりがよいように作られているので、スマホだと小さいんです。
　
僕はときどき動画の編集マンに、「これ、スマホ画面で確認しました？」と質問することがあるのですが、その部分が抜け落ちている人が意外と少なくない。
　
「受けとる側の環境を想像する」という話で、本質的には「PDFにまとめる必要もない情報をPDFにまとめて送ってしまう」問題も同じで、「確認をお願いされる側」の環境を想像することが大切なんだと思います。
　
「確認お願いします！」という連絡がたくさんくる人って世の中にはいて、あなたが「確認をお願いします！」と連絡をしている相手は、四六時中「確認をお願いします」と言われている可能性が高いです。
　
その人の手間を想像しながら、コミュニケーションをとってみてください。
　
入社一年目からこれができているだけで（たったこれだけで）、「おお！ コイツ、気がきくな」となって、スタートダッシュが決まります。
　
試してみてください。

▼西野亮廣の最新のエンタメビジネスに関する記事(1記事=2000~3000文字)が毎朝読めるオンラインサロン(ほぼメルマガ)はコチラ↓
　
＼メールアドレスのみで利用できるようになりました／

Salon.jp | 西野亮廣エンタメ研究所

※サロンメンバーさん同士交流される場合は今まで通りFacebookアカウントが必要です
　
＼公式LINEができました／
▼西野亮廣　公式LINEはコチラ↓
https://lstep.app/GEhq1k4