オンライン教室運営Tips - 申込・生徒管理ツール選定の3つのポイント
こんにちは！オンライン教室開設・運営サービスcoperiの代表の成田です。
今回はオンライン教室の運営効率化に役立つ申込・生徒管理ツールを選定する時に基準となるポイントについて解説していきます。
継続的な教室運営のためには、生徒さんに満足度の高いクラスを提供することが最も重要で、その実現のためにクラスの内容や教え方を高めていくことに意識を集中したいものです。
一方で、円滑な教室運営のためには、クラスを提供する以外にも生徒への事前連絡やキャンセルの対応、支払い管理など、事務的な作業も多いのが現実です。
これらは難しい作業ではない一方で、手作業で行うのは手間と時間がかかり、規模が大きくなってくるとミスも発生しやすくなるため、ツールを使うことで効率性を高めるのが有効です。
効率を上げることで生まれた時間を、創造性の求められるクラスの準備に充てることで教室全体の付加価値を高めていくことにも繋がります。
生徒管理ツールを利用する上で、選定の基準とすべき3つのポイントについて説明していきます。
1. 生徒管理
生徒管理ツールというと、生徒の名前と連絡先情報を一覧で見ることができる名簿のようなものがパッと思いつきますが、それだけでは十分ではありません。
教室全体の生徒、特定のクラスの生徒といった具合にグループ毎に表示したり、課題の提出状況や月謝の支払い状況などの各生徒のステータス管理、さらにはそれらの分類毎に一斉にメッセージを送信するといったように、生徒管理に求められる機能は多岐に渡ります。
（メッセージ機能選定のポイントは前回の記事でまとめていますのでご興味のある方はご参考まで）
これらの生徒管理をノートに手で記録する方法やエクセルなどの表計算ツールで管理するのは煩雑で、且つ、人的な作業にはミスもつきもので、自動で管理できるツールの利用がおすすめです。
また、オンライン上で申し込みページを設けて申し込み情報が自動集計されるようなサービスを利用するのは、手入力のミス防止に繋がるため良い方法ですが、そのページ以外にメールや電話など他の申し込み方法を用意している場合は、申込者のリストが分散してしまうという問題があります。
オンライン受付けに窓口を一元化するのは運営上は効率的ですが、教える分野によっては、対象となる生徒の世代がネットの利用に不慣れなどの場合があり注意が必要です。
このような場合は、申し込みをオンラインだけに限定するのは獲得できるはずの生徒を逃してしまったり、既存の生徒の満足度を下げてしまうことにも繋がります。
メールや電話など、対象となる生徒のニーズに合わせた申し込み方法も用意する場合は、オンライン受付けで自動取り込みされた生徒のリストにその他の方法で申し込みがあった生徒を追加できるような自由度のあるツールを利用することで手間を最小限に抑えながらリストの分散化を防ぐことができます。
2. キャンセル対応
教室運営においてクラス参加者のキャンセルはつきものです。
残念な事態ではありますが、返金などお金のやりとりも発生するため、これをいかに遅滞なくスムーズにできるかは、申し込んでくれた生徒本人の印象だけではなく、教室の評判にも繋がります。
その意味で、クラスの申し込みページ上にきちんとキャンセルポリシーを掲示し、キャンセル期限（通常クラス開催の●日前）、キャンセルした際の返金額（手数料は差し引かれるか？）を明示することが重要です。
申し込み管理のツールを利用する際には、設定したキャンセルポリシーの期限内であれば生徒がシステム上でキャンセルでき返金も自動で行われるものを利用することで、個別のメッセージでやりとりするといった手間や別途送金することに付随する手数料を省くことができます。
3. 支払い管理
クラスの料金を受け取っているかを生徒毎にきちんと管理することは、教室の売上や資金繰りに直結するためにとても重要です。
教室を運営する側からするとクラスの申し込み時に料金を事前に受け取ることができるのが理想的で、申し込みと同時にクレジットカードなどのオンライン決済が完了するサービスを利用しましょう。
オンライン決済にはクレジットカード決済の他に、電子マネー、銀行振込、コンビニ決済など様々なものがあり、利用する決済ツールがご自身の教室の対象となる生徒が使いやすい方法をカバーしているかを確認した上で、選定するのが重要です。
また、申し込みページ上の決済手段が利用できない参加希望者や、メールや電話など申し込みページ以外からの希望者を受け付ける場合は、その際の料金の受け取り方も決めておく必要があります。
その場合も、1. 生徒管理で説明したように、申し込みページ上から申し込んだ生徒のリストにそれ以外の方法で申し込みを受けた生徒を支払い情報も含めて追加し、生徒情報を一元管理できるようなシステムを利用するのがおすすめです。
まとめ
オンライン教室運営において必須となる申込・生徒管理ツールを選ぶ際の3つのポイント「生徒管理」「キャンセル対応」「支払い管理」について説明しました。
どれもツールを利用しない場合、手間がかかりミスも出やすい作業になるので、ご自身の教室に合ったツールを選定し、教室運営の効率化に繋げてもらえると幸いです。
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今回のトピックでご紹介した申込・生徒管理の観点でも今後、機能を強化していく予定なので、「こんな機能はあるか？」「このような機能が欲しい！」といったご要望がありましたら、お気兼ねなくこちらからご連絡いただけると嬉しいです。
その他の機能追加やサービス改善も進めていく計画なので、ご興味ある方はぜひ利用してみてください！
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