GoogleドライブとLINEを連携する Googleドライブにアップロードされたpdfファイル名を自動的にスプレッドシートに記録し、ユーザーにLINEで通知するGoogle Apps Script

1. 概要

こんにちは！今回は、Googleドライブにアップロードされたpdfファイル名を自動的にスプレッドシートに記録し、ユーザーにLINEで通知するシステムの改善について解説します。このシステムは、ファイル管理と通知の効率化を目的としており、ユーザーの利便性を大幅に向上させることができます。本記事では、現状のシステムを詳しく説明し、具体的な改善点とその実装方法について紹介します。

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2. 現状のシステム

スクリプトの説明

このコードは、Google ドライブフォルダに新しいPDFファイルがアップロードされた際、そのファイル名、フォルダ名、アップロード時間をGoogle スプレッドシートに記録し、さらにLINEに通知を送信するシステムを構築します。

主な機能

1. Google ドライブのフォルダ監視:

   • 指定したフォルダ（およびサブフォルダ）内の新しいPDFファイルを検出します。

   • フォルダ内の新しいPDFファイルの情報（ファイル名、フォルダ名、アップロード時間）をGoogle スプレッドシートに記録します。

2. LINE通知:

   • 新しいPDFファイルがアップロードされた際に、指定したLINEアカウントに通知を送信します。通知にはファイル名、フォルダ名、アップロード時間が含まれます。

3. 再帰的フォルダチェック:

   • 指定したフォルダだけでなく、そのサブフォルダ内のファイルも再帰的にチェックします。

4. 処理済みファイルの管理:

   • 各ファイルの処理状況を管理し、同じファイルが再度処理されないようにします。

役に立つ対象者

• ドキュメント管理者:

  • 多数のPDFファイルを管理している場合、特定のフォルダにアップロードされた新しいファイルを自動的に追跡し、記録を保持しつつ、通知を受け取ることで、管理の効率を向上させることができます。

• プロジェクトマネージャー:

  • チームメンバーがプロジェクト関連のPDFファイルを指定フォルダにアップロードする際、その情報をリアルタイムで把握し、スプレッドシートにログを残すことでプロジェクトの進行状況を追跡するのに役立ちます。

• 教育機関の管理者:

  • 学生や教師が提出するPDF形式のレポートや課題を監視し、提出された際に自動的に記録を残し、通知を受け取ることで、提出物の管理を効率化できます。

• ビジネスオーナー:

  • 従業員が提出するPDF形式の報告書や契約書を自動的に監視し、アップロードされたタイミングで記録と通知を受け取ることで、ビジネス運営の透明性と効率を向上させることができます。

このコードは、PDFファイルの管理を効率化し、重要なファイルのアップロード状況をリアルタイムで把握したい人々にとって非常に役立つツールとなります。

以下　有料部分にはgasのコード、設定方法が記載されています。