新米インテリアコーディネーターの報告時に心がけたい話し方
新米インテリアコーディネーターは上司に報告することが多いですね。
お客様からOOと言われた。
△△は欠品のようです。
資料作成、終わりました。
色々な報告がありますが、報告は良い報告もあれば悪い報告もあります。
今日は、新米インテリアコーディネーターが報告時に心がけるべき「結論ファースト」をご紹介します。
どうしたら、自分の欲しいレスポンスが返ってくる？
あなたも忙しく仕事をしていると思いますが、あなたの先輩や上司はそれ以上に複数の案件を同時進行させて忙しくされていると思います。
みるからに忙しそうな方を捕まえて報告をするのは少し気が滅入る作業ですが、この報告を少しでも短時間にスムーズに、しかも自分がほしい指示がもらえるようにするにはどうしたらいいかな？って思いませんか。
私のおすすめは「報告を１分ですませる」ことです。
これでしたら、忙しい方を捕まえても１分なので相手にも負荷をかけないですよね。
しかも１分の中でコンパクトに報告内容がまとまっていたら、報告された側も次の指示をスピーディーに出せます。
１分しか報告時間がない場合、ほとんどの人は要点だけ話す
たとえば、下記の報告をしたとしましょう。
「先ほどY様からメールがあって、前回の打ち合わせでユニットバスの床色を白にしたんですけれども、帰宅してから汚れが目立つんじゃないかとご家族の反対にあってしまったそうで、汚れが目立たないようなライトグレーに変更したいのですが、そうなるとアクセントの壁色や洗面脱衣室のカラーコーディネートと合わなくなるんじゃないか・・と心配されていまして。
次回の打ち合わせでアクセントの壁色や浴槽の色も変えたいとのことです。
ただ、金額は変えたくないのでアクセントの壁色も今選んでいる価格帯から選びたいとおっしゃっています。選べる色を事前に見ておきたいので、打ち合わせ前にカタログを自宅に送ってくれないかとのことです。」
これを「１分で伝えて」と言われたら、おそらくは、簡潔に話すと思います。
「Y様から、やっぱりユニットバスのカラー仕様を変更したいので、次回の打ち合わせまでにカタログを自宅に送ってくださいとメールで依頼がありました」
と”伝えたい結論”、もしくは”伝えたい結論と理由”に削られると思います。
これだけ削っても、「何が伝えたいか」は明確に伝わりますよね。
それに、これだけで上司は「了解。カタログの郵送の手配を明日までにしてください」「Y様に図面承認後にカラー変更があった場合に変更手数料があることを説明しておいて」などと指示を出しやすくなるのです。
長く説明されると「何が言いたいのか」が見えづらくなる
特に女性のスタッフに多いのが、時系列を一から話すこと。事細かに状況を理解してもらおうと丁寧に報告してくれるのですが、あなたの目の前にいる上司はウルトラスーパー超絶忙しくしている人。はやく指示を飛ばして次の作業をしたいのです。その上司をつかまえで一から延々と説明していると、「じゃあ結局、言いたいことは何？」「結論なんなの？」と言われがち。
しかも、せっかく丁寧に気を利かせてやった説明は「無駄に長い」と判断されてしまい、上司もイライラしてしまいます・・・。
一番重要なのは「何が伝えたいのか」です。
家族の反対にあったこと、色のコーディネートに不安があること、それは後からでも補足できたり議事録にメモで追記したりもできます。
忙しい人の手を止めてもらってでも今すぐ言うべきことは何か、という判断が大事です。
悪い報告こそ、簡潔に、結論ファーストで
また、悪い報告は言い出しにくいし、結論を後回しにしたくなりますよね。
悪い結論に至るまでの理由や状況を延べ「OOした結果、トラブルが発生し、クレーム電話がきた」のように説明する人が多いのですが、この話があまりよくない報告であることは、報告される側は表情や雰囲気から読み取っています。
よくない状況だろうから不安になり結論を早く知りたいのに、なかなか結論までいたらない。となると上司の不安やイライラはつのります。
悪い報告も「S様から電話でクレームが入りました。手短に報告させてください」と一言先に言った上で「品番の違う壁紙クロスがリビングに施工されているとのことです。」と言えば、わかりやすいですよね。上司も「大至急、現場監督に連絡とって。仕様書や打ち合わせ記録からも品番を精査するように」と指示がしやすくなります。
「わかってもらいたい」思いからの丁寧な説明が、時にまわりくどく結論がなかなか見えてこないようだったらかえって逆効果。
報告時は「1分で結論ファースト」を忘れずにいきましょう。
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