マネジメントプログラム開発ストーリー−プログラムデザイン編

こんにちは。株式会社ColereでサービスデザイナーをしているSandraです。今回は、Colereが提供しているマネジメント研修プログラムの開発ストーリーをご紹介します。オンライン研修で実践できるスキルまで身に付くプログラムにするために、たくさんのこだわりが詰まっています。

日常に溶け込むようなオンライン・マネジメントスキルトレーニング体験のデザイン

「良いマネージャー」になるためにトレーニングを受ける機会は、それほど多くない。

管理職になったばかりの人の中には、何かしらの研修を受講する機会がある方もいらっしゃると思います。それがソフトスキルに関するもののこともあれば、ハードスキルに関するもののこともあるでしょう。研修の実施形式は、少し前まで大きな部屋で行われる1〜2日の集中講義やワークショップのようなものが一般的でした。ところが、特にコロナ禍以降、すべてがオンラインで行われるようになりました。

実施形態は様々として、これまでのような集中的な研修で得られた学びは、実際どれだけ最終的に参加者の中に残っているでしょうか。

今回マネジメント・プログラムをデザインするにあたり、参加者の中にしっかり収穫物を残すためには、参加者に「良いマネジメントとはどのようなものかを知ってもらう以上」のプログラムが必要だと考えました。参加者が本当に「マネジメントスキルを仕事に活かせる」ようなプログラムなら、忘れないものになるのではないかと。

実践で学ぶ：内容はシンプルに、職場環境に溶け込ませる

研修はCohort-Based Learning（コーホート・ベースド・ラーニング）のスタイルで行われ、1時間のオンラインセッション、宿題、ディスカッショングループというセットを6週間繰り返す構成になっています。内容は、マネジメントの幹である「目標設定スキル」と「面談スキル」のみにフォーカスしています。

3日間8時間の集中トレーニング等とは異なり、すぐに役立つ内容で、参加者の日常のマネジメント業務と同時進行で学習できるため、より良い参加と振り返りが可能になります。

毎回のセッションを短くして、より集中力を高める

1回のセッションを1時間程度と短くすると、より効果的であることがわかりました。毎回1つのテーマに集中しやすいだけでなく、特にオンラインですべてのトレーニングを行う場合、参加者は各セッションの間、集中し続けることが容易になります。（長時間の研修中、メールやチャットを確認し、話は上の空、そんな経験ありませんか？）さらに、セッションを長い期間にわたって行うことができます。6週間という長い期間にわたってセッションを行うことで、参加者は日々の管理業務をこなしながらトレーニングを受け、学んだことを振り返る時間とゆとりが生まれます。

管理職としての業務にすぐに役立つ宿題を課す

研修では、日々のマネジメント業務にすぐに役立つ内容を生み出す宿題を意図的に課しています。学んだことが実際に形になることほど、意義のあることはありません。例えば、現在のマネジメントメンバーをより深く理解するための演習や、実際のメンバーに対して明確かつ頑張りたい目標を設定する演習などです。基本的なマネジメントスキルの効果を目の当たりにした参加者は、宿題に取り組んだ後の講義へのモチベーションをさらに高めていけます。

同僚の中に小さなサポートグループを作る

コーホート・ベースド・ラーニングでは、参加者はプログラムのファシリテーターから学ぶだけでなく、互いに学び合うことになります。マネジメントには多くのソフトスキルが含まれ、さまざまなスタイルで行うことができるため、継続的にさまざまな視点を探り、さまざまな人の経験から学ぶことが有効です。授業中に意見交換をしたり、グループディスカッションの時間を設けたりすることで、参加者は研修中もその後も、お互いを自分の学習を支援してくれる存在として捉えることができるようになるのです。

最も難しいのは、参加者のタイムコミットメントを得ること

マネジメントスキルの習得は長い目で見れば有効ですが、どの参加者も仕事は忙しく、管理職にとって時間は貴重なものです。研修に参加することは、ほとんどの人にとって優先順位の高いリストには入っていないでしょう。ですから、講義や勉強会のスケジュールを先に組んでおくことも重要です。研修のスケジュールを先に組むことは参加者にとって非常に助かるポイントなのです。ここでは、私たちが見つけた効果的な方法をいくつかご紹介します。

• すべてのトレーニングセッションとディスカッションの時間を事前にスケジュールしておくと、参加者はその週の計画を立てやすくなり、毎週スケジュールを考える必要がなくなります。

• 各アクティビティや宿題の意図を明確にし、明確な指示と例を示すことで、参加者が何をすべきかを考えるのに時間がかかり過ぎないようにします。

• 参加者はオンラインクラスやデジタルツールに慣れていないことも想定されます。最初の数セッションは、参加者がデジタルツールを使って学習する時間を確保するために、ライトな内容にするといった工夫も重要です。

プログラムに「完璧」はありません。改善し続けていきます。

各トレーニングプログラムの終了後、内容、形式、ファシリテーションに関するフィードバックを収集し、トレーニングの継続的な改善に役立てています。また、学習体験は優れたファシリテーションに大きく依存しているため、研修の質を一定に保つために、ファシリテーターのための研修も設計しています。

研修プログラムの設計以外にも、コンテンツの配信方法やコミュニケーションプラットフォームの使い分けなど、組織ごとに最適なカスタマイズ方法を模索しているところです。

同時に、進行役による学習と自己学習・グループ学習のバランスも慎重に取っています。ファシリテーターによる学習は良いスタートを切るのに役立ちますし、セルフ／グループ学習は講義終了後も学習を継続させることができます。

私たちのトレーニングプログラムを通じて、より多くのマネジャーがチームにとって良い職場環境を提供できるようになればと願っています。

なぜなら、良いマネジメントは、仕事をより意義深く、充実したものにするのに役立つからです。そうなるのが嫌だという人はいないでしょう？

English version is following.

Designing Immersive Management Skill Online Training.

Who gets properly trained to be a “good manager”, really?

Some of us who are new to management positions have been through some sort of training,  whether it's for soft skills or hard skills. In the past, it’s usually some sort of 1-2 day intensive classes/workshop that takes place in a big room. And now it’s more often to have a series of videos to watch, especially after covid, where everything has moved online.

I often wonder, though, about how much of the learnings from each training session actually stick with us in the end.

So when we tasked ourselves to design a training program to equip managers with foundational management skills, we knew we wanted a program that’s more than letting the participants know what good management might look like. What if we can have a program that truly enables participants to apply management skills to their work?

Learning by doing: the training should be straightforward, and embedded into the participants’ work environment.

The training program is done in the style of Cohort-Based Learning, consisting of a series of one-hour online sessions, homework, and discussion groups that repeat for 6 weeks. The program’s content focuses only on the very basic management skills: goal-setting skills and conversation skills. On the contrary of having intensive three-day 8-hour training sessions, it allows better involvement and reflections because it is immediately useful and the learning happens simultaneously with participants’ everyday managing work.

🤏Make each session short to achieve better focus. 

We find that it works better when each session is as short as one hour. Not only is it easier to focus on a single subject each time, it also makes it easier for participants to mentally stay focused during each session, especially when the whole training is done online. (Let’s be honest, how many of us check emails and other things during online meetings?) On top of that, having the sessions spread throughout a longer time frame, in this case: 6 weeks, gives participants time and space to reflect on their learnings while they receive training as they carry on day to day managing tasks. 

🤟 Assign homework that generates outcomes immediately useful in everyday work as a manager.

We intentionally assign homeworks that produces content that are immediately helpful for everyday managing work. Nothing is more powerful than seeing what you learn to take shape in real life. For example, exercises to understand current team members better, writing clear & motivating goals for actual people you manage, etc. Once participants see the effect of basic management skills, they tend to be more motivated for the rest of the program, and feel comfortable to intentionally apply the skills to their work.

🤝 Build a small support group within peers.

In Cohort-Based Learning, participants not only learn from program facilitators, but will also learn from each other. Since management involves a lot of soft skills and can be done in different styles, we believe that it’s helpful to continuously explore different perspectives and learn from different people’s experiences. By encouraging thought exchanges during classes, or having designated group discussion time, participants are set up to view each other as their own learning support system throughout and after the training program.

The most challenging thing will be to get time commitment from participants.

Although learning management skills can be useful in the long run, work is busy, and time is precious for managers. Participating in training programs is more than likely not on the priority list for most people. Therefore it’s important to make the training schedule work for the participants. Here are some things we found that work for us:

• Schedule all the training sessions and discussion times in advance, so that it’s easier for participants to plan the weeks and don’t have to think about scheduling every week.

• Be very clear about the intention of each activity/homework, and give clear directions and examples so that participants aren’t spending too much time figuring out what they need to do.

• Assume that participants are not used to online classes / digital tools, and don’t have time to familiarize themselves outside of scheduled class time. Keep the first few sessions light in content to allow more time for participants to learn using the digital tools.

We humbly know that the training program isn’t, and will never be perfect. So we will continue to improve.

After each training program, we collect feedback about the content, format, and facilitation so we can continue to improve our training. We are also aware that the learning experience relies heavily on good facilitation, therefore we are also designing training for facilitators in order to have consistent training quality. 

Aside from the design of the training program, we are still exploring what is the best way to customize for different organizations, which might include using different ways to deliver content, using different communication platforms, etc.

At the same time, we are carefully balancing facilitated learning VS self/group learning. Facilitated learning helps people get to a good start, while self/group learning allows the learning to continue even after the program.

In the end, I really do hope that through our training program, we can empower more managers to provide good working environments for teams. 

Because good management might just be the thing that will help workers become more meaningful and fulfilling. And who doesn’t like that?