リモートワーク初心者が心がけるべきこと

最近、新型コロナウイルスの影響でリモートワークを実践する企業が増えています。
そこで作業者側・管理者側の両方の立場でリモートワークを経験している私から、円滑にリモートワークを行うために心がけるべきことをお話していこうと思います。

リモートワークのメリット・デメリット

まずリモートワークのメリットはなんといっても、出勤から解放されることでしょう。
特に都心勤めの方は、満員電車に乗らないということがどれだけ快適か強く実感できることと思います。
実際私も電車通勤をやめたことでQOLが大きく向上しました。

次にデメリットの方ですが、大きく分けて3つあります。
1. コミュニケーションコストがかかる
2. 作業が見えづらい
3. 自分を律する必要性が生じる

1. コミュニケーションコストがかかる

まず第一にコミュニケーションコストがかかるようになります。
何か報告、連絡、相談を行おうとするたびにタイピングチャットまたはボイスチャットが必要になります。
特にタイピングチャットは入力時間だけでなく、お互いのレスポンスにも時間がかかります。

この対策はただひとつ。
「会話のやりとりの回数を減らす」です。

ではどのように減らせばいいのか。例を挙げます。

A「Bさん、会議用の資料作りどうなってる？」
B「まだ作っていません。」

よくありがちな会話ですが、以下のように伝えるとやりとりの回数が減ります。

A「Bさん、週末の営業報告会議の為の資料作りどうなってる？」
B「まだやっていませんが、会議前にAさんに目を通して頂きたいので今日中にやっておきます。資料作成が終わったらご報告しますのでご確認お願いします。」

まずAの発言の問題点は「どの会議の資料なのか具体性に欠けていること」です。
Bが特定できる情報かどうかを考え、特定できない可能性がある場合は特定できるまでに粒度を高めてあげるように心がけましょう。

次にBの発言の問題点は「Aがその質問をした意図を一切考慮に入れていないこと」です。
Aが少なくとも
・資料が会議までに完成するか
・資料作成に際して何か問題は生じていないか
これらを気にしているであろうことは感じてあげましょう。
その上で、相手が欲しがっているであろう答えをなるべく揃えて用意してあげることが大切です。

これらはなにもリモートワークに限った話ではないのですが、リモートワークを行う上ではより効率を左右する要因になるため、しっかりと心がけることが大切になります。

2. 作業が見えづらい

リモートワークをしていると相手の作業が見えません。
これは管理者側からしてみれば、作業者の作業がどの程度進んでいるのか状況がわかりませんし、逆に作業者側からしてみれば、管理者がどう感じているかがわかりません。

ではどうすればいいでしょうか。

まず作業者側が心がけるべきことは、「現在の作業を見える化してあげること」です。
例えば、始業時に

おはようございます。本日の作業予定は
・X社への営業提案資料作成
・Y社営業担当との案件調整
・営業会議用資料の作成
です。

このような発言をしておくことで、作業者は作業概要を見える化できます。
また、

・X社への営業提案資料作成
完了

作業が終わった際にもそれを発言をすることで作業が順調に進んでいるのかどうかも見える化できます。

次に管理者が心がけるべきことは、「自分がきちんと見ていることを相手にわかってもらうこと」です。
もちろん作業者の報告に都度返信してあげるのがベストですが、できない場合も多いと思います。
ですが最近のチャットツールはリアクション系の絵文字をワンクリックで利用することができるので
そういった際に、リアクションをつけることで、内容を確認した
という意思表示をしっかりしてあげましょう。

3. 自分を律する必要性が生じる

リモートで作業をしていると、どうしても様々な誘惑に負けてしまいがちになります。
・始業ぎりぎりまで寝ていたい
・ネットサーフィンをしたい
・家事をしたい
・眠くなったから少し横になりたい

ではこういったときにどうすればいいでしょうか。

ここは人によって考え方は違うと思いますが、それらの行動が基本的に周りの社員のモチベーションに影響を与える事はないため、「結果さえしっかり出せればOK」だと私は考えます。

裏を返せば、「結果をしっかり残すことを意識すべき」だと言うことです。

リモートワークが快適だということは、すでに実践されている方の多くが感じていることかと思います。
そして今回の緊急事態が発生したことで、否が応でもリモートワークをする必要性が生じています。
だからこそ「リモートワークを導入してもしっかりと結果を残せる」ということを個々人が示していく必要性があるのではないでしょうか。

あなたの所属する組織が今回の結果を受けて
「リモートワークいつでもOK」という方針になれば
あなた自身のビジネスライフはこれからも快適になるはずです。

最後に

さて、いかがでしたでしょうか？
リモートワークに不慣れな方は、もしよろしければ本記事を参考に実践頂ければ幸いです。
そして、より快適なリモートワークライフをお過ごし頂ければと思います。

余談
調べてみると、企業がオフィスを借りるにあたって
社員1人あたり、平均3～5坪ぐらいの作業スペースが必要だそうです。
そして、例を挙げると東京都心部のオフィスは賃料が坪単価15,000円～するそうです。
ということは社員1人あたり、いつも作業しているあの場所のために毎月50,000円近く支払っている計算になります。
サラリーマンの立場からすれば
「社員は原則リモートワークにする代わりにオフィス縮小して、その50,000円を給与に回してくれればどれだけ幸せか…」
って思いませんか？（笑）