生産性が倍になる仕事の進め方
若手の社会人で、仕事の進め方が分からない人向け。
本記事では、「コンサル一年目が学ぶこと」という本を参考に、自身がシステムアーキテクトとして仕事をする上で、本当に役立った仕事の進め方を解説します。
より詳しく知りたい方は、次の本をぜひ読んでみてください。
上司から仕事を依頼された場合の心得
上司から仕事を受けた際、成果物が曖昧なまま進めて、上司から怒られたことはありませんか？
仕事の内容を事前に確認することで、上司からの叱咤や作業の手戻りを防ぐことができます。
上司から仕事を依頼された際に、確認すべきポイントは次の４つです。
①その仕事の背景や目的
②具体的な仕事の成果イメージ
③クオリティ
④優先順位・緊急度
引用：「コンサル一年目が学ぶこと」
順番に解説していきます。
①仕事の背景や目的
仕事の背景や目的について、上司に確認します。
仕事の背景や目的が明確でない場合、上司の意図と異なる成果物を作成してしまい、手戻りが発生します。
上司から「A社の新製品の機能について調べておいて」と製品調査の依頼をされた場合、調査の背景や目的を事前に聞いておくことで、調査の観点を明確にすることができます。
製品調査の目的が、自社の製品とのベンチマークならば、A社の製品の機能を調べた上で、「自社製品より優れた点は何か」、「A社以外に同様の製品はないのか」等の多角的な観点で調査を進めることができます。
②具体的な仕事の成果イメージ
上司から依頼される仕事の指示は曖昧で、何を調査すれば良いのか、何を作成すれば良いのか分かりません。
仕事に取り組む前に、上司と仕事の成果イメージを共有する必要があります。
例えば、上司から「ざっくりと製品説明の資料を作っておいて」
といった指示が来た場合、次の回答の仕方はNGです。
(1)「はい、わかりました」
(2)「ざっくりだと分からないので、もっと明確に指示してください」
「はい、わかりました」といって仕事に取り組んだ場合、相手の期待する成果物が分からないため、後で確実に手戻りが発生します。
「ざっくりだと分からないので、もっと明確に指示してください」と言うのもダメです。上司からすれば「こいつ、何も考えてないやつだな」と思われ、問題解決能力がない人間の烙印を押されてしまいます。
では、どう回答すれば良いのでしょうか？
正解は「成果物の具体的イメージを数字で答える」ことです。
資料作成ならば、「目次」を作ることをオススメします。
「ざっくりとのことですが、資料の成果物は表紙(1P)、目次(1P)、確認事項(1P)、4つの新機能の説明(4P) の合計7Pになると思います。認識は合っていますか？」等と、自分なりの仮説を立て、相手に提案することが重要です。
みなさんの仕事の価値は、自分の頭で考えて、相手に「提案」することで生まれます。
提案のない仕事に価値はありません。それは、ただの「作業」です。
将来的に、ただの「作業」は、ロボットに代替されてしまいます。
図：上司から仕事を振られた際の受け答えのイメージ
すぐに成果物のイメージが沸かない場合は、少し時間をかけて自分なりに成果物の仮説を立て、上司と相談するようにしましょう。
③クオリティ
相手がどの程度のクオリティを求めているのかを確認してください。
「②具体的な仕事の成果イメージ」の例では、資料の枚数を伝えていました。ここで、相手が「4つの新機能の説明は、それぞれ3ページ位になるはずだ」と言った場合、自身の想定よりも、詳細な資料が必要なことが分かります。
また、「自社が有利になるような指標で、他社製品との比較も入れてほしい」、「製品開発計画も入れてくれ」等、成果物に足りない箇所も指摘してくれるでしょう。
相手の期待値とのすり合わせを行うことで、仕事の手戻りを防ぎます。
また、「期限」と、成果物の「提出先」は必ず確認してください。
「期限」を守れなかった場合、たとえどんなに立派な資料を作成しても成果はゼロです。どうしても期限に間に合いそうにないならば、資料の記載を減らす等の調整が必要になってきます。
また、「社内用なのか」、「顧客提出用なのか」によっても、資料の内容は異なってきます。
④優先順位・緊急度
皆さんが仕事をする上で、一つの仕事に集中できることは稀です。
多くの人は、複数のタスクを抱えることになります。
新たな仕事を振られた場合は、既存のタスクとの優先度・緊急度の確認を行ってください。
仕事を安請け合いして、期限に間に合わなかった場合、自身の評価は確実に落ちるでしょう。それどころか、相手に迷惑をかけることになります。
上司からすれば「他の人に依頼する」という選択肢も取れるので、あなたが抱えている作業を上司に伝えて、優先順位・緊急度を選択してもらってください。
以上、生産性が倍になる仕事の進め方として、「上司から仕事を依頼された場合の心得」について解説していきました。
より詳しい内容を知りたい方は、「コンサル一年目が学ぶこと」をぜひ一読してみてください。
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