Power Platformを活用した小さな社内業務改善

こんにちは！アバナード Digital Innovation Studioの須田です。

今回は、社内のDX（デジタルトランスフォーメーション）として、Microsoftが提供するPower Platformを活用した社内業務改善で気づいたことについてお話いたします。

Power Platformを活用した業務改善には、利用者視点でペインポイントをひとつずつ継続的に改善していくことが重要です。Power Platformの強みの一つでもあるローコーディング（ローコード開発、最小限のコーディングでソフトウェア開発を行う手法やツールを指します）をいかし、業務の傍ら1か月ほどで実現することができました。実施した３つのプロセス、きっかけ、実装、小規模展開に絞って気づいたこと書いていきます。

きっかけ：面倒だ…と思ったときがチャンス

取り組みを始めたきっかけは、社内申請業務でいつも催促を受けている承認者の「面倒くさい…！」の一言でした。
その一言が気になり、同じチームのメンバ2名で何が面倒くさいのだろう？と分析してみました。すると、申請者や承認者の双方にペインポイントが存在していることを発見できました。

気づき
・「面倒」そのものを疑ってみる。
・一人だけの面倒？みんなの面倒？かを分析してみる。
・ひとりで解決する必要はない。チームのチャレンジとして捉えてみる。

実装：小さな試作から少しずつ継続的に機能を追加

ペインポイントを発見した後は、どう解決できるか？をできるだけクイックに実現する方法の検討です。ラフで作成した業務フローをもとにPower AppsとPower Automateで小さな試作を作り、一つずつ確認しながら業務を改善していきました。実装したアプリでは、申請時にMicrosoft Teamsで通知、Microsoft Teamsの一つの画面で通知から承認／否認ができるようにしています。Power Platformの強みでもある、ローコーディングでスピーディーな実装が実現できました。

気づき
・最初からフル機能を作らずに「ペインポイント」をひとつずつ解決する。
・確実に解決に向かっていることを確認しながら前に進める。

小規模展開：利用者から常にフィードバックを収集

機能を小さく始めただけでなく、少人数の利用者から少しずつ社内へ展開しました。スピード感をもってフィードバックを収集し、継続的改善につなげました。その際にユーザーの声を拾いやすくするため、Power Appsのアプリの画面にフィードバック機能を付け、いつでもすぐにフィードバックを取り込めるよう工夫しています。

気づき
・機能を小さく始めるだけでなく、利用者も小規模展開から始めることで改善のスピードをあげる。
・Power Appsのアプリの画面にフィードバック機能を付けることでユーザーからのフィードバック率を上げる。

さいごに

ツールを展開してみると「面倒くさい」と言っていた承認者の方から「申請が来たときに、すぐに対応できて、見逃すことが少なくなった！」だけでなく、申請者側からも「フォーマットが統一されているのでわかりやすい」などの声をいただくことができました。

普段の何気ない業務の「ちょっとした面倒なこと」に目を向けてみると、小さな業務改善のヒントを見つけることができるかもしれません。今回はプロセスでの気づきについての紹介だったので、今後PowerPlatformで実際に作成したツールについても紹介できたらと思います。
最後までお読みいただきありがとうございました。

＃記事を自動で書いてくれるツールがあったらいいのに…