研究効率化のための、エクセルを使ったマルチタスク管理の勧め

　研究者という仕事をしていてラッキーなのは、自分がその日やることを自分で決められるということだ。しかしそれゆえに過去の僕は、「今よりもっと効率的に仕事を進められるのではないか」「実は今この瞬間にも時間を無駄にしているのではないか」という猜疑心にいつも苛まれていた。研究においては、いかにして論文を早く出すか、という工夫も大事なのだが（以前の記事参照）、僕は鎌倉に住んでいることもあり、ゆっくり仕事をしていると家に帰るのが絶望的に遅くなるため、日々の生活の中でもできるだけ効率的に仕事を進めるように努力している。ここではそんなミクロの視点で、普段のスケジュールをどうやって上手に管理し、効率を最適化するか、という点について僕が工夫していることを述べてみたい。結論から先に言うと、エクセルの表を使った管理法の紹介になる。

　僕が思うに、実際に研究（と言うか実験）においては、いわゆるマルチタスクの業務スタイルが一般的だろう。そこでは、例えば、今日は午前中のうちにプロジェクトAのマウスの体重計測と薬剤投与、午後にはプロジェクトCの培養細胞からタンパクを抽出する。空いた時間があればプロジェクトBのPCRをやろうかな。明日はプロジェクトAについては作業がないので、プロジェクトCの培養細胞から抽出したタンパクをブロットし、プロジェクトDのマウスの馴化を開始する。。。。といった感じで仕事が進む。つまり、

１、一日のうちでも、長期的にも、同時に複数の作業を走らせることが多い

２、時刻を厳密に決める必要がなく、また実験の進行に応じて厳密な開始時刻を決められない場合も多いので、時間軸で区切って予定を入れるのに馴染まない

と言う２点が特徴ではないだろうか。

　こうした作業を管理する場合でも、google calendarなんかを使うことは可能だし、周りでもそうしている人はいたが、見ているとどうしても時間の無駄が多く、うまく組めていないのではないかと感じることが多かった。プロジェクトが２個くらいならうまく組めるかもしれないが、3つ4つの実験を並行して走らせる様になってくると（そしてそれが効率的な仕事の進行にはどうしても必要なのだが）、余程上手に組まないと、空き時間や、下手すると「空き日」ができてしまったりして、どうしても無駄が多くなってしまう。実際僕も大学院の頃は行き当たりばったりにスケジュールを組んで、無駄ばかりしていた気がする。

　ところが、エクセルを使った管理法を導入してからは、かなり無駄が減って、ずいぶん効率的に実験を進められる様になった気がしている。その具体例は下の図の様になる。

　これはランダムに拾った僕のある月の実験スケジュールだ。見てもらうとわかる様に、縦1段が1日になり、横の列はそれぞれ基本的に一つのプロジェクトに割り当てられている。色分けすることでより視認性を高めてはいるが、基本的に一つのプロジェクトが一列（か隣同士の列）にスタックされているので、業務の流れが非常に分かりやすくなっているのが分かるだろう。ちなみに一番左の小さな升目は作成中のマウスの週令を表しており、この様にflexibleに列の数や幅を操作することで、その時の状況に合わせて使いやすい様に好き勝手フォーマットを調整できるのは、エクセルを使うメリットの一つだろう。もちろんDropboxなどのクラウドに入れてスマホでも同期しているので、外出先でもなんでも参照可能で、敢えて何かのスケジュールアプリを使わなくても全く問題ない。

　こうしたスケジュール管理を試してもらうとわかると思うが、効率的に実験を組むという作業がグンと楽になり、その分効率も上がる（はず）。またそれ以上に、一旦スケジュールを組んでしまえばあとはそれに従うだけなので頭を無駄に使う必要が無く楽でもある。例えば僕はある論文のreviseの実験の場合（一般にreviseにおいては3ヶ月くらいでたくさんの実験をして、そのあとで論文を書き直さなければならず、上手なスケジュール管理がcriticalになる）、僕がまずしたことは最初の2日間くらいで実験の日程を全て組んでしまうことで、そのあとは適宜修正はあれど基本スケジュールに則り実験を進めていくだけで、ほぼ予定通りすごい数の実験をこなすことができた。

　いかがでしょうか。これくらいは世の中では当たり前の管理法なのかもしれないが、あまり周囲でこういうやり方をしている人がいないので、せっかくなので紹介してみた。研究者に限らずこういう管理法が馴染む仕事をしている人はいるだろうし、また複数人で仕事を進める場合にも応用できるかもしれない。ちなみに周りの人にも時々この管理法を勧めるのだが、なかなか採用してもらえることは少なくて、性格的な向き不向きがあるのかもしれないと思っている。あるいはひょっとしてみんな秘密にしているもっと良い管理法があるのかもしれず、もしそうだったら是非教えてください。