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オンライン教室運営Tips - メール・メッセージ・サービス選定の3つのポイント

こんにちは!オンライン教室開設サービスcoperiの代表の成田です。

今回はオンライン教室運営において生徒さんとのコミュニケーションに必須となるメール・メッセージ・サービスについての話題です。

教室運営においては、クラス当日に満足してもらえるクラスを提供するというのが最も大切ではありますが、クラス開催前後での不明点の確認や感想・意見のヒアリングなど、テキストでのやりとりも何かと発生します。

いくら良いクラスを提供していても、質問になかなか答えてくれなかったり、感想を送ったのに返信もないといったことでは、次回またクラスを受けたいとは思いません。

テキストのやりとりの頻度や質は、先生及び教室に対する印象・信頼感にも大きく影響する一方、生徒へのテキストでのフォローアップは想像以上に時間が取られる作業になるため印象を損なうことなく効率的に行いたいものです。

テキストでのやりとりにはメールやLINEなど、プライベートで利用しているサービスを使う方法もありますが、アドレスやアカウントを教えることになるためプライバシーの観点からも教室運営用には別のものを用意するのが良い方法といえます。

教室運営のやりとりはプライベートとは違ったコミュニケーションであるため、それに合った機能があるサービスを利用するのがおすすめです。
以下であげる3つの機能は教室運営のために必須と言っていいとても役に立つものなので、ぜひ選定の際の参考にしてみてください。

1. 自動送信

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教室運営において生徒さんに対してメッセージを送った方が良いタイミングは思っているより多いものです。

生徒が申込ページ上から申込をしてくれた際やクラス料金を支払った際に確証メールが届かないと不安に思うでしょうし、問い合わせをした際に返信まで時間がかかる場合でも問い合わせを受け付けた旨のメールが届いていれば、安心するでしょう。

また、先生側からもレッスン終了後に、感想や意見を受け付けたり、次回のクラスの案内をしたい等、積極的にメッセージを送りたいシーンもあります。

このようなメッセージは重要である一方で、定型化できる内容のため、毎回、自分で送信するのではなく、システムで定型文を自動送信できるようにしておけば、大幅に手間を省くことができます。

また、自動送信機能にはクラス開催のリマインドなど、自分で忘れてしまう可能性があるものを漏れなく送信できるというメリットもあります。

オンライン教室の場合、手軽に申し込めるものが多かったり、お互い顔も見たことのない人とのやりとりになることから、ついクラス当日の予定を忘れてしまうというのも起きがちです。
開催前にリマインドメールが自動で送信されることによって生徒のドタキャンと先生自身のド忘れを防止することができます。

coperiのメール・メッセージ機能は、各種必要なタイミングでのメールの自動送信、クラス開催前日及び1時間前の自動リマインドメールなど、運営効率化とミスの防止に役立つ機能があって安心して使えるサービスになっています。

2. 一斉送信

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クラス開催の前後には参加者全員に同じ内容の連絡をしたいケースが多くあります。例として以下のようなものがあります。

・クラスで使用する物の準備のためのリマインド
・教材や資料の送付
・開催日時変更のお願い・クラス内容の変更連絡
・クラス終了後の次回開催の連絡

1対1のプライベートクラスや、2、3人の小規模クラスの場合はそこまで大きな手間ではありませんが、人数が増えると同じ内容をコピー・貼り付けして送付するのは煩雑な作業になりますし、抜け漏れが発生する原因にもなります。

これらの課題を解決するためにFacebookやTwitter、LINEなどでグループを作って連絡するという方法もありますが、アカウント情報を知らない人に共有することになるため、教室運営上はプライバシーの観点から良い選択とは言えません。

その点で、クラス参加者に一斉送信ができる機能があるメール・メッセージ・サービスを利用するのがおすすめですが、一斉送信を追加オプションとしているサービスも多いため事前に確認の上、選定することが重要です。

3. コミュニケーションの制限

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個人でオンライン教室を運営し、日々、メッセージのやりとりをしていると次第に生徒との距離感が縮まって、カジュアルな質問が高頻度で送られてきたり、クラスに関係ない連絡があったりといったことが起こります。

先生としては生徒に継続してクラスを受講をして欲しいので、できるだけきめ細かく対応したいと思うのが普通ですし、親しみやすいカジュアルなコミュニケーションを心がけている方も多いので、このようなことは決して珍しいことはありません。

継続受講者が少ないうちは個別に時間をとって対応していくことも可能ですが、生徒数が増えてくると、常にメッセージ対応に追われ、クラスの準備やプライベートの時間が削られていき、ストレスにも繋がります。

また、徐々に教室の人気が出てきてSNS上でのフォロワー数=ファンになってくれる人が増えると、新規の生徒の中にはクラスの内容以上に個別のコミュニケーションを主な目的として受講する人も現れます。

これに対応する方法として、プライベートのメールやメッセージでやりとりをしないというのは大前提ですが、専用のメッセージサービスを利用する場合も利用制限があるものを選ぶのが良い選択です。
利用制限の例としては、以下のようなものがあります。

・クラス開催後、一定期間が立つとメッセージができなくなる
・月謝制や月額のメンタリング契約の場合も生徒側からのメッセージの回数を制限する

オフラインの教室の場合は顔を合わせる機会があるので、教室以外の時間は急ぎでない限りコニュニケーションを遠慮するという心理が働きやすいのですが、オンライン教室の場合、オンライン上のみでの関係であることも多く、SNSでのコミュニケーションのように時に遠慮する感覚が鈍くなりやすいので特に気をつける必要があります。

まとめ

オンライン教室運営において必須となるメール・メッセージサービスを選ぶ際のポイントとして、3つの機能「自動送信」「一斉送信」「コニュニケーション制限」について説明しました。

どれもプライベートで利用する時にはあまり気にしない点ですが、教室運営においては効率化やミス防止、プライバシー保護に役立つ非常に重要なポイントなので、サービスを選ぶ時の参考にしてもらえると嬉しいです。

最後に宣伝で恐縮ですが、私たちが運営しているcoperiはオンライン教室を開くためのオール・イン・ワンのwebサービスで、5分で告知のためのwebページ作成、自動でのオンライン決済、ボタン一つでビデオ通話などが揃っていて簡単に利用することができます。

今回のトピックでご紹介した各種メールの自動送信や一斉送信の機能も付いた生徒さんとのチャット機能もあり、更にチャットでメッセージを送信した際に相手の見逃しを防止するためにメールで通知が届くような仕組みもあります。

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今後も様々な機能について開発していく計画なので、ご興味ある方はぜひ利用してみてください!
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