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「問い合わせ対応をもっと効率的にできないか」という相談に対してできる事調べてみました。

sho

ご覧頂きありがとうございます！
本記事については主観で記載している内容となります。情報の漏れ/誤りの情報がございましたらベンダー様の情報をご確認頂ければと思います(^^)

今回はジョージア州アトランタ発祥の「Calendly」とHubSpotを一緒に利用する事で問い合わせ対応をDX化できないか調べてみました。結論としては
問い合わせ元に対しても良い印象を与えるだろうなーと思うほど便利な組み合わせてでした！


この記事で解決できる課題

  • Webサイトからの問い合わせ対応に時間がかかっている。少しでも効率化したい。

  • 外部に問い合わせの一次対応を依頼しているが、その後の日程調整に時間がかかっている。

Calendlyとは


  • オンラインMTG予定を簡素化するプロダクト

  • 主催者は発行したリンクを参加希望者に送付。予定の空いている箇所を指定し申し込みが可能。（Spirなどと同じような機能ですね）

  • イベントページのデザインやフォームのカスタマイズを行うことができます。自社ブランドに合わせたカスタム設定や質問項目の追加などが可能

  • HubSpotやGoogleカレンダーなどの関連プロダクトとの連携も柔軟に可能

最近はこうったツールは国内でもたくさんありますね。細かい機能差はあるもののできる事は大きな差はないように感じます。

HubSpotにも似たような機能がある

HubSpotプラットフォームのsales hub内に「ミーティング」という機能があります。こちらもCalendly同様にスケジュール調整が可能な機能になります。無償版でもこの機能が使えるとは、、HubSpot恐るべし。

Calendly×HubSpotだとより便利に。

Calendlyには「Calendly Routing」という機能があり、こちらを利用するとより営業活動が効率的に行えます。（HubSpot＋Calendly＋Googleカレンダーを連携している前提で記載しています）

  • 問い合わせの内容や条件に基づいて、社内の担当者に予定を自動的に入れることができます。問い合わせフォームで「A製品について」と選択するとA製品担当者の予定をCalendlyが見に行って、空いている予定を自動で伝えてくれる。

  • A製品に複数の担当者がいる場合には、優先順位を設定することができます。もし最初の担当者の予定が重複している場合には、次の優先度の高い担当者に予定がルーティングされます。

  • Calendlyで受け付けた内容はHubSpotの「招待者→コンタクト」、「イベント→エンゲージメント」、「カスタム質問→コンタクトプロパティー」にそれぞれ格納されます。対象コンタクトとMTGを予定しているかについてもリアルタイムにCRM上に書き込まれます。

社内のオープンなチャットで受付担当から「〇〇についての問い合わせがありました。どなたか対応をお願いできますでしょうか？」といったメッセージがくるケースがありますが、これを日程調整まで自動化できてしまうというのはとても便利だなと感じました。

最後に

DX化として影響が大きい領域に優先して対応する事も重要ですが、少額投資で行えるスモールDXも試していきたい所です。連携や事前設定については
設計が必要になりますが、作業効率化の効果は少なくないかと思います。クラウドツールとしてまだまだ便利なプロダクトはありそうなので、調査した結果を継続して発信していきたいと思います。

お忙しい中、本記事をご覧頂きありがとうございました。自身の知識向上を目的に書いている為至らぬ点ばかりかと思いますが、今後も継続して書いていこうと思います。（たまに「スキ」を押してもらえて嬉しい為）


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