Surface Hubでofficeファイルを共有する方法

初見殺しのスーパーツールSurface Hubの使い方記事第二弾。今回はoffice系ソフト(パワポとか)の共有とSurface Hub上での共有しながら編集する方法がまた分かりづらかったので設定を共有。

ちなみにこれの一番簡単な解決方法は「共有したいファイルを編集した履歴のあるTeamsアカウントでSurface Hubにログインする」ことである(むしろそれが標準的な使い方？)。

例を挙げて説明すると、起動しスタート画面が表示されている状態に表示されるログインメニューから上記の通り共有したいファイルの編集履歴のあるTeamsアカウントでログイン、その後メニューボタン(Windowsボタン)→アプリ一覧から開きたいファイルの対応officeアプリ(例えばパワーポイント)を起動する。
パワーポイント起動後に表示される画面左側に共有したいファイルの履歴が表示されているはずなのでそこから任意のファイルを選べばOK。

これでよし！と言いたいところだが、Surface Hubにサインインしたアカウントではアクセス履歴の無いファイルを共有編集したい時もあるはず。その場合上記の方法では履歴がないため開けないことになってしまう。
その場合どうしたら良いだろうか？ここからが完全に初見殺しなので詳しく説明しよう。

手順としては、先ほどのパワーポイント内のメニューから左側最下段にある「参照」を選択する。するとエクスプローラウィンドウが現れる(初期はSurface Hub内保存場所)。そしてウィンドウ左側にあるメニューからOneDriveを選ぶとログインしたアカウントの個人用OneDriveの中身が表示されるはずだ(サインインをしないといけない場合もあるのでその場合はサインインする)。
この状態でウィンドウ上側に表示される三本線アイコンをタップし、表示されるメニューから「サイト」をタップ、過去にアクセスしたことのあるTeamsのチームが表示されるため、保存されているTeamsのチームへアクセス、ファイルが保存されているチャンネルのフォルダーから目当てのファイルへアクセスすれば良い。

まとめると以下のフローで共有したいファイルにアクセスできる。

Teamsで任意のファイルが保存されているチームへアクセスした履歴のあるアカウントでSurface Hubへサインイン→Winボタン→パワーポイントアプリ起動→参照→OneDrive→三本線アイコン→サイト→Teams内チーム→ドキュメントフォルダ→各チャンネルフォルダ→目当てのファイル

さて、上記方法でファイルにはアクセスできた。しかしそれはアクセスしたい任意ファイルの保存先であるTeams内チームにPC版のTeamsアプリ内でアクセスしたことのあるアカウントだけの特権だ。最悪の状態、それはファイルが保存されているTeams内チーム及びファイルへのアクセス履歴が全くないアカウントの場合である。

この場合どうなるか、上記方法では「チームへのアクセスをしましょう」なる全く参考にならないメッセージがofficeアプリで表示され、目的のチームへのSurface Hub上のofficeアプリからのアクセス経路が完全に遮断されてしまう。
PCで利用しているアカウントであればPC版のTeamsで該当チーム、該当チャンネルから任意のファイルへアクセスすれば良いが、もしSurface Hub専用で使っているのアカウントの場合はドツボだ(弊社はこのパターンだった)。
なぜドツボかと言えば、Surface HubのTeamsはチームスレッド及びチーム内のファイルへのアクセス機能が無く、Teams経由でファイルアクセスができないためだ。
この場合大人しくSurface Hub専用アカウントでPC版にログインしてアクセス履歴を残せば良いのだが、それは正直めんどくさい。
ではどうすればSurface Hubのみで任意のファイルにアクセス可能となるだろうか？答えはOneDriveアプリもしくはwebブラウザからSharepoint経由で任意のファイルにアクセスすることである。

簡単な方法はSharepointの利用だ。やり方は、Sharepointへwebブラウザからアクセス、Teams内で参加しているチーム及びチャンネルのファイルフォルダをブラウズすることが可能なので、そこから任意のフォルダ→任意のファイルへとアクセスすれば良い。一度アクセス履歴が残れば以後はoffice各ソフトからアクセス可能だ。

もう一つのOneDriveアプリからのアクセス方法、こちらは少し分かりづらいので少し説明する。

まずSurface HubのOneDriveアプリを起動。するとTeams内の自身のOneDriveフォルダが表示される。
画面左のメニューから「サイト」アイコン(webページのようなアイコン)を選択すれば任意のチーム、任意のチャンネルのフォルダへアクセスできる。ただしこれも例の如くアクセス履歴がある場合だけ。
今はアクセス履歴が無いためよくアクセスするサイトに目的のチームが全く表示されていないはずだ。この場合の方法は、まずサイトのアイコンをタップした後にメニューの検索(虫眼鏡のアイコン)をタップ、アクセスしたいチーム名を検索しよう。Surface Hubのアカウントがチームへ招待済みであれば検索結果にチーム名が表示されるはずだ。
表示されてしまえはチーム→ドキュメントフォルダ→チャンネルフォルダ→任意のファイルの順でアクセスできるのはその他方法と同じ。また一度アクセスしてしまえば以後はパワーポイント経由だろうがOneDrive経由だろうが履歴からアクセス可能となる。

まとめ。OneDriveからの新規アクセスは以下のフローで実現可能だ。

OneDrive起動→サイトアイコン→虫眼鏡アイコン→検索結果から任意のチーム→ドキュメントフォルダ→任意のチャンネルフォルダ→任意のファイル

ポイントは、まずは検索、一度アクセスした後は履歴からアクセス、これを忘れないで欲しい。

Surface HubからTeamsの共有ファイルへのアクセスについてまとめた。方法は4つ、office各ソフトのアクセス履歴からのアクセス、office各ソフトからの参照、webブラウザ(Edge)からSharepointを使う方法、OneDriveアプリを使う方法の4つ。新規で開く場合はSharepoint経由が最も直感的に分かりやすいかと思うのでそちら活用頂きたい。

それでは良きSurface Hubライフを！