Notion × Slackを駆使したタスク管理術

2022年4月14日 03:23

はじめに

こんにちは、CloudFitの瀬沼です。

世の中には永遠の課題と言われる事柄がいくつかありますが、タスク管理は間違いなくその1つに入ると思います。

私も経営者という立場で例に漏れずこの課題にぶつかっており、

・日中帯は会議尽くし
・Slackではあちこちからメンションが飛んでくる
・新規と既存、短期と中長期など複数のテーマを同時並行で推進しないといけない

といった具合に日々様々なタスクに追われている身です。

このような状況下でタスクの抜け漏れを発生させないために身に付けたタスク管理術をご紹介したいと思います。

そもそも的な話から始めてしまいますが、タスク管理のコツは「いかにタスク化しないか」です。

PCのメモリーと同じように、脳内で管理できてる情報量には限界があるので、それを超えたタスクを処理しようとするとオーバーフロー = 抜け漏れが発生します。

「メールやSlackの返事をあとで返そう」は知らず知らずの内にタスク化してしまっている典型的な例です。返せるものはすぐに返してしまった方が脳内のメモリーを節約できます。

とはいえ、すべてのタスクをその瞬間に対応できるわけではないので、少なからずタスク管理が必要になります。この後は本題のタスク管理に話を移したいと思います。

世の中に数多のタスク管理方法やツールが存在しており、私自身も過去様々な方法やツールをトライしましたが、結論としてはSlack × Notionでタスク管理する方法に落ち着きました。

他ツールを導入するよりも、日常的に多様しているNotionとSlackの中で完結できる方が効率的かつシームレスに管理ができることが一番の利点です。

以下、具体的な活用方法をご紹介します。

先にも記載した通り、人間の脳内で管理できるタスクの量には限界があるため、脳内で管理できないタスクは別の場所に退避する必要があります。

作業者、机、ロッカーに例えると以下のような関係性になります。

作業者　：いますぐ対応が必要な最優先タスク
机　　　：当日〜翌日に対応が必要なタスク
ロッカー：納期が翌日以降のタスク

この優先度の構造を理解したうえで、机とロッカーを何のツールで担保するかが管理のポイントになります。

机に該当する当日〜翌日に対応が必要なタスクの管理は、Slackのリマインダー機能を活用するのがおすすめです。

私はリマインダー機能なしでは生きていけない体になっているくらいタスク管理の依存度が高いです😇

Slack内のコミュニケーションはもちろん、Slack外で発生したタスクも自分自身のDMにメッセージを投稿 + リマインダー設定をすることで、Slackbotにタスクを集約することができます。

というサイクルを心がけることで抜け漏れの発生を最小限に留めることができます。

万能に思えるSlackのリマインダー機能ですが、少し先のタスク管理には不向きです。
毎日毎日リマインドを設定して、永遠のリマインダーから消えないタスクが発生しがちなので、このようなタスクは先の絵でいうロッカーにあたる管理方法を検討すべきです。

私はこの用途のツールとして、NotionのBoard Viewを活用しています。

カンバン形式で納期が少し先のタスクを以下の項目とセットで可視化しています。
・タスク名
・納期
・種別（例：案件名、チーム名など）

また、以下は運用上の工夫ポイントです。

ブックマークバーへのリンク設置
すぐにボードにアクセスするための工夫として、Notionの該当ページへのリンクをブックマークバーに入れいます。

完了ステータス列の非表示
完了ステータスの列は非表示にするとタスクが完了している感を演出できるので是非試してみて下さい。

期限順にソート
各タスクに設定した期日でソートする設定を入れておくと、納期順にタスクが自動ソートされるので視認性が向上します。

昨今はメールに加えて、Slack、Teams、Chatwork、miro、figma、Asanaなど様々なツールを駆使して業務を遂行することが多く、あちこちでタスクが発生することが増えていると思います。

タスク管理の基本は一箇所に集約して、優先度付けすることなので、その1つの方法としてNotion × Slackの活用をご紹介させて頂きました。

私自身もより良いタスク管理方法は常に模索中なので、こんな方法あるよ！という方は是非ご連絡いただけると嬉しいです🙏

長文になりましたが最後までご購読頂きありがとうございました！

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