Salesforceで目標と実績を管理する

こんにちは、株式会社サイバーセキュリティクラウドの一人目BizOpsの徳です。
今回は、KGI / KPI の目標と実績を管理する仕組みについて深堀りしていきます。

目的

従来の管理方法は、

1. 実績についてはSalesforceの商談の金額やリードの数やフェーズなどをレポートで確認する

2. 目標が設定してあるGoogleスプレッドシートに 1 の実績を手入力して計算する

3. タスク管理ツールにコピペしたり再入力したりする

という状態でした。
この状況下では、「手間がかかる」、「リアルタイム性が欠如する」「履歴が残せない」という課題が生じます。
この状態から脱却することが目的です。

標準機能の限界

ダッシュボードのゲージグラフに目標値を入力することである一定期間を視覚的に管理することは可能です。
しかし3ヶ月前や、1年間を通した進捗や達成率などを確認したい場合、その都度目標数値を設定する必要があります。

過去のデータを利用して現状の改善を目指すためには、目標に対する実績を分析する必要があり、それを「誰でも、多角的に、柔軟に」使える状態にする必要がありました。

オブジェクト構成

超簡易的ER図

実績はすでに存在しているデータを活用します。
例えば商談の受注金額や（ある状態の）リードのレコード数がそれにあたります。
目標は専用のカスタムオブジェクトを作成し、管理する必要のある項目を用意します。
実績も同様にカスタムオブジェクトを作成し、目標と主従関係で関連付けます。
目標は月単位、実績は日単位で予め作成しておきます。
 
実績と、商談やリードを関連付けるため、実績明細というカスタムオブジェクトを作成します。
関連付ける手段をフローによって構築します。

フローで実績を捉える

商談やリードの状態が、KPIのロジックに一致した際にトリガーされるフローを作成し、実績と実績明細と商談などをつなげます。
目標を設定しているKPI1つに対して、フローを1つ作ります。

↓はインバウンドリード数のKPIに対して作成したフローです。
（詳細や作り方など知りたい方はご連絡ください！）

キャンペーンメンバーをトリガーにしてリードを関連付けるフロー

このような方法で、現状でおよそ30種類のKPIを計測し続けています。

結果的に表現できるものの例え

まとめ

Excelやスプレッドシートは万能なので、このような複雑なことをしなくても計測することは可能です。
今回お知らせした方法が必要になるのは、あくまでも「自動化」「リアルタイム性」「実績の履歴」などが必要になった場合だと思います。

当社はこれらが非常に重要であり、データを分析してビジネスを加速させていくために必要かつ結果が出ることを理解しているため、この構築にかかる時間を私に投資してくれました。

今後はこの仕組みをさらにブラッシュアップさせ、より高度なデータ分析が可能な状態を目指します。