バックオフィスのデジタル化：電子契約
ご覧いただきありがとうございます。
今回は、バックオフィス業務のデジタル化を進めるサービスの一つ、
「電子契約サービス」に関してお話しさせていただきます。
弊社でも、使用頻度や料金、内容等を比較検討した結果「NINJA SIGN 」を使用しています。
電子契約サービスとは、紙の契約書に印鑑を押す代わりに、WEB上で電子ファイル（PDF形式の契約書など）に署名・押印（電子署名やタイムスタンプを付与）して契約を締結できるシステムのことです。
WEB上で締結することで、何ができてどんな改善に繋がるかを、メリットとデメリットを踏まえて紹介します。
メリット
①コスト削減
契約のコストには、紙代・インク代・印紙代・切手代・保管料（事務所やキャビネットなど）・人件費などがあります。
電子契約サービスを使うことで、この中から、人件費以外のところはコストの削減ができます。
特に、印紙代の削減と切手代の削減は大きいのではないでしょうか。
多くのスポンサーなどを集める企業やプロジェクト・イベントであれば、多くの印紙代・切手代が必要になりますので、その分だけ削減できます。
②業務の効率化
契約締結までには、内容確認・作成・稟議・製本・押印・郵送・確認・返送・保管などがあります。
この中で、製本・押印・郵送・（実物の）保管の部分を改善できます。
また、内容確認や作成、稟議といったところも、大幅に改善が可能です。
一般的な流れですが
①メンバーが必要な契約書を作成し、②稟議にかけます。この時も承認者を指定してメールが送られ、申請や棄却などコメント付きで行えます。その後、③署名・押印済のPDF付きのメールを、先方の担当者宛に送付し、④必要事項を記入し返信してもらうことで、署名・押印された契約書がメールで届き、⑤締結となります。
稟議フローを作成することで、誰の確認待ち、承認待ちなのかなどの進捗状況を可視化することもできます。
③コンプライアンスの強化
電子署名とタイムスタンプによって契約内容の改ざんリスクを最小化することができます。
また、保管のための鍵付きのキャビネットなども必要なくなりますし、どこにあるのか探すときも、自社サーバーやクラウドでの保管であれば、すぐに見つけることも可能です。
デメリット
①社内や取引先の理解が得にくい
自社の場合でも、導入から運用までに、業務フローやルールを決めたり、理解してもらったり、使い方に慣れてもらう必要があり、手間がかかります。
また、取引先の業務フローも変わるため、手間になってしまうので、紙でして欲しいなど要望になりかねません。
ですので、電子契約のメリットをしっかりと説明し、理解していただく必要があります。
②電子契約できない書類もある
不動産関連などの一部の契約では、紙での契約が義務図けられているものがありますので、そういったものでは電子契約できません。
・定期借地・定期建物賃貸借契約
・宅地建物売買等媒介契約
・特定商品取引法で書面交付義務が定められているものなど
当てはまらない、あるいは、それだけ紙でといった使い方であれば、デメリットにはならないかと思います。
一時、判子を押すだけのために出社が必要と、ニュースにもなりました。
それを踏まえ、書面に押印を求める慣行が企業の在宅勤務（テレワーク）を阻んでいるという指摘もあり、前政権でも「脱ハンコ」を推進していました。
本人確認には必要なハンコですが、今、見直せるべきところは変えて、本業に専念できるように、バックオフィスのデジタル化を進める時ではないでしょうか。
前回の記事はこちらです。
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