コロナ禍でのイベント（イベント前編）
コロナのあれこれが始まったのが（私にとっては）2020年1月下旬ぐらいです。高齢者施設に行くことがあって、「来月からは入館できなくなるので注意してね」とそこの看護師さんとちょいちょいお話した時にさかのぼります。その時点でお話できてたのが今考えれば最高に良かったと思っています。※その時点で5年以上のスパンで考えないとね、って話が出てた。
で、ここではその年に主催として行ったボードゲームイベント「盤祭Re3rd」と「ボードゲームフリーマーケットRe10 in 住之江」の準備についてあれこれ書いていこうと思います。これを書いているのが同年12月上旬なので、盤祭はやった後、ボドゲフリマはやる前、という感じです。
やる前とやった後ではだいぶ書くことも変わるだろうから、やる前を書くのです。
※イベント後編はなくて、ボドゲフリマRe10開催記録になると思います。
１．盤祭Re3rdの開催
盤祭Re3rdの開催は、7月24日でした。もともとはGW頃に考えていたイベントです。
コロナの状態としては、春のドタバタがあった後、一旦全部止めよう、という世論が大半を占めて、落ち着いた直後ぐらいですね。準備は6月下旬からやってたんじゃないかな。多分。
まだイベント開催についての規定や制限も定まっておらず、「とりあえず」がほぼすべてで、一番厳しい時期でした。
そのため、会場探しからしなければなりません。
とはいえ、私が借りれる施設は条件面からすでにいくつかに限られており、そこの中から探しました。今の時期開催できそうな施設、来そうなサークル数から割り出す、という流れでほぼ自動的に絞られます。
※一応書いておきますが、大阪でゲーム会を10年（運営、主催だったり副主催だったり）やっており、様々な理由で会場を変えました。（問題ごとを起こしたり、追い出されたことはありません。念のため。手狭になった、利用者が殺到して取りづらくなったなどです。）
またボドゲフリマなどイベントを9年ほどやっていて、徐々に拡大していたので、その常、会場を探していました。
そのため、すでに開催できる会場のピックアップはしてます。めっちゃ調べた。それでも民間施設はまだたまに教えてもらえたりするわけですが。
・盤祭Re3rd開催のためにやったこと
まずはツイッターアンケートからです。来場者はもちろん、イベントについてみんなの考えが読めませんでした。状況が分からないときはまずここからです。私の場合は。こんな適当なところから始めているのは、別段、イベントで儲けようとしてないからだとは思います。会場費さえ払えればいいの……だからざっくりでいいの。
とはいえ、有料化するイベントも考えてはいます。ボドゲフリマは徐々に規模的な問題が出つつあるから、有料化の準備は少しずつやってます。（コロナがなかったら3年後ぐらいからやる予定だった）
で、アンケートの結果、出展者が15ブースぐらいありそうだな、って感じたので、値段が合うところ、できれば市内ってことで、会場を「難波神社」に決めました。
神社ってありますが、神社横の社屋の会議室（結婚式とかでも使う）を貸してもらうことになりました。
使ったことはなかったのですが、下見はコロナ関係なしに3回ぐらいしていたので、開催までは何事もなく、という感じです。
まー、状況も状況ですし、夏っていうイベントには向かない時期だったので、直前にも関わらず無事予約できました。他の利用者が少なかったしね。
この時に通常時に追加して出てきた決め事は以下です。
１）飲食禁止
２）マスク必須
３）入場制限
４）試遊禁止（試遊の安全なやり方が分からない）
５）常時換気
６）入場者管理（氏名・連絡先）
当時は人と物を介しての接触ですら危険（今もそうですが）となっており、ブースの前に衝立を置くのが「普通」の時期でした。
ついたてを採用しなかったのは、私なりに論文や政府発表や海外での実験結果の話（翻訳記事）を見ながら、「ほぼ意味が見いだせない」と感じたためです。
その代わり、机を２つ連結して、それぞれの距離を取れるようにはしてみました。
・盤祭Re3rdの開催の意味
また、この時期にイベントを行ったのには意味があります。
これは個人的な見解なのですが、コロナ禍である状況というのは、今後ずっと変わらないと思います。例えば、ワクチンや薬ができたとしても100%は助からないし、感染も気づきにくいパターンもあるため、感染自体もあるでしょう。
そのため、「現状と同じ状況」が今後も続くと考えています。これはイベント運営についても「当然」のことになりえるはずです。マスク自体、多分外れるのは5年後とかそんなんじゃないかな。それでも感染者が減らないと、「不安」によって外されることがすごい減るんだと思うけれど。
ということで、それの試運転というか、実体験テストというか、そういうののためにやりたかった、というのが半分あります。
残り半分は、このまま対面で遊ぶことができない、という印象が全体的に流れていて、そうなるとボドゲ関連が死滅するかも、という不安があったためです。そのために、それなりに人の目につくイベントなどで、「やれるんだよ」というものを示したかった、というのもあります。
この辺は書くと長くなるので割愛しますが、イベントへの大きな弊害の１つは、みんなの「不安」です。
感染したらどうしよう、イベントに出たことによって周りに避難されたどうしよう、自分が感染していて周りの人にうつしたらどうしよう、などなど。
これらの不安は何もしなくても解決することはありません。自分で理解し、自分で納得した上でないと払しょくされません。
また、それはいくら説明しても通じないでしょう。
見える形で、実際の形で残ることが最も意味があると考えています。
そんな訳で、春頃は開催を見送る予定だったのですが、開催することにしました。
２．盤祭の反省とボドゲフリマの開催可否判断
さて、盤祭が無事終了し、次に生かせることをピックアップしていきます。
実際の盤祭のあれこれについては、別記事があるので、そちらを参照ください。
ピックアップとはいえ、基本的に「全部必要」というのが実際ですね。
ただ、この時点での話ですが、人によって意識差、知識差がそれなりにあって、些細なことですが、考え方の違いを感じました。
これは、時間が経てば平準化されていくのかな、といった感じで、繰り返しイベントが必要だなと感じた点でもあります。
また、こちらの方が大きいとは思うのですが、「案外開催できる」と感じたというのもあります。
盤祭は以前からそうではあるのですが、私一人が運営、スタッフをすべて兼ねています。それでもとりあえずは開催は継続できそうだ、と感じたのもあります。
という訳で、もう1つのイベント、ボドゲフリマの開催を探っていくことになります。こちらの方が大きく、これの予行演習に盤祭を使った、と言えばその通りです。いきなり大きいのはリスクや間違いも大きく、必要でした。
こちらもまずは会場探しです。ただ、以前と大きく1点あります。それは、「来場者数」です。この夏ごろは関係者に衝撃を与えた写真がいくつか上がりました。
それは同人誌即売会での写真なのですが、「空席がものすごく多い」のです。そのイベントにいつもなら参加していた人たちは一様に言葉が出ない感じでした。私もそうです。驚愕や絶望を通り越して、言葉が出てきませんでした。
その後、イベント参加について様々な人にその理由を聞きましたが、大きく「自分のファンを、推し作者を感染させたくない」という優しい理由でした。
そのため、2020年のイベントを諦める人がかなり多くいたのは事実です。
そういったこともあり、来場者数は通常時の3－4割程度が夏ごろの印象です。半分以下ってものすごいよね……
ただ、この状況においてもイベントを重ねていった即売会もあり、「土壌を続けて維持することの大事さ」を感じました。
そこから、自分もボドゲフリマの開催をやろう、と考えたのもあります。ゲムマ秋もあるかどうか怪しかったですし、翌年の大阪も。
さてさて、会場選びに戻るのですが、ネックは「会場内の人数制限」です。
ボドゲフリマのざっくりとした数字なのですが、（誰もカウントしていないため、推測でしかありませんが）昨年の来場者数はざっと2200人ぐらい来ていたと推測しています。
待機列で1100人を超えた（これはある程度正しそう）というのもあるのですが、現状においてそれらを入場制限なく受け入れられる施設となると、そうはありません。あってもかなりの高額となり、開催自体ができません。
が、これまで通りの来場者数、もしくはそれに増加して来ることも考えにくいのが前述したとおりです。規模が縮小できると踏みました。
そんな訳でまずは来場者の試算をしました。
半分で1000人程度、3割で600人程度の来場者となります。
当時発表されていた入場制限だと、同じ会場（KIITO様）だと300人となっていました。
会場にも実際行って話や調べなどもしましたが、問題が１つあって、「待機列が作りにくい」というのがありました。
例えば、会場内に300人入ったとしても待機列が（3密を避ける意味を含めて距離を開けたとして）300～500人程度しか作れません。
さらに今回はさらなる制限として待機列の場所も限られていました。
そんなこともあり、同じ会場は使えなさそう、というのが8月下旬の話です。
他の大きめの会場（KIITOと同等かそれくらい）についても調べたのですが、概ね同じ印象を受けました。広いのですが、入場制限がかなり厳しいのです。
そこで、以前使った会場を調べました。それが実際今回使うことになった、「すみのえ舞昆ホール」となります。
こちらの利点は、「使ったことがある」こと、そして「待機列が作りやすい」ことがあります。もちろん、会場内の換気やレイアウトも参照しています。それらが無事クリアされていました。
また、入場制限も300人となっており、言ってしまえば、KIITO様と同サイズとしてみることもできました。
後で、別の面での誤算がありますが、ひとまず開催できそうだということで、現地でのチェックや確認を行いました。
そんなこともあり、8月末には会場が決まり、開催が決定しました。告知はもっと後になりますが、この時は知る由もないことが後に出てきます。
３．ボドゲフリマの準備（1/3）
タイトル横の数字は、「終わったと思ったら出てきた」という感じで追加で準備に動いた回数だと思ってください。お、こんなことが、が2回出てきたんですよね。今のところ。（重要）
さて、会場は決まりましたが、どうこれからの制約に対応させましょう？
入場制限をかけると、「先に入った人が、すべて総ざらいして後の人には何も残らないし、待つ時間も長い」ということが発生するのが目に見えていたからです。私でもこれは怒るし、入れた人も変に気を遣うからです。
ということで、最初に思いついたのが、会場分割案です。
色々考えた結果、会場を2つに分割することにしました。
これによって、いくら片方のエリアに居続けても半分は見られないし、見るためには早く出なければならない、という状況を作り出しました。
こうすれば、入場制限を引いたとしても早く回ろうとする人が増え、列に並んでいる時間が短くて済む可能性が高いと踏みました。
これが実際どう動くかは、来年上がる予定の「ボドゲフリマ、開催してみた（仮）」にて書く予定です。
やー、ここだけ切り取ればボドゲっぽくないですか？ｗ
さて、2エリアにすると何が大変か。
それは列管理が2倍になり、2倍の人員が必要になる、ということです。
ですが、基本的にボドゲフリマは少数で運営しています。いや、することになってます。決まり事ではなく担い手がいないのです。
何故か。それは知り合いのほとんどが、出展してたり、一般参加するからです。
一応、私はゲーム歴だけは長いので、色々な人に声を掛けさせていただいているのですが、ほぼすべてで上記のいずれかで断られています。イベントを楽しんでもらえてるので仕方ないね。おっちゃん、頑張るわ。
ってことで、規模は増えたのに運営人数が変わらない状態でやらないといけない、ということになりました。
会場内レイアウトは半分に分けるってことで、ほぼ自動で今の形になりました。唯一後で変更を加えたのが入り口です。
2つの近くすると入場数の混乱を招くことも考慮し、寒いのは承知の上で離れた場所に用意しました。
ここまではだいぶ早めにサクッと決まりました。
ただ１つ大きめの問題が出ます。
それは、今回は「受付」を用意しないといけない点でした。
これはどういうことかというと、「検温」と「参加者確認」のためです。コロナ禍でのイベント開催において、必ず必要なのが「クラスター対策」です。
誤解が無いように先に書いておきますが、私は「感染者が来場する」前提で考えています。2月からいろいろ考えましたが、3月に「イベントを開く際、感染者が100%来る考えで運営しなければならない」と感じました。
これは、「感染者を見た目や検温で100%はじくことはできない」と結論付けたためです。発熱しない方もいるんだもの……
そのため、運営としてできることは何か、とと考えました。それが「クラスター対策」です。これさえ防げれば増えることもありませんし、感染者が来たとしても、「来ただけ」で終わることが可能であると考えました。
さて、書くのは簡単なことですが、やるとなると大変です。
・検温
サーモスタッド、マジでほしい。（心の声）
あの「カメラで検温できる」あれです。ただ、これにも1つ問題があります。「発熱者」が分からないのです。何をもって「発熱者」とするのか、ということです。私は医療関係者ではありませんし、ましてや専門家ではありません。サーモスタッドを通してみた画像だけで見破るのは不可能です。そして、その数字が何を意味するかも分かりません。
今回は結局非接触の体温計を使うことになったのですが、こちらも含めて、人間が計測しますが、37.5度以上は入場禁止、という機械的なチェックしかできません。
これに加えて、顔色を見てヤバそうな人をはじく、というぐらいでしょうか、できたとしても。
・来場者確認
平たく言うと、名簿が必要です。
こんな誰でも来れちゃうイベントでも必要です。これのためにゲーム会の開催を停止しているところもあるのに、必須なんです。
さて、こちらについて、実はさらに次の部分もあって、「クラスター発生時にお知らせする必要」があるのです。来場者のクラスター発生時のフォローも含まれているんですね。無理やろ、ってしか思いませんでした。正直、これがクリアできない限り、イベント開催は不可能です。
さらに言うと、こんなことを個人がやっていると死にます。無理です。責任も非常に重いものになります。
そんな中、これはある意味大阪だからできる、というのもあるのですが、「大阪のコロナ追跡システム」を利用することで回避できます。
追跡システムへの登録で、告知や連絡は大阪府がやってくれるし、登録するだけで自分の手元には残らない名簿の作成が可能になります。
スマホがない人だけ、どうしても手書きの名簿を残してもらう必要もありますが、それについては盤祭で1度行っているため、何とかなりそうです。
後、将来的に、ですが、これが解けない限り、スマホを持っていない場合は入場不可にすることも考えています。
・列形成
これは現地に赴いて、あーでもない、こーでもない、ってことでルートを探して、後日Google Mapで新ルート開拓するなどして、行いました。
4．募集開始
そんなこんなで一次募集を開始しました。
状況も状況だったので、先着の受付にして、当日の新制度はやる気でカバーできる人優先、みたいな感じで先着募集としました。正直、これまでと異なることをする際に、やる人たち本人にやる気がないとできません。言われたからやってるんですよ、だと他の人が危険なことになってしまう場合もあるからです。（大袈裟ですけど、私は大まじめです。）
ここで計算外の1つ目が出ました。
出店希望者が思った以上に多いうえ、みんなアグレッシブだったんです。
まー、嬉しい誤算の1つではあるんでしょうけれど、危惧する点が1つ出ました。
会場狭くない？
というのは、企業ブースなど一部のブースは出店時に1ブースではなく3－4ブース借りられるところが多く、荷物が入りきらない、という危惧があります。これは現在もあるのですが、駐車場と往復する、というところもあれば、減らすというところもあったり、こちらの結果も来月の記事を待ってもらえればと思います。
結果から言えば、募集終了を待たず、キャンセル待ちの方を10サークルほど入れて満席となりました。余裕があれば、自分のブース（COLON ARC）を人無しで配置、つまり無人販売のテストとかも考えていたのですが、それらはできなかったです。
私は友人にすべてを任せて、ブースを間借りすることになりました。
そんなこんなで出店者は揃いました。
５．ボドゲフリマの準備（2/3）
１つ分かったことが出てきました。
「検温」が野外では役に立たない可能性が高い、ということです。
そりゃそうですね。外気に当てられてるんだから冷たいよね。計測不能になるんですよ。Lowって出て。取説とかその他見てたら、室内限定なんすよね。うん。なので、目安でしかないってことです。
そんなことで、「検温場所」を屋内に入れる必要があります。
会場側に交渉して会場外の１Fを使わせてもらうことになりました。さらっと書いてますが、これ、結構大変なことで、会場側に様々な調整をして頂きました。もちろん、それがなぜ必要か、というのはしっかり調べて、ルートを考えてお願いしました。
そして、実際お願いしてから1週間以上待ちました。後で聞いた話ですが、担当者の方が関係する部署すべてに赴いてもらってあれやこれや話していただいたそうです。頭が上がりません。
そして、必要なのが待機列の形成変更です。
さらに1点追加でこの時に分かったことで、「裏門から入ってくる一般の方がいる可能性がある」ということでした。こちらの妨げになるわけにはいきません。
※具体的には区役所の中にあるホールなので、区役所に書類提出する人（婚姻届けなど）はいらっしゃるんですね。
そんな訳で、当日の列の流れをぐっと作り変えました。
その作り替えた案を持って、他の調査もあって再度会場の下見と打ち合わせへ。
念のため、消防へも書類提出へ話を聞きに行きました。
※大きめのイベントは消防署への書類提出もあるのです。
これは余談でしかないけれど、そこで判明したのが、「消毒用のアルコールは危険物扱い」ということでした。
これ以外にも困ったことも出ましたが、割愛。クリアはしました。
６．ボドゲフリマの準備（3/3）
さて、準備できたってことで、一安心して行ってきたゲームマーケット2020秋に参加してきました。
楽しかったですし、何よりもたくさんの人が参加されてましたね。
きつめの入場制限だった訳ですが、それにしても多くの人が出店、来場されていて、驚きました。別のイベントではありますが、夏の欠席率とはえらい違いです。
体感で言うと大体8割ぐらいでしょうか。
もちろん、入場料が上がっていたり、時間制限というのが大きかったとは多かったと思うのですが、それなりに戻ってきたことに安堵しました。
さて、ここの何が問題なのでしょう？（だから書いてるんですが）
それは、「思った以上にたくさん来る可能性が出てきた」ということです。
現状、来場者が600人想定で動いており、それのオペレーションを組んでいました。
600人なら長くても1時間半ほどで列がほぼなくなるってイメージです。列も200名ずつです（100名は入場しているため）
とはいえ、1000人ぐらい来るということも、一応想定内に入れており、かなりの混雑が予想されますが、1000人でも同じオペレーションが可能になっています。
さて、では1000人を超えるとどうなるでしょうか？
この時点では「受付を止めるしかない」となり、入場が不可能になります。
さらに受付には人があふれ、並ぶ場所も少ないため、路上に出てしまいます。この「路上に出る」というのは皆さんが思うよりもかなり激重で、避けなければなりません。
なんだよー、飲食店とかよく並ばせてるじゃないかよーというのはあるかもしれませんが、法律（道交法）も含めてもっとヤバいのがあります。
近隣住民の方への迷惑です。
こちらの方が主催としては重要です。これによって開催できなくなったイベントはいくつか知っていますし、多分知らないものでも結構あるでしょう。
そんな訳で、それを避けるべく、相談やなんやらを進めました。
結果だけを書きますが、市役所の裏手にある運動場を借りることができ、そこに列を作ることができました。
まー、書いてしまいますが、スタッフ人員はほぼ無理な人数なんですけどね…… 一応それでもできるようにはしています。詰んでたら開催しませんし。
そんな訳で、そちらに列ができることになったら協力いただけないとスタッフが死んでしまうのですけれど、それはそれで次に生かすということで。
※具体的に書くと、同じ方式の開催は不可能、という判断を下すことになるわけですが。
７．最後に
色々書きましたが、普通にやれば問題なく終わるイベントだと思っています。
もちろん、これまでと異なる点がたくさんあって、いつもは片手で回す程度で行っている運営を今回は全力でやってます。これも日頃片手運転だったからできる技ですが、なによりも今後のテンプレートを作りたい、っていうのもあります。
正直、来年も同じ方式ならだいぶ楽に運営できそうな気はしています。
とりあえず、運営としては打てる手は打ったと。
後、当日スタッフが足りないところは1か所連絡出来そうなところがあるので、聞いてはみますが、足りなかったらごめんねって感じで。
余談ですが、スタッフも無敵ではないので、病気や急用で当日減ることもあり得ます。
そうなるとオペレーションがいよいよヤバいので、一般参加者の方にフォローをたくさんいただかないといけないかもしれません。
具体的に言うと待ち時間が長くなるかもしれないです。
まー、これも1000人の来場者を超えたときの話なので、実際どうなることやら、というのはやってみないとわからないのはいつも通りです。
言うてて、集荷できない、っていう12月ならでは問題も先日出たところですけどね…… 年末、年度末のイベントは今度から避けるようにします。すみません。
当日募金もやりますが、頑張ってるな、って思ってもらえたらコーヒー代として課金いただけるとありがたいです。追加で見れるものは何もないんですけどね……
よく考えたら、少しでも何かあった方が面白いよね、ここ。毎回こうだし。なんか考えておきます。期待はしないでください。
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