検証の実際〜その2

前回は、検証の流れをご紹介しました。

今回は、特に現地検証(サイトレビュー)についてご案内したいと思います。
一番気になりますよね。

ISOの審査を経験なさった方は多いかと思います。
形式的にはほぼ同じと考えてもらってOK

オープニングがあって、インタビュー、マニュアルやエビデンスの確認などを行った後、現地を見て回るサイトビジット、戻ってきて審査員同士での内部ミーティング、クロージング、という流れです。

さて、最初に言っておきたいことが、2点あります。

1．担当者への周知徹底
2．エビデンスの準備

当たり前だと思われるでしょうが、当たり前にされていないことが多くて、一番苦労して、かつ時間がかかって、その他のスケジュールに支障が出ることが「当たり前」に起きます。

検証は抜き打ちの立入検査ではありません。
何を見るか、どこを見るか、いつ廻るかを、計画書でご案内します。
お互い、時間を無駄に過ごさないために、用意周到で臨みましょう

まず、現場の担当者、総務・経理・購買の担当者、システムの担当者などなど、およそ関係する「かもしれない」という方々まで、検証がある旨を広くアナウンスしておくことです。

「当たり前」のように思われるかもしれませんが、「当たり前」のように何度となく発生し、後日のフォローアップや手戻りが発生するのが「当たり前」になっているのも事実。ですので、敢えてもう一度ということです。

ここで、担当者に当日「スタンバって」もらっておく必要はありません。
連絡が取れれば、どこにいてもらっても構わないです。

検証を進めるに当たって出てくるのが、

・伝票があるのか無いのか
・記録しているのかいないのか
・システム上対応できるのか否か
・最新版はどれなのか
・届出は出しているのか否か
・計画書記載の担当者名、役職は最新なのか

といった、些細な確認事項。数え上げたら、切りがありません。
これを、まず、担当者にtelで確認できればその場はOKです。
必要であれば、後日PDF等で送付頂ければよいです。

当日、すでにその問題については「けり」がついていることとなり、算定担当の方も、検証を行う側も「ホッ」とします。「Done Deal」ですから。
積み残しは、お互い避けたいですよね。

とうことで、「幅広く関係者へアナウンスをしておこう」と言う話でした。
次回は、エビデンスの準備について話したいと思います。

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