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幼稚園の制服販売をWEB化したお話①

はじめに

こんにちは、でのぞです。私が勤めている学校法人では、幼稚園3園を経営しています。今回は、幼稚園で行われている制服販売を、kintoneとトヨクモ製品を使って「紙注文からWEB注文にしたよ。」というお話を書きたいと思います。

制服販売は事務部門のお仕事

うちの学校法人は、事務部門(事務員)と教育部門(教員)といった感じでざっくり分かれていて、幼稚園の制服販売は、事務部門の”財務課分室”という部署が3園分をまとめて担当しています。

財務課分室は一人体制になっていて、佐々木さんという方が、制服販売や消耗品の販売など、法人内の販売関係に関わる全ての業務を担当しています。
佐々木さん、本当にいつもありがとうございます!という感じです。

佐々木さんと始めたWEB化PRJ

現在、佐々木さんと色々な業務をkintoneに移行するPRJが進んでいて、まずは、販売関係の業務を少しずつkintoneに移行中です。

「一人体制だからこそ業務の見える化」

これって、とても大事なことだなーと思います。

「幼稚園の制服販売をWEB化したお話②」では、構築について簡単に解説するので、先に幼稚園の制服販売がどのように変わったのか書いておきます。

WEB化する前は、こんな感じの流れで業務が行われていました。

WEB化前の流れ

1.保護者が注文書に記入して、幼稚園に提出する。
2.幼稚園から財務課分室へ、FAXで注文書を送る。
3.財務課分室へ注文書が届いたら、業者へメールで注文。
4.紙の注文書をデータ化(Excelに入力)
5.領収書を準備して、幼稚園に領収書をお渡し。
6.業者から幼稚園に商品納品。
7.保護者へ商品お渡し。
8.お支払いして領収書お渡し。

ざっくりこんな感じの流れです。現場から財務課分室へ、財務課分室から現場へ、みたいな流れが発生してますよね。
これが、WEB化後はこんな感じの流れに変化します。

WEB化後の流れ

1.保護者はWEBフォームから注文。
2.WEBから受け付けた注文データを基に、業者へメール注文。
3.業者から幼稚園に商品納品。
4.保護者へ商品お渡し。
5.お支払いした後、その場で領収書発行してお渡し。

kintone+トヨクモ製品を活用して、現場から財務課分室へ、財務課分室から現場へ、の流れが無くなり、だいぶ業務フローをすっきりさせることが出来ました。
「幼稚園の制服販売をWEB化したお話②」では、構築について簡単に解説しますので、②へどうぞー🚙=3



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