同窓会幹事代行会社の選び方

当社は同窓会の幹事代行会社を運営していますが、当社贔屓にならない様、可能な限り客観的に見た中で代行会社を選ぶ際のポイントをいくつかに分けてお伝えしてみたいと思います。
参考にしていただければ幸いです！

料金面

正直なところ、料金については様々な表記があるものの、さほど変わりはありません。
基本的に一人当たりの会費は、飲食費＋サービス料で決まります。
どの会社も大体サービス料は同じですので、会場に支払う飲食代により会費が前後してきます。
そのため、料金で決定する方は少なく、実はあまり決め手にはなりづらい項目です。

サービス内容

これは多少の違いがあります。
もちろんどちらの会社も基本的なサービスに関しては揃っていますので、依頼すれば普通に同窓会を開催する事は可能です。
では、違いが出る部分はどこになるのでしょうか？
いくつかの項目に分けて説明していきます。

写真関連

これには明確な違いがあります。
・写真をデータでもらえる
・アルバムを作成してくれる
・写真を現像してくれる
主に以上の様な違いがあります。
それぞれ無料・有料の違いもありますので、思い出の写真をどうしたいかというのは大きなチェックポイントの一つですね。

同窓生コミュニティサイト

これも違いが大きく分かれます。
・独自SNS型
・独自HP型
・既存SNS型
その会社の独自サイトの場合、新たに登録が必要だったりログインするためのID/PASSが必要になったりという事がありますが、外部の人が入ることのできない特別感がありますね。
同窓会当日までは「久しぶり！」や「ワクワク感」から盛り上がる事ができます。
しかし、同窓会を開催した後は発信する内容も極端に少なく、個々に連絡も取れるようになりますので、継続してコミュニティを活性化することが難しいという側面もあります。
そういった面では既存のすでに利用されているSNSを利用していく方が使い勝手が良い場合もありますね。
それぞれにメリット・デメリットがありますので、同窓会で再会した後のコミュニティをどの様に広げていきたいかという事を考えつつ検討されるといいかもしれません。

対応範囲の違い

・対応エリアの違い
全国対応しているのか、それとも各地域に特化しているのかという違いもありますが、決め手になる程の違いではないかもしれません。
・対応組織の違い
小中高の学校に特化しているのか、大学や幼稚園含む学校全てに対応しているのか、企業など学校以外にも対応しているのかという違いがあります。
・対応規模の違い
クラス会のような小規模の同窓会を対応しているのかどうか、○○名以上の同窓会が対応可能といった基準を設けている会社もあります。
これに関してはサイトを見るだけではわからない場合もありますので、直接確認してみましょう。

依頼可能サービスの違い

全部お任せのプランになるか、個別に「これだけお願いしたい」というものに対応できるのかという違いがあります。
例えば、案内状の発送だけをお願いしたい、当日の司会だけをお願いしたいなど、これだけは外注しようとお考えの方に適したサービスを提供している会社もあります。

スタッフの対応

個人的にはこれが1番大きな違いではないかと考えています。
例えば、どんなに素晴らしいサービスを提供しているお店や、とても美味しい料理を出す飲食店でも、接客態度が良くない店員さんばかりのお店であればちょっと行きたくないなと思ってしまう方も少なくないと思います。

同窓会当日に対応するスタッフに関しては事前に確認する事はできませんが、それまで担当してくれるスタッフによって同窓会が成功するかどうかが決まると言っても過言ではありません！

どれだけ自分達の同窓会に親身になって考えてくれる人なのか、どれだけ細かい連絡をしてくれるのか、幹事会には参加してくれるのか、この辺りをしっかり見極めていければ同窓会の成功は間違いありません！

まとめ

サービス面はもちろんのこと、担当者との相性など、総合的に判断しましょう。
1つだけ言えることとしては、どちらの業者を選んだとしても、間違いなく楽しい同窓会が開催できるということ。
そして負担は確実に軽減できるということです。
（代行サービスとはいえ、軽減できるという事がポイントで、全く何もしなくても良いということではないので注意です！）
今まで同窓会は企画から当日の運営まで全て自分達で行うというのが当たり前でしたが、これからは業者に依頼するというのも1つの選択肢ではないでしょうか。
もしかしたら今までにない同窓会が開催できるかもしれませんよ！