オンライン総会を開催したいNPO法人の方へ②　総会当日と来年以降に向けて編

新型コロナウイルス感染症の対策のためにオンラインで総会を開催するNPO法人が増えています。しかし、「どうやって開催すればいいの？」、「NPO法に違反していない？」、「来年以降もオンライン開催にしてもいいのかな…」と言った疑問や不安を抱えている方もいらっしゃるのではないでしょうか。今回は、弁護士であるとともに自身もNPOの活動に取り組み、NPO法人の運営方法に詳しい矢内淳さんをお迎えして、お話を伺いました。

①の記事はこちら

※本記事は　NPO法人　ボランタリーネイバーズ主催の「NPO法人のオンライン総会対応にあたって必要なこと　Withコロナ時代の社会参加と雇用継続のための学習会・活動相談会（2021年4月19日開催）」の内容を、ボランティアがQ＆A形式でレポートするNPO法人ボランタリーネイバーズとの共同企画です。

オンライン総会当日

オンライン総会当日にオンライン出席者の扱いについて気をつけたいことを二点まとめます。（当日の進行の流れに関しては付録をご覧ください）

①議事の進め方
会場出席者とオンライン出席者とで、次に示すように取り扱いが変わる事柄があります。事前に理事会で検討したうえで、議事に入る前に出席者から承認を得ておくべきでしょう。
1.質問・意見を述べたいとき
オンライン出席者は画面に向かって挙手するほか、「挙手をする」、「拍手」ボタン、チャット機能を利用することも可とするのか。
2.動議の取り扱い
会場出席者と同じように扱うのか、会場出席者のみ動議の提出・参加を認めるのか。
3.採決するとき
オンライン参加者の賛否を個別に確認するほか、「拍手」ボタンなどで採決するなど方法。
4.接続が切れたとき
接続が切れている間は「欠席」にする、委任状提出者は委任出席の扱いにするなど。
5.代理出席者の扱い
会場出席者に限るのか、オンライン出席者も認めるのか。
6.総会を乱すものがいたとき
ミュートにする、接続を切るなどする。
7.その他
オンラインと会場との間に一定のタイムラグが生じることに、気をつける。
記録として、録画機能を活用することもできる。
公開する場合、出席者の了解を得ること。
議⻑、議事録署名人は、会場出席者から選ぶのが良いだろう。
役員がオンライン参加することもあり得る。

②議事録の作成
オンライン総会で開催したことがわかるように議事録を作成する。
例：
場所：特定非営利活動法人○○○○○○○○○○事務所 会議スペース（愛知県▲▲市○○町○○○1-2-3○○ビル○○○号室）
なお、正会員の一部は、ウェブ会議システム（★★★）により出席した。
開会：定刻、司会者ＡＡＡＡは、本通常総会はウェブ会議システム（★★★）を用いて開催すること、及び、★★★により、出席者の音声が即時に他の出席者に伝わり、適時的確な意見表明が互いにできる状態となっていることを確認した上で、開会を宣言した。
議長選出：司会者が議長の選出について諮ったところ、議場より司会者に一任する旨の発言があった。このため、司会者がＢＢＢＢを指名し議場に諮ったところ、全員異議なくこれを承認し、ＢＢＢＢはこれを了承し議長に就任した。議長は、本日の通常総会は、本人出席が会場出席6名、★★★による出席12名の合計18名、表決委任者30名の計48名の出席であり、有効に成立した旨を告げた。
議長解任：以上をもって、★★★を用いた通常総会は、終始異状なく、議事をすべて終了したため、議長は、降壇した。

来年以降のオンライン総会に向けて

ここから先は、応急的ではなく来年以降もオンライン総会がしたい、定番化したいと思っているNPO法人の方向けの内容になります。その場合は、定款変更が必要になります。

Q：定款のどこの部分を変更すれば良いの？
A：開催方法によって異なります。
一般社団・財団法人法や、産業競争力強化法改正法案（当時）等を参考に、定款変更する一例をご紹介します。
1.リアル開催＋Web会議システムの併用の場合の例（太字の部分を追加する。）

（議事録）
第30条第1項 総会の議事については、次の事項を記載した議事録を作成しなければならない。
(1)日時及び場所（当該場所に存しない社員が総会に出席した場合における当該出席の方法を含む。）

２．会場無しオンラインだけの開催もできるようにする場合の例（太字の部分を追加する）

（招集）
第25条
３ 総会を招集するときは、会議の日時、場所、目的及び審議事項を記載した書面又は電磁的方法をもって、少なくとも５日前までに通知しなければならない。
４ 総会を招集する者は、総会を場所の定めのない総会とすることができる。この場合、前項に定める通知については、場所に代えて、総会を場所の定めのない総会とする旨及び総会に出席するために必要な事項を通知するものとする。

（議事録）
第30条第1項 総会の議事については、次の事項を記載した議事録を作成しなければならない。
(1)日時及び場所（当該場所に存しない社員が総会に出席した場合における当該出席の方法を含む。）（場所の定めのない総会であったときは、日時、場
所の定めのない総会であった旨及び出席者の出席の方法。）

Q:オンラインのみ開催とハイブリッド型総会ではどんな違いがある？
A：以下の点が挙げられます。
オンラインのみ開催の場合：
会場出席者がいない。
採決は、賛成する人は拍手等でアピールを求めるか、個別に賛否を把握するか（一つの画面で確認できない）。
代理出席は、他のオンライン出席者に委任することを認める。
議長（事務局）側が接続不良等でウェブ会議システムに接続できないと、総会が運営できない。

（付録：オンライン総会当日の進行の流れ）

・受付
　接続され次第、名前、姿を確認する。
　入室許可、出席者にカウントする。
・議⻑選出
　総会成立＝定足数を満たしていることを確認する。
　会場出席者とオンライン出席者の内訳を確認する。
　出席者を相互に紹介する。→接続確認になる。
・議事録署名人の選出
　オンライン総会の議事の進め方について、承認を得る。
・議題
　趣旨説明
　「画面共有」機能の活用をする。
・質疑、討論
　会場→オンラインの順に確認していくと、議事進行を整理しやすいのではないか。
・採決
　オンライン出席者が接続されているか、確認する。異議なしだと、画面がフリーズしていると分からない→拍手や、挙手の動きで確認する。
・投票（外部の「フォーム」機能など）
・閉会
（主催者側の）ウェブ会議システムに終始異状なかったことを確認する。
・閉会宣言
・退出・終了

【参考文献】
澤口実、近澤諒編著『バーチャル株主総会の実務　第2版』商事法務、2021年
東京八丁堀法律事務所他共編『実務解説　中小企業の株主総会　―手続きと書式―』新日本法規出版、2020年

【ゲスト】矢内淳さん（弁護士）

大学生のときに環境ボランティアに携わったのが市民活動との接点。公設民営の市民活動支援センターに就職し、NPOスタッフになる。その後、福祉分野のNPOに移り、人材養成研修や法人運営等を担当した。NPO法人市民活動支援機構ぼらんぽ（2009年設立、2015年解散）を仲間とともに設立し、NPOや支援センターの スタッフ向け研修会等の企画運営に携わった。弁護士登録後も、NPO運営の研修会講師等を担う。2010年社会福祉士登録、2018年弁護士登録（愛知県弁護士会）。

詳しく知りたい方はこちら
・NPOに関するQ＆A：NPOを運営していくために（日本NPOセンター）　
https://www.jnpoc.ne.jp/?page_id=211#a04
・ＮＰＯのオンライン総会についてよくあるご質問（東京ボランティア市民活動センター）
http://www.tvac.or.jp/special/covid-qa/sokai
・新型コロナウイルス感染拡大に係るNPO法Q＆A（内閣府ＮＰＯホームページ）
https://www.npo-homepage.go.jp/news/coronavirus/coronavirus-qa#qa_01