うまくいく在宅勤務のヒントをまとめてみた
新型コロナウイルスの感染拡大をうけて在宅勤務にする企業さんが増えてきた。今回はじめて在宅勤務をするというひとも多いだろうから、前職からふくめ、現在在宅勤務歴ほぼ 4 年目のひとりとして、ひとりでしごとすることからくる精神的負担をなるべく軽くするために自分なりに工夫してきたヒントをつらつらとかきとめておこうと思う。
● ヒント1: タスクを見える化しよう
● ヒント2: 25 分おきに 5 分、2 時間おきに 15 分休憩しよう
● ヒント3: 始業時間、就業時間をきっちり守ろう
● ヒント4: 自動化できる業務は自動化しよう
ヒント1: タスクを見える化しよう
ひとりでしごとをしていてよく困るのが「特定タスクについて、いま現在だれがボールを持っているのかわからない」「上司がリモートワークしている部下の業務状況を把握しづらい」ということ。
タスクの主導権をもっているのがいま誰なのかについての状況が見えないと、「わたしは A さんのしごとが終わるのをまっているつもりだけど、じつは A さんもわたしのしごとが終わるのをまっているつもりだった」という誤解にもとづくデッドロックが起きてしまう。上司から部下の業務量が見えていなければ、どんどん業務量が増え、むやみに残業が増えてしてしまう。
これが会社にいれば、同僚や上司とデスクも近く、「そういえばあれどうなってる?」と声をかけやすいし、残業が多い部下は上司の目につく。だけどリモート勤務ではそういうわけにはいかない。
こういう「見える化」ができていないことからくる精神的な負担はかなり大きい。だから、在宅勤務をするなら、はやい段階でこうした負担を解消しておきたい。メールのやりとりでタスクや進捗を管理をするのは、タスクからべつのタスクが派生したとき管理しづらく、責任やボールのありかも曖昧になりがちで、あとあと問題が発生したとき揉める原因にもなるからおすすめしない。
こうした「タスクの進捗や担当者の見える化」を支援してくれるオンラインサービスはいろいろ。だからリモートワークを始めるときは、IT部門、上司、部署のメンバー、そのほか外部の関係者などと話しあって共有のものをひとつ持っておくといい。会社の提供してくれるものがあればベストだが、なければ次善の策として、最低限次の機能があればよいと思う。
● カンバン方式かスイムレーン方式になっており、「今」「誰が」そのタスクに責任を持っているかがひと目でわかる
● 「未着手」「タスクをアサイン済み」「進行中」「完了」など、タスクのステータスがわかりやすい
● タスクに対するコメントを残せるコミュニケーション機能があり、次に処理をする人に明確な指示が出せる
● 締め切りを設定できる
● キーワードでタスクを検索できる
わたしは Trello (https://trello.com/) というタスク管理用のサービスを会社に利用申請して使っている。縦にステータス(未着手、アサイン済み、作業中、第三者待ち、キャンセル、完了)を表す列をつくり、タスク内の宛名付きコメントで現在の担当者を指定してから指示内容を書く。どれぐらい残タスクがあるか、特定タスクがいまどんな状態にあるかもかんたんに検索できるし、仕事量全体が見える化できるので、上司もそのときどきでの進捗や業務量を把握できるから、精神衛生上も楽だ。
タスクを依頼しあうごとにチケットを発行し、ステータスを管理するようなシステムを使いたければ、アトラシアンの JIRA も選択肢のひとつだろう。
メールでタスクを管理していたころは、大きいプロジェクトの細かいタスクについて「やりのこしがないか」「相手は本当にやってくれているのか」と心配することもあったけど、この方式にしてからは「あのタスクいまどうなっているんだっけ」という心配がいらなくなった。
>> 次回はヒント 2『25 分おきに 5 分、2 時間おきに 15 分休憩しよう』
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