社内プロジェクトをクライアントワークに活かす - クライマークス20周年サイト制作 -
1.はじめに
こんにちは。クライマークスに入社して3年目、Webディレクター経験も同じく3年目に入りました、鈴木です。
私はクライアントワークをしながら、社内プロジェクトもいくつか担当しています。2年前は自社採用ページを更新、昨年からはSNS運用と、クライマークスの20周年サイトを制作しています。
今回はタイトルにもある通り、20周年サイト制作について、記事を書いていきます。というのも周年サイト制作で、社内（特に社長・取締役）での報告・承認があまり上手くいかず、、。難しさを感じつつ、この経験は今後のクライアントワークにも活きそうだと思ったからです。
社内への報告というのは、私たちがWebサイトを制作する前、そして制作中、クライアントが社内でやっていることです。その経験が出来たという意味で、良い気づきが得られたと思っています。
※20周年サイトはこの記事公開時点ではまだまだ制作中。途中の学びとして書いています。
2.20周年プロジェクトの体制
体制は、私ともう1人ディレクター、そしてデザイナーの、3人が制作チームです。そして制作チームの他に、このプロジェクト内では「事務局」という存在があります。在籍歴も長く、昔からクライマークスを知る人たちばかり。制作を進める上で、メンバーをアサインしてくださったり、企画の相談もしています。
ということで、メインで動くのは私を含む3人の制作チームで、サポートに事務局。この後で書く、社長や取締役に確認を取るのも、私たち制作チームとなります。
3.報告し承認を得るための「誰に」「いつ」「何を」「どのように」
今回の記事は、社内での報告・承認を「誰に」「いつ」「何を」「どのように」の切り口で整理していきます。
最初に言うと、私はこの中の「何を」の部分、正確には「誰に」を踏まえた「何を」の部分を、ちゃんと考えられていませんでした。その失敗も忘れないよう、実際の進め方も含めて紹介していきます。
3-1.「誰に」
20周年プロジェクトは、最終的に社長と取締役に報告します。これは事務局メンバーに段取ってもらったのでスムーズに進められ、今回は「誰に」で悩むことはありませんでした。
ただ、事務局がいなかったら、「社長の前に誰に相談・報告するべきか？」「社長と取締役は同時が良いか？」など、調整が必要だったはずです。
コーポレートサイトや大学サイト制作は、会社の顔作り。クライアントワークでも、社長や取締役の承認が必要なことがほとんどです。当然のことですが、誰に承認を得るのかは、プロジェクト開始時にクライアントに確認する必要があります。
3-2.「いつ」
報告の場は、社長と取締役、事務局メンバーも2名参加する、PR編集室会議で行いました。この会議は隔週で開かれているため、そこに参加する形です。
ただ、報告のタイミング、つまり「いつ」をちゃんと考えられていませんでした。企画にかなり時間を使ってしまい、時間を使っている割に報告が出来ていない状態が続いていました。そして社長から「いまどうなっているか」とつつかれ、報告の準備をすることに。
いつまでにこれを決めて、いつ頃報告します、という段取りが事前にあれば承認側も安心でき、報告する側も、余裕を持って準備できます。
クライアントワークでもまずは、担当者から社長や役員への報告がいつあるのか聞き、そこに間に合わせられるようにスケジュールを引く。しっかりとそのスケジュール通りに進める。基本的なことですが、社内でのやり取りを経験して、大事なことだと実感しました。
3-3.「何を」
20周年プロジェクトは、開始前に企画の趣旨、計画、概算スケジュールを説明しました。内容は好評で、全て問題なく、頑張ってとのことでした。
そして制作に入る前に、再度社長と取締役に報告。初回は概要だったため、工数やスケジュールの具体化が必要でしたが、この時の説明がうまくいきませんでした。
当時、社長への報告準備と並行して、他の社員からも企画のアイデアをもらっていました。本来話す相手に応じて「何を」を調整する必要がありますが、社長に対して、アイデア段階のものを、まるで決定したかのように話してしまったのです。
そして結果的に、やりたいことがよく分からない…というFBを受けました。社長や取締役が相手なのだから、アイデアを披露する場ではありません。今までに決まっている方針を伝え、具体化すべきは工数・スケジュールでした。「誰に」から「何を」を考えられていませんでした。
その後、再度企画を考え直して報告。承認を得るまでに1ヶ月半くらいかかってしまいました。
大きい企業ほど、社長や取締役となると、何回も話す機会は無いのが普通のはずです。このような失敗をするとスケジュールも厳しくなります。1回で承認を得られるよう、誰に承認を得るのか把握し、承認相手を意識して制作の過程を整理するなど、制作会社側として、できる支援をしていく必要があると感じました。
3-4.「どのように」
上の「何を」にも関わりますが、報告の仕方も様々なはずです。20周年プロジェクトは、社長と取締役という大ベテランへの報告のため、制作の詳細な資料などは不要でした。むしろ全体像や意図をしっかり伝える必要があります。
クライアントワークでも、承認相手によっても様々だと思います。
・過程を論理的に説明できるような資料を作成する
・あえて資料は作らず、ワクワクさせられるようなモックを作る
・クライマークスが報告に同席する
など、クライアント社内のリテラシーや温度感も聞いた上で、考える必要があります。
4.全ての根底にある「なぜ」
「誰に」「いつ」「何を」「どのように」のいずれも、クライアントによって状況は異なり、こちらが取るべき対応も異なるはずです。今回私が社内で経験したことも、1つの事例でしかありません。
「なぜこの役員に対して、この内容を入れた方が良いのだろう」とか、「なぜこのタイミングでの共有が必要になるのだろう」という自問自答をして、クライアントに合った支援が考えられると、担当者も社内でスムーズに承認を得られ、信頼に繋がりそうです。
5.まとめ
今回の経験から感じた、クライアント社内で承認を得るために大事なことをまとめると、聞くことと想像することだと思います。
まずは「誰に」「いつ」承認を取る必要があるのかしっかり聞いて、それに間に合うようにスケジュールに落とし込む。そして承認者に「何を」「どのように」伝えれば承認をもらえるか想像して、資料の作成など、出来る支援を考える。そして、何を考えるときにも、常に「なぜ」という疑問を持つ。
今回のプロジェクトだけでも、社内で承認を得ることの難しさを存分に味わいました。上の内容を意識して、今後のクライアントワークに活かしていきたいと思います。
6.最後に
（この記事の公開時点では）20周年サイトはまだまだ作成中、2024年8月26日に公開予定です。公開された際はクライマークス公式X（https://twitter.com/climarks_inc）で投稿するので、ぜひフォローをお願いいします！
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