新機能note_高度な管理機能

【新機能】「高度な管理機能」で社内の書類閲覧権限を自由に設定できるようになりました

クラウドサインの有料プランでは、従来「チーム」という単位でメンバーおよび書類を一元的に管理してご利用いただいていました。
社内の複数部署の異なる用途で管理の範囲を分けるために、複数のチームでご導入いただくお客様も増えてまいりました。

今回の新機能では、法務部などの管理部門が複数チームの書類を横断的に管理したり、相互に別チームの書類を閲覧したりといったことができるようになりました。

これにより、直近のアップデートでご提供してきた複数の機能・サービスと組み合わせ、管理の複雑な大規模な組織でも全ての契約書を電子化し、契約業務のオール電子化が実現できます。

【NEW】 高度な管理機能

クラウドサインでは「チーム」という枠の中にそれぞれの「メンバー(=アカウント)」が紐付いています。

従来の管理機能

従来、各管理権限はチーム内で完結しており、異なるチームの書類を横断して閲覧することができませんでした。
そのため、例えば法務部など管理部門の方が、営業部・企画部・マーケティング部などそれぞれの部署の書類を見たいという場合には、すべての部署の皆さまを1つのチームにまとめてご利用いただくか、管理部門の方には複数のメールアドレスを取得いただき、それぞれのチームに個別にログインしていだく必要がありました。

今回リリースされた機能では、これらの課題を解決しつつ複数部署にまたがる閲覧権限を自由に設定できるようになります。これにより、どうしても管理上の理由からクラウドサインによる電子化が難しかった部署も、管理部門の一元管理で適切なガバナンスを担保しつつ、電子契約を導入できるようになります。

例えば、以下のようなことができるようになります。

・営業部・企画部・マーケティング部(下図チームB,C,D)それぞれで独立したチームでクラウドサインを利用
・部署内の書類管理権限を各部長に付与
・法務部のチーム(下図チームA)ではすべての部署の書類を横断的に閲覧可能に

高度な管理機能イメージ_1

さらに、横断的な閲覧が可能な法務部(下図チームA)の中でも、特定の方にのみ閲覧権限を付与したり、営業部(下図チームB)の下に営業課を複数(下図チームB_a,B_b)設け、階層的な閲覧権限を設定したりするなど、組織や状況に応じた複雑な権限を設定いただけます。

同一企業や同一グループ企業であれば閲覧する/させるチームを自由に設定できるので、人事部直下で「雇用契約で利用するチーム」(下図チームD_a)の書類は給与に関係するため法務部(下図チームA)に閲覧させず、「就業規則変更や配属転換の同意書で利用するチーム」(下図チームD_b)はガバナンスの観点から法務部に閲覧させる、両チームを統括する人事部(下図チームD)は双方の書類を閲覧できる、といった難易度が高く複雑なケースにも対応できます。

高度な管理機能イメージ_3

機能の詳細や具体的な操作方法は<ヘルプセンター>にてご案内しております。

なお、複数チームを横断した管理体制を実現するには閲覧する側のチームのみビジネスプランを利用する必要があります。詳しくは以下よりお問い合わせください。

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既にクラウドサインをご利用中のお客様は、カスタマーサクセス担当またはクラウドサインのWebサイト画面左下のチャットサポートまでご相談ください。

書類インポート機能

紙で締結した書類のPDFファイルをアップロードし、クラウドサイン上で一元管理することができる機能です。
クラウドサイン導入後もどうしても発生してしまう紙の契約書や、導入以前の締結済み契約書なども、インポートしてクラウドサイン上で管理することができます。

書類情報と合わせて保管しておくことで、書類の検索性が上がるのはもちろんのこと、契約の更新・解約漏れに対してのアラート設定も可能で、契約書の管理がより便利になります。

クラウドサイン SCAN

「紙の契約書もクラウドサイン上で管理したいけど、枚数が多くて大変」といったお客様のために、クラウドサイン SCANというサービスも展開しております。
紙の契約書の面倒なスキャンからクラウドサイン上への書類情報の入力、データのインポートまでを全て代行いたします。

過去の紙の契約書をまとめてスキャンする一括スキャンのみでなく、クラウドサイン導入後もどうしても発生してしまう紙の契約書を少ない部数からでも毎月データ化代行をするスキャン定期便サービスも提供しております。

クラウドサインで契約業務オール電子化の実現へ

上記の通り、直近のアップデートと今回の新機能により、以下のことができるようになりました。

・過去の紙の契約書のデータ化(PDF+書類情報)
・今後発生する紙の契約書の定期的なデータ化
・データ化された契約書の一元保管,管理
・全社的な書類管理体制でのクラウドサイン導入

これにより、社内の全ての契約書をクラウドサイン上に集約することができ、一元的な管理体制が実現します。

オール電子化イメージ

契約業務のオール電子化によって、従来のクラウドサインで実現していた締結業務の効率化を全社的に広げることができるほか、管理業務も大幅に効率化され、よりコアな業務に時間を割けるようになります。

全社の契約業務のオール電子化のお問い合わせは、<クラウドサインのWebサイト>から承っております。お気軽にご相談ください。

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