【システムエンジニア採用強化中ブログ】～カジュアルな報告～
株式会社クレアライズ SE兼広報担当Hayashiです。
今週ははとても寒い日が続きましたね。身体を冷やすのは良くないので、積極的に温かい飲み物を取ったり、首・手首・足首を温めると良いと言われているので、冷やさないように服装に気を付けています。
報連相は難しい
皆さんは報連相できていますか？正直私は、ちょっと苦手なんです。
想定通りにいったこや上手くいったことは、報告しやすいんですが、やらかした時は少し躊躇してしまうんです。別に怒られる訳ではないんですが、やはり考えちゃいます。
報告をする場合に一般的に言われていることは、５W1Hや起承転結を意識したり、
結論から先に話をするなどありますよね。
クレアライズでも、研修のときから時間を掛けてしっかり指導されています。
この報告の仕方を少し変更しようと言うのが今回のメインテーマです。
研修を受けているんですが、それでもうまくいかないこともあるんです。
何に問題があったのか考えてみます。
若手は報告しようとなると、結論やフォーマットを気にするため時間が掛かってしまうことがあるんです。特にスケジュールが遅れている時など、フォーマットを気にするあまり報告するのが少し億劫になってしまいます。
さらに何か問題がある場合（あった場合）など、原因の考察や改善策を考えるのが難しいという点もあります。自分自身のスキル不足なのか？そもそもの業務フローが悪かったのか？経験が足りなくて判断が難しいです。
また、結論から話すにしても結論が正しいのか不安に思うこともあります。
こんな状況を見て社長が少しルールに幅を持たせることになりました。
報告の仕方を変える
整理ができていなくても、まずは話をすることが大切なんです。
と言うことで、むりに結論から話さなくても良いこととします。また、情報が整理できていなくても同様に良いこととします。
この場合、話しを聞きながら社長が整理してくれ、結論を一緒に考えてくれます。
ここでは、気軽に報連相ができるように、また、スピーディーかつテンポ良く話ができるように！っと、ルールに幅を持たせることにしました。
もちろん全てがカジュアルな報告で良いわけではなく、お客様や会議の報告の時は、フォーマットに沿った報告をする。これまで通り、そこは変わりません。
事前に準備することは、会議などスムーズに進行するためには必要ですね。他の参加者の時間を無駄にしないためのマナーですからね。
声掛けの変化
社長から話がある際に、研修を受けている時期は社長の時間が空いたタイミングで声掛けがあり、プロジェクトに参加するようになってからは、私のタイミングで調整してくれるように変わった気がします。
せっかくなので、社長に質問してみました。
社長曰く、きちんと線引きしているだそうです。研修の時はプログラムだけを学ぶのではなく、スケジュール調整を学ぶ必要もあって、プロジェクトに参加すると、割り込みタスクなどの想定外の業務が発生することも良くあるんです。とのこと。
たしかに、割り込みタスクは発生しますね。。
そのため、自分で決めたスケジュール通り進められなくても、周りと相談しながらスケジュールを変更することも覚えてもらうために、あえて突発的に話しかけるそうです。
研修が終えてプロジェクトに参加するようになると、1人前として敬意を持って接しているそうです。
今後、リーダー・マネージャーと経験を積む過程で、細かいことも教えてくれるそうなので楽しみです。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
メンバーの状況によってルールを少し変更したり、働きやすいように常に進化をしていく！面白い会社です。
ここまでお読みいただき、ありがとうございました。
また次回、お会いしましょう。
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