オンライン研修にGoogle Workspaceが役立った話

いまさらですがオンライン研修を初開催しました

コロナ禍も2回目の夏を迎える時期となりました。地域から飲み会が消え、連絡会が消え、人の集まる機会自体が忌避されて久しいと思います。
正直に書きますが、去年の今頃はコロナ禍を理由に研修会を見送ることについて内心ガッツポーズをしている自分もおりました。面倒だし、大変だし、すぐにコロナ禍も落ち着くでしょ？と考えておりました。考えが甘いですね。

しかし2年目ともなれば「今回も中止」とはできません。だいいち世の中にはオンライン研修がすっかり浸透しているし、自分でも参加する側としてお世話になる機会も多い。
Zoomの扱いにも（受講する側なら）すっかり慣れました。けどいざ開催する側となると、よくわからない。そこで今回は見よう見まねで開催方法を考えることになりました。

ZoomとGoogle Workspaceがあれば何とかなる

結論からいえば、これだけです。
長時間のミーティング開催にZoomの有料ライセンス購入は必須。他に安上りに済ませる方法もあるでしょうけど、事実上Zoomが使われる機会が多い以上研修参加者にとっても敷居が一番低いはずです。
Google Workspaceは無料アカウント取得で十分です。

事前資料はGoogle Driveで配布

研修の日程案内は当然ながらメールで送ります。では資料はどうするか。
次第ぐらいのペライチならいいんですが、研修資料ってなかなか容量がバカにならない。PDFに変換しても10メガ。こんな大容量をメール添付で送り付けたら怒られますね。
昔は容量の大きなファイルはファイル転送サービスを使ってやりとりすることも多かったのですが、Google Driveならアップするだけなので手間もかかりません。リンクを案内メールにコピペして貼り付けるのみです。楽勝。

参加者リストはスプレッドシートで作成し全員で共有

研修に関する資料は内部資料もまとめてGoogle Driveにアップして一元化します。
地味に役に立ったのが、スプレッドシートの共有。誰でも編集できるように設定してやると、チーム内で同時に作業ができます。今回は参加者リストづくりに役立ちました。

Zoomのスポットライト機能が好評

研修当日はホストと共同ホストの2台体制で臨みました。ホストは司会席。共同ホストは常時画面オフの裏方作業用ですね。
音が漏れる参加者の強制ミュートや氏名変更、質問さばきなど、共同ホストの方が忙しかったです。司会は話すのに専念してもらいました。
参加者から反応が良かったのが、Zoomのスポットライト機能。任意の方を抜き出して画面に並べたのが、報道番組の対談のように見えたらしい。講師・質問者・司会の3並びも、会話に参加している方がわかりやすいのでなかなか見栄えがよかったようです。

ちなみに参加者のお一人がタブレットで参加されていたようで、休憩時間中外に持ち出して庭に咲くお花を見せてくれました。こういうのもスポットライト機能で全体共有できてよかったですね。

集計のいらないGoogle Fromsに感動

終わってみるとあっという間ですが、研修後の手間になりやすいアンケート集計もGoogle Formsで自動化できました。自動化（なんていい響き！）
研修の終わりにチャットでリンク先も送りましたが、メールでも再度告知。
印刷する手間がないので開催の2日前ぎりぎりにアンケート内容を作っても余裕で間に合います。
他のオンラインアンケートサービスがあることは知ってますが、こうして一連の作業をみんな同じGoogleアカウントで一元化できるのは本当に便利でした。

ノウハウを他の事業にも積極活用しよう

オンライン研修は簡単だと耳にする機会もありましたが、自分で開催してみると確かにパソコン操作に慣れている方ならその通りだと感じました。
そうです、簡単に感じるのは慣れている方限定です。参加者もZoom操作がへっちゃらな方限定です。デジタル・ディバイドを忘れてはなりません。
話をコロナ禍に戻しますが、技術が伴わないばかりにオンライン化のできないところ（事業や担当者）へ、自分が開催を手伝う側として関わっていくのはどうだろうかと考えた次第です。今回作成した参加者リストもアンケートの書式も死蔵してくのはもったいない。機会があれば再活用できるかもしれないですね。

現場からは以上です。