【 ENJOY！UX Design 】 ちょっとの工夫でMTG体験がよくなる？ 社内MTGで試した小さなUXデザインのおはなし

かけだしUXデザイナーの横山です。
前回の投稿にて、これから頑張って投稿をしますねと意気込んだものの、
だいぶ期間が空いてしまいました。ちょっぴり反省です。

さて、今回は私が最近社内で行った、
小さな小さな、UXデザインを行ったお話をしようと思います。

それは、社内での定例MTGのおはなし…

私の所属する会社では、クライアントワーク・社内ワークに問わず、
複数名でチームを組んでプロジェクト進行を行います。
そして、プロジェクトは中長期的なもの（半年〜1年以上）が多い傾向にあります。

そういった長いスパンでのプロジェクト進行が想定される場合、
週に1度 ・隔週で1度、もしくは月に1度といったように、
定例MTG をプロジェクトごとに設定をしています。

定例MTGの目的としては、進捗報告や今後のタスクの確認、チーム間での目的を揃える時間といったところでしょうか。
リモートを選択するメンバーも多く、私自身もフルリモートであるため、みんなで集まれる時間があるととても安心だなと思っています。

そしてここから本題。

私がここにテコ入れをしようと思ったきっかけは、
60分と決められた定例MTGの冒頭で「前回のMTGで何をしたっけ…？」「今日のアジェンダは….」と、みんなで思い出しロスタイム を生み出してしまっていたからです。

このロスタイム、意外と時間を費やしており、本来やりたかった・お話ししたかったことが時間内でできなくなる → この後予定していた時間が削れてしまう → 残業、、、などなど負の連鎖が生じます。

そこで私が試したのが、ビジネスチャットの予約投稿を活用した、
MTG前に今日やることを事前把握をさせる仕組み。

題して。。。

『 先週の自分からのメッセージ投稿をする 』 です！

つまりどういうことかと言いますと、こんな感じ。

実際に送ったメッセージ

MTGが終わった直後の記憶が新鮮な内に、
このような典型文を用いて 
次回のMTG開始時間の30分前にメッセージが流れるよう予約投稿をしていました。

投稿文の構成はこんな感じです！

・モチベーション・やる気があがるポジティブなイントロ（絵文字多め）
・今日のアジェンダ
・前回の活動でできたこと（ 活動の軌跡が見えるスクショなど添える ）

 

やってみてのメンバーからの声

実際に導入してみてメンバーからは、
「やることがわかって良い！」「前回の活動へのリンクがあるので探しやすい！」「活動内容も上がるので関わってない人でも、経過を見れるので良いですね！」といったフィードバックをもらいました。

また、ちょっとずつ運用を続けることで、個々のモチベーションを底上げしているようにも感じ取れました。（これは嬉しい効果です）

同じように、社内MTG時間の有効活用をしたい方、よりよいプロジェクト進行を試されたい方は、よければお試しくださいませ。ちょっとの行動（テコ入れで）で、ぐんっと良い体験になることを願っております。