Completed Staff Work (CSW)

Completed Staff Work 原典の和訳

米国系の企業などでは良く「Completed Staff Work」という表現が使われるが、概念理解のために、オリジナルの論文を邦訳する

The following memorandum has been reproduced countless times by military and civilian organizations since World War II and has become a widely accepted definition of what effective staff members do. The original memorandum was drafted for the Provost Marshal General, U.S. Army, by Colonel Archer J. Lerch, Deputy Provost General. It was published in the January 29, 1942 issue of the Army and Navy Journal.

COMPLETED STAFF WORK の概念は、第2次世界大戦の時代に米国陸軍の憲兵副司令官だったLerch副司令官によって起稿されたMemorandumが原型である。以降、軍民双方の組織において、スタッフ部門の職員の理想的なアウトプットを定義づける原則として広く採用されている。

COMPLETED STAFF WORK

The doctrine of “Completed Staff Work” is a doctrine of this office.

1. “Completed Staff Work”の原則は、我が部門の原則である

“Completed Staff Work” is the study of a problem, and presentation of a solution, by a staff officer, in such form that all that remains to be done on the part of the head of the staff division, or the commander, is to indicate his approval or disapproval of the completed action. The words “completed action” are emphasized because the more difficult the problem is, the more the tendency is to present the problem to the chief in piece-meal fashion. It is your duty as a staff officer to work out the details. You should not consult your chief in the determination of those details, no matter how perplexing they may be. You may and should consult other staff officers. The product, whether it involves the pronouncement of a new policy or effects an established one, should, when presented to the chief for approval or disapproval, be worked out in finished form.

2. “Completed Staff Work” は、部門職員による、課題についての研究であり、かつ、解決策についてのプレゼンテーションである。それは、「あとは、部門長または司令官によって、当該策の実行の承認または否認をなされるのを待つのみ」という形式をとる必要がある。ここで、「当該策の実行」が強調されるべきなのは、課題が難しければ難しいほど、職員としては部門長に対して課題を小分けにして提示したくなる傾向があるからである。しかしながら、細部に至るまで検討し切ることこそが、職員の責務であり、それがどんなに複雑であろうとも、上司に細部のオプションを決めさせようと相談するべきでない。相談するのであれば、同僚に相談すべきである。成果物は、それが新しい政策の公布であろうと既存の政策に影響するものであろうと、部門長の承認または否認をあおぐときには、最終的なものになっていなければならない。

The impulse which often comes to the inexperienced staff officer to ask the chief what to do, recurs more often when the problem is difficult. It is accompanied by a feeling of mental frustration. It is so easy to ask the chief what to do, and it appears so easy for him to answer. Resist that impulse. You will succumb to it only if you do not know your job. It is your job to advise your chief what he ought to do, not to ask him what you ought to do. He needs answers, not questions. Your job is to study, write, restudy and rewrite until you have evolved a single proposed action – the best one of all you have considered. Your chief merely approves or disapproves.

3. 経験の浅い職員であるほど、特に課題が難しいときほど、フラストレーションを感じて、部門長にどう動けば良いのか指示を仰ぎたくなるものである。部門長に、どうしたら良いのか聞くことはとても簡単だし、それに答えることも部門長にとっては簡単なことのように思える。しかし、その気持ちを抑える必要がある。自分の仕事を理解していないから、そのような気持ちに屈してしまうのである。職員の仕事は「部門長が何をすべきか助言する」ことであり、「部門長に何をすべきか助言してもらう」ことではない。部門長は、答えを求めているのであって、問いを求めているのではない。検討し、文書に落とし込み、また検討し、また文書を推敲するということを、ただ1つの最終提案になるまでー自分が最適だと考えるものになるまでー繰り返すことが、職員の仕事である。部門長は、単にそれを承認するか否認するか、をするだけである。

Do not worry your chief with long explanations and memoranda. Writing a memorandum to your chief does not constitute completed staff work, but writing a memorandum for your chief to send to someone else does. Your views should be placed before him in finished form so that he can make them his views by simply signing his name. In most instances, completed staff work results in a single document prepared for the signature of the chief, without accompanying comment. If the proper result is reached, the chief will usually recognize it at once. If he wants comment or explanation, he will ask for it.

4. 上司に対しての説明や文書が長くなって上司を悩ませてはならない。文書を書くこと自体は、"Completed Staff Work"ではないが、その文書が上司によって他の人に送られることは、"Completed Staff Work"に含まれる。職員自身の意見を一人称で記載し、上司は、単にその文書に自分の名前を署名するだけで、それを自分の意見として他の人に送れるようにするべきである。ほどんどのケースにおいて、"Completed Staff Work"は、補足説明を要しない1枚の文書にまとめられ、あとは上司がそれに署名をするだけ、という形式をとる。正しい結論に到達できれば、上司はすぐに理解するし、もし上司が補足の説明を必要とすれば、上司から説明を求める。

The theory of completed staff work does not preclude a “rough draft” but the rough draft must not be a half-baked idea. It must be complete in every respect except that it lacks the requisite number of copies and need not be neat. But a rough draft must not be used as an excuse for shifting to the chief the burden of formulating the action.

5. "Completed Staff Work"の原理は、「たたき台」を許容しないというわけではないが、「たたき台」は「生煮え」の考えであってはならない。たたき台であっても、あらゆる角度から見て成果物として成立しており、違いは単に正式書類としての体裁をとっていない、というだけであるべきである。たたき台を、最終提案の検討という労苦を上司に肩代わりしてもらうために用いてはならない

The “completed staff work” theory may result in more work for the staff officer, but it results in more freedom for the chief. This is as it should be. Further, it accomplishes two things:
a. The chief is protected from half-baked ideas, voluminous memoranda, and immature oral presentments.
b. The staff officer who has a real idea to sell is enabled more readily to find a market.

6. "Completed Staff Work"原則を実行することによって、職員の業務量は増えるかもしれないが、上司の自由度は増す。そしてそれがあるべき姿である。加えて、この原則は以下の2つをもたらす。
a) 上司が、生煮えの案や大量の文書、未熟な口頭説明に直面しなくて済む
b) 本当に良いアイディアを持っている職員が、活躍の場により巡り会える

When you have finished your “completed staff work” the final test is this:

If you were the chief would you be willing to sign the paper you have prepared, and stake your professional reputation on its being right?

If the answer is in the negative, take it back and work it over, because it is not yet “completed staff work.”

7. "Completed Staff Work"かどうかを確認する最終テストはこれである

『もし自分自身が部門長だったなら、自分の職業上のレピュテーションリスクを取ってでも、この提案について承認のサインをするだろうか？』

この答えが「否」であるなら、その文書を撤回してもう一度検討せよ。なぜならそれはまだ"Completed Staff Work"ではないからである。

Competed Staff Work の現代的解釈

70年近く前の概念でもあり、また軍隊という官僚的組織で生まれたこともあり「自分の仕事を増やして上司の仕事を減らすのが当然に部下の仕事だ（The “completed staff work” theory may result in more work for the staff officer, but it results in more freedom for the chief. This is as it should be.）」的な、現代においては少しマッチョすぎるテイストだが、これを読んで、部下に絶対服従を強いる上意下達を連想したとしたら、この概念の狙いとは真逆の理解である。

むしろ、部下であっても上司の視点に立って自分の仮説を持つ独立性・自律性を要求しているのであり、さしずめ、上司と対立しながら正義を押し通す反骨精神ある優秀な官僚、というロールモデルをイメージしているのかと感じる。いかにも米国映画に登場するCIAの主人公、という感じで米国的である。

気をつけるべき点としては、非常に優秀な職員を前提としているため、並みの企業でこの原則を徹底することに無理がありそうなことと、この原則を「形式的に」実践することで、上司とのコミュニケーションが減ってしまう（例：「上司を検討の壁打ち相手にするな（You should not consult your chief in the determination of those details）」などと書いてある）ことは、現実に適用する際に気をつけたほうが良さそうだ。