プロジェクト／タスク管理ツール、なにつかってる？

本記事では、私がこれまで使ってきたプロジェクト／タスク管理ツールの変遷を紹介しながら、管理ツールに求めることを記載したいと思います。

今つかっているツール

2020/4/29 現時点においては Todoist をつかっています。

有料プランに加入し 2 年目です。これまでつかってきたツールの中では断トツでお気に入り。

Todoist の良さは、とにかく操作がシンプルでストレスがないことに尽きます。特にタスク完了は快感です。1-Click で完結します（動画の 1:10 -1:20 参照）。気が進まないタスクの登録もサックサク。もっさりな Redmine とは大違いです。

また、カルマという概念も推し要素のひとつ。タスクを消化する度にたまるポイントのようなもので、期限を経過したタスクがあると逆に減少します。スケジューラや繰り返しタスク機能などを活用するとさらにポイントアップ。カルマを貯めようと思うと自ずと効率があがる仕組みです。

一方、プロジェクト管理機能が弱いのが玉にキズです。一応、プロジェクトという概念はあるのですが、タスクのグルーピング機能のようなもので、ガントチャートだったり課題一覧のような機能はありません。

これまでつかってきたツール

Todoist に落ち着くまで様々なツールを試しました（後述のタイムライン参照）。いずれもそれなりに日常を回せるものの、細かい不満がたまっていくものです。

高校卒業までは学校が提供してくれる計画表などをそのまま使ってました。大学からデジタルに移行しますが、当時はオンラインサービスは皆無で、携帯のスケジューラ機能でやりくりしてました。ちなみにアナログ手帳は一度も使ってことがありません。字が汚くて読めないので。

理系なので4年目から研究室に配属されるのですが、そこで出会ったのがテキストエディタ Emacs とプラグインの「howm」。Wiki 風のメモをサクサクとることができるというものです。

※https://howm.osdn.jp/menu.png より引用

Todoist に出会うまでは、howm が至高と考えていました。キーボードショートカットが洗練されており、タスク登録や消化のアクションがシンプルです。生活のすべてが Emacs で完結する者としては決定版でした。

残念ながら就職してトラディショナルな SIer で生きることになり、Emacs そのものを使いずらい状況になってしまったこと、howm 自体もメンテが終了したことから、私の長いツール探しの旅が始まったのです。

職場では Excel 方眼紙にタスク入力せよとか言われて絶望しかなかったわけですが、しばらくはプレーンテキストに俺ルールでタスクを記述し凌いでいました。

# Doing
[YYYY/MM/DD] hoge

# T.B.D
[YYYY/MM/DD] hoge

# Done
[YYYY/MM/DD] hoge

テキストファイルをファイルサーバなりバージョン管理システムなりに登録しておけば、どのマシンでも閲覧・編集できます。

とはいえ自分個人のタスク管理しかできず、チームマネジメントには向きません。結局、操作性のこだわりを捨てて、Redmine や Trello など試し、Todoist で理想に出会えたと思いきや、やはりプロジェクト管理機能が弱いということで、振出に戻る。

タスク管理とプロジェクト管理は視点が違う

タスク管理はプロジェクト管理の一部と考えてきたのですが、最近、まったくの別物であると考えるようになりました。

プロジェクト管理とは、プロジェクトを成功に導くために行われる諸活動であり、課題とリスクをコントロールしていくことです。ここで重要なのは、タスクの担当者としての視点になってはいけないということです。あくまでプロジェクト全体を俯瞰しなければならない。サッカーに例えるならばゴールキーパーか監督の立場。この観点からいうとタスクの洗い出しと進捗状況を把握すればよいです。

一方、タスク管理とは、タスクの担当者の視点で、タスクの登録と消化を効率的におこなうことです。こちらはプレイヤーの立場。より多くのタスクをより短期間でこなすよう PDCA を回す必要があります。

ぼくのかんがえた最強の管理ツール

前述のとおり、プロジェクト管理とタスク管理は別物と考えると、私の理想の管理ツールは、プロジェクト管理とタスク管理双方をバランスよく実現できるツールです。

タスク管理ツールとしての最優先事項は「ストレスフリーな操作性」です。どもそも計画立てたり進捗確認するのって精神的に辛くないですか？子供のころから宿題は一夜漬けで片づけるマンな私にとって、計画やスケジュールはストレスの素でしかないのです。

プロジェクト管理ツールとしては、計画策定からタスク洗い出し、消化状況の管理を１ツールでまかなえること、ガントチャート・PERTチャート・マインドマップなど複数のビューに切り替えられることです。

Wrike は最強の管理ツールになり得るか？

いまは Todoist + Wrike の組み合わせを試そうとしています。

Versatile & Robust Project Management Software | Wrike

Wrike はかなりいい線いってます。定性的な計画概要を記述する Wiki ビューが標準で備わっていて、新規プロジェクト作成するとまず書かされます。これによりプロジェクト準備を開始するときの心理的な負担が軽減されます。また、ガントチャートビューとタスクビューをさくさく切り替えられることも好印象です。なにより洗練されており軽快な操作性は私の志向に刺さります。

そんな Wrike でも PERT チャート、マインドマップビューは備わっていません。なかなか一本で賄えるツールはないので、プロジェクト管理ツールとタスク管理ツールを密に連携させることが現実解ではないか、と考えています。

# 一時期、自作しようと考え、モックアップまで作ったのですが、実装に至らずです。マインドマップを自作するのが私のコーディングスキルだと敷居が高くて…

まとめ

・Todoist は個々のタスクを管理するには素晴らしいツールだが、プロジェクトとして管理するにはつらい
・Wrike でプロジェクトの全体像を設計・俯瞰しつつ、日々のタスク登録・消化のみ Todoist でできるとうれしい